¿Te has preguntado alguna vez cómo liquidar una entrega a cuenta de manera fácil y eficaz en tu software ERP? ¡No te preocupes! En este artículo, te guiaremos paso a paso para resolver esa duda que puede surgir en el uso diario de tu sistema.
¿Qué es una entrega a cuenta y por qué necesitas liquidarla correctamente?
Antes de sumergirnos en el proceso, es esencial entender qué es una entrega a cuenta y por qué es crucial liquidarla correctamente.
Una entrega a cuenta es un pago parcial que el cliente realiza antes de recibir los productos o servicios completos. Este mecanismo es común en transacciones comerciales para asegurar compromisos financieros.
Pasos claros para liquidar una entrega a cuenta en tu Software ERP
Una vez sabemos cómo crear una entrega a cuenta desde Cloud Gestion, vamos a ver como liquidarlas.
Nuestro software ERP te permite liquidarlas de dos manera:
▷ La primera es desde el mismo apartado de entregas a cuenta, para ello tienes que estar como cobrada y pendiente de liquidar (círculo de color amarillo), para cambiar el estado en el formulario de la entrega a cuenta hay que añadir la fecha de cobro.
En el listado de entregas a cuenta nos iremos al icono de otras opciones de la entrega a cuenta que queremos facturar. Seleccionamos «Generar una factura a partir de esta entrega a cuenta».
Se nos abrirá el formulario de factura donde aparecerá el tipo de factura como «Pago a cuenta» y el importe pagado.
Solo tendríamos que guardar la factura y automáticamente el estado de la entrega a cuenta cambiará a liquidada (círculo de color verde)
▷ La segunda opción es desde el formulario de factura, cuando un cliente nos ha realizado una entrega a cuenta antes de de terminar el trabajo, al generar la factura tendremos que añadir las entregas a cuenta realizadas para descontarlo del total de la factura.
Al generar una factura de un cliente que tenga entregas a cuenta pendientes de liquidar, nos aparecerá una ventana emergente que nos avisa.
Generamos la factura y si esta factura tiene entrega a cuenta para añadir la descontaremos (no siempre que un cliente tenga entregas a cuenta para liquidar hay que añadir entrega a cuenta).
Para ello en el formulario de facturas veremos un apartado que se llama «Entregas a cuenta» al pinchar sobre ella nos aparecen dos columnas, las entregas a cuenta que estén asociadas a la factura las pasaremos a la columna de la derecha, de esta forma la entrega o entregas a cuentas que hemos añadido se descontarán del total de la factura que hemos generado.
Una vez guardada la factura, como las entregas a cuenta son importes que ya se han cobrado, la factura aparecerá como parcialmente cobrada (círculo amarillo)
Para una explicación más detallada te dejamos el siguiente vídeo de nuestro canal de YouTube donde puedes ver de manera más específica los pasos a seguir para poder liquidar una entrega a cuenta.
Pagar una entrega a cuenta: Consejos prácticos
Ahora que conoces los pasos básicos para liquidar una entrega a cuenta, aquí tienes algunos consejos prácticos para optimizar el proceso de pago:
- Agiliza el proceso con atajos de teclado: Aprende los atajos de teclado de tu software ERP para acelerar la navegación y ejecución de acciones, como la liquidación de entregas a cuenta.
- Automatiza tareas repetitivas: Algunos software ERP permiten la automatización de tareas. Investiga si puedes configurar reglas para liquidar automáticamente entregas a cuenta en ciertos escenarios.
¿Por qué es importante salvar una entrega a cuenta de forma correcta?
Es fundamental comprender la importancia de liquidar entregas a cuenta de manera precisa. Un proceso adecuado no solo garantiza la transparencia en las transacciones, sino que también evita posibles discrepancias contables y mejora la eficiencia operativa de tu empresa.
Conclusión
En resumen, liquidar una entrega a cuenta en tu software ERP es una tarea crucial para mantener la salud financiera de tu negocio.
Siguiendo los pasos mencionados y aplicando consejos prácticos, puedes simplificar este proceso y optimizar la gestión de tus transacciones.
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