¿Cómo gestionar los gastos por viajes de negocios en contabilidad?

Los gastos de viaje suponen una parte significativa en la contabilidad de una empresa. En este sentido, los fondos de la entidad deben cubrir las necesidades de alimentación, traslado y estancia de un empleado que se desplace para desempeñar su actividad profesional en un centro de trabajo que no sea el habitual.

En general, estos gastos son procesados por el contable experto o por empresas especializadas como Expensya, evitando así cualquier irregularidad futura, e incluyen recursos como combustible, desgaste, seguro de viaje o peajes. Este proceso implica tres etapas fundamentales en el seno del departamento de contabilidad: cálculo de los gastos, reembolso y facturación.

Cómo calcular los gastos de un viaje de negocios

Para calcular y asignar fondos a este tipo de gastos profesionales, las empresas suelen recurrir a tres modelos distintos, dependiendo de las necesidades de cada caso:

• Asignación fija. A través de este modelo, la empresa ofrece una cantidad fija con la que el empleado debe cubrir todos los gastos. La revisión y validación es muy sencilla para el departamento de contabilidad, pero existe la posibilidad de que los fondos sean utilizados de manera poco correcta profesionalmente.
• Asignación según los gastos. Para evitar el problema del uso abusivo o irresponsable de los fondos destinados al viaje, la empresa asigna una cantidad basándose en los justificantes y comprobantes aportados por el empleado. Sin embargo, el proceso de revisión puede llegar a ser excesivamente lento.
• Asignación mixta. Tal y como lo define la propia palabra, este modelo realiza un híbrido entre los dos anteriores. Así, la empresa aplica un fondo fijo para ciertos gastos, siendo flexible con el resto de los desembolsos.

Cómo se solicita el reembolso para los empleados

A la hora de cubrir los gastos de un viaje de negocios, las entidades suelen aplicar dos métodos distintos: usar la tarjeta de la empresa o pedir el reembolso por medio de justificantes de pago.

Evidentemente, para la empresa, es mucho más sencillo el uso de una tarjeta de crédito. De esta forma, el contable puede revisar los desembolsos realizados por el empleado en las fechas correspondientes al viaje a través de la plataforma del banco y sin que los comprobantes de pagos se acumulen en lo alto de su escritorio.

En caso de que la empresa no ofrezca una tarjeta bancaria y el empleado deba cubrir provisionalmente los gastos con su dinero personal, este deberá solicitar el reembolso. Para ello, lo ideal es que guarde a buen recaudo todos los tickets y justificantes de pago para entregárselos al experto contable al finalizar el viaje. En caso contrario, el procesamiento de estos gastos podría suponer un rompecabezas para el departamento de contabilidad.

Cómo facturar los gastos del viaje de negocios

Los gastos en concepto de viajes de empresa conllevan procesos legales, ya que, si cumplen con ciertos requisitos, pueden dar derecho a la deducción del IVA. Estas condiciones son:

• Adjuntar facturas originales de todos los gastos del viaje.
• Demostrar la relación directa entre los gastos y la actividad profesional.
• Realizar los procesos contables

En cuanto al tratamiento fiscal de estos gastos, debemos tener en cuenta que:

• Solo puede deducirse la cantidad equivalente al IVA o, en su defecto, al impuesto del país en el que se ha realizado el pago (normalmente se incluyen todos los países de la Unión Europea).
• Será necesario solicitar la deducción en un plazo máximo de cuatro años.
• La deducción es proporcional a los gastos relacionados directamente con la actividad profesional de la empresa.
• Las compras de regalos y actividades recreativas no están previstas en este proceso.