Si bien el coste no siempre está lo primero en la cabeza de un director de proyecto, la administración de costes ineficaz es a menudo la razón principal por la que los proyectos fallan. El coste de administración es esencial para completar una empresa y debe considerarse un subconjunto importante de la administración del proyecto.
La forma de administrar los costes en la gestión de proyectos suele consistir en adoptar un enfoque calibrado de la cartera y comprender las diversas facetas de los costes que pueden surgir durante un proyecto. Estos son algunos consejos para administrar el coste del proyecto:
Estimación y Presupuesto
La planificación es el primer paso para garantizar que un director de proyecto esté alineado con el presupuesto de gestión del proyecto. Esto se hace reuniéndose con el equipo y compilando una estimación realista de los costes. Considera todas las fases del proyecto, tareas, actividades y que contenga suficiente margen de contingencias. Todas las personas, el material, el hardware y el software deben contabilizarse y la estimación debe utilizarse para lograr un presupuesto de referencia.Una vez que se haya aprobado la estimación y se hayan liberado los fondos, el director del proyecto tendrá un presupuesto de referencia para trabajar y utilizarlo contra otros costes de gestión del proyecto. En este momento el presupuesto mensual se puede calcular dividiendo la duración estimada del proyecto con su presupuesto base. Esto le dará a un director de proyecto una idea de exactamente lo que pueden gastar en un mes para mantenerse en el camino correcto.
Establecer controles de costes
Se deben establecer controles claros de costes (incluidas las responsabilidades de aprobación) para cada gasto. Parte de mantener un presupuesto inteligente para la gestión de proyectos es planificar desde el principio quién supervisa qué dinero. ¿Quién aprobará y firmará las hojas de trabajo? ¿Facturas? Saber todo esto es crucial para controlar los costes de un proyecto.Registrar costes y calcular métricas
Para asegurarse de estar dentro del presupuesto, debes hacer comparaciones de costes entre su línea base estimada y la cantidad real de dinero que se está gastando. Si los números están muy separados, un director de proyecto no cumplirá con el presupuesto al final del proyecto a menos que hagan algo. Las métricas deben calcularse al final de cada período de informe y la cantidad total gastada debe compararse con lo que esperaba gastar.Actualizar las previsiones
Si algún número se desvía, debes actualizar sus pronósticos para comprender mejor cómo utilizarás los fondos futuros de manera más eficiente. Nunca querrás dejar que llegue al punto en que te sorprendas por las pérdidas presupuestarias y necesites pedir más a los interesados. Revisar estos números mensualmente te permitirá iniciar cualquier cambio que debas realizar y poder ajustar el presupuesto en consecuencia.Cuando te preguntas cómo administrar el coste en la gestión de proyectos, se trata de planificación y actualizaciones continuas. Comprender quién es responsable de los costes también es útil para que un director de proyecto se mantenga al día con el presupuesto. Crear un presupuesto mensual esperado y hacer coincidir con frecuencia tus pronósticos con estos números asegurará que estés alineando las tareas lo más cerca posible del presupuesto. Y cuando el presupuesto está cuadrado, el proyecto generalmente tiene éxito.
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