El problema de productividad más común que encuentro cuando hablo con profesionales, es el problema de tener más trabajo que horas disponibles. Muchas personas que buscan un método de efectividad personal para solucionar este problema, encuentran una sorpresa desagradable: organizándote mejor no soluciona el problema.
Es lógico, porque no puedes generar más tiempo; los días siempre tendrán 24 horas. Entonces, el único que puedes hacer es disminuir el volumen de trabajo que aceptas. Hay que aprender a decir «No».
Y por cierto, si estás en camino, te dejo una versión de audio de este artículo del blog, que puedes escuchar y descargar.
Una promesa es una promesa
Si prometas hacer demasiadas cosas, tendrás un problema muy grave. Te faltará tiempo para hacerlo todo — ¡estrés! — y poco a poco perderás tu credibilidad. ¿Pero cómo puedes solucionarlo cuando no te gusta decepcionar a tus compañeros, tus clientes, tu jefe y tu familia y cuando resulta tan fácil decir la palabra «Sí»?
¿Quién no tiene su agenda y listas de tareas llenas? Cada día debes terminar docenas de acciones antes de tener un poquito de tiempo de libre elección. Eso puedes hacerlo mejor, por ejemplo prometiendo menos cosas.
¿Por qué prometes tanto?
- Te gusta ayudar a las personas.
Si puedes ayudar alguien con una cosa que es fácil para ti, lo harás con gusto. Pero si cada vez recibes más peticiones para estas cosas pequeñas, ya no sabrás separar ‘me gusta hacerlo’ de ‘esto es demasiado para mí’. La solución habitualmente empieza con pensar sobre quién eres, qué quieres hacer con tu vida y cuáles son tus valores y objetivos. Sino, empezarás el camino hacía un burn-out. - No sabes decir «No» si alguien te pide algo.
Para muchas personas, decir «sí» es más fácil que decir la palabra «no». Para poder decir «no» de manera elegante necesitas mejoras habilidades de comunicación. Si no aprendas cómo decir «no», nunca saldrás de esta situación con demasiado trabajo dónde te sientes infravalorado y manipulado. - No sabes cuánto tiempo necesitarás para la tarea.
En general, somos personas optimistas y nos cuesta estimar cuánto tiempo y energía es necesario para hacer algo. No necesitas mucho tiempo para decir «sí», probablemente menos tiempo que decir que «no». ¿Pero sabes en este momento cuanto tiempo necesitarás para terminar esta tarea que acabes de aceptar?1 - No sabes cuánto tiempo tienes disponible.
Con dinero es más fácil saberlo: en cada momento puedes consultar el extracto del banco para ver tu saldo. Si una amiga te pide 1.000€, sabes si los tienes o no. Pero si te pide ayudarla a pintar su casa, ¿dónde está tu saldo de tiempo? ¿Sabes a cuanto trabajo ya te has comprometido?
“Decir «No» empieza por saber a qué te has comprometido ya”Twitéalo
Muchopems de estos problemas son el resultado de una falta de supervisión. No sabes cuánto tiempo ya tienes asignado a tareas pendientes, cuánto tiempo necesitas cada día para imprevistos y tampoco sabes cuánto espacio aún queda en tu agenda. Si hoy dices «sí» has solucionado el problema… para hoy. Y mañana ya verás cómo vas a hacerlo.
¿Qué hacer para evitar prometer demasiado?
Muy fácil: ser consciente de todo lo que debes hacer. Necesitas un inventario completo de todos tus compromisos, y este inventario no puede estar en tu mente.
En mi curso online ‘Efectividad en tu Día a Día’ explico paso por paso cómo puedes crear, mantener y utilizar este inventario del trabajo pendiente.
Si gestiones tus compromisos en un sistema externo, no tendrás que confiar en tu cerebro para recordarte de tus tareas, tus citas y tus promesas. Si empiezas a trabajar con este sistema, ver todos tus compromisos juntos en una lista puede dar un buen susto. ¡Tienes más cosas para hacer que pensabas! Pero una vez que te hayas acostumbrado, te sentirás liberado, porque en cada momento sabrás exactamente lo que aún hay para hacer.
Si conoces lo que tienes pendiente de hacer, es muy fácil decidir si esta semana tienes espacio para aceptar una tarea nueva. Toma cada promesa y compromiso en serio, y apúntalas en tu sistema de productividad.
Decir «No» empieza por saber a qué te has comprometido ya.
Imagen Promesa cortesía de Shutterstock
- Mi regla personal es tomar mi estimación, multiplicarlo por tres y añadir dos más. Por ejemplo, si creo que necesitaré una hora para una tarea, reservo 3 × 1 + 2 = 5 horas, y aún así a veces soy demasiado optimista. ↩︎
Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.