¿Cuantos correos tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? ¿Un par? ¿Una decena? Yo, después de mucho tiempo peleándome con ella, he conseguido mantenerla vacía.
Es una lucha constante pero tiene muchos beneficios. Te permite focalizar, centrarte en lo que realmente requiere de tu atención, sin distracciones, sin tener que pasar mil veces por mensajes antiguos. A continuación os explicaré los puntos claves que me han permitido conseguirlo.
Un único centro de operaciones
Lo primero que hay que lograr es tener un campo base, único punto de entrada para todos los correos que recibes. Yo tengo varias cuentas de correos, algunas son de Gmail y otras no, pero todas están redirigidas a la principal, es la forma más rápida y efectiva de controlar todo los mensajes que me llegan. Simplemente con este pequeño cambio he ahorrado mucho tiempo.
Los filtros son la clave
Una vez unificada la bandeja de entrada toca clasificarlos, colocarlos a cada uno en su sitio y para esto no hay mejor forma que utilizando los sistemas de reglas o filtros que ofrecen las aplicaciones de correos. Con un buen conjunto de condiciones y acciones logro que a la carpeta de Recibidos sólo lleguen los correos que realmente requieren de mi atención.
Los filtros que tengo son de 2 tipos:
- Clasificadores:
Son los que sólo se encargan de etiquetar los correos que me llegan y me permiten ver de forma rápida de que trata un correo cuando llega la la bandeja de entrada. Así si llega un correo de un «tema caliente» lo identifico inmediatamente.Clasifico los mensajes de:- Proyectos
- Comunicados oficiales
- Cuentas de correos redirigidas
- Liberadores:
Al empezar a definir un filtro es importante tener claro si quieres solamente clasificar el correo (aplicarle una etiqueta) o si además quieres que no te molesten. Muchos mensajes que recibo sólo los leo al final del día o una vez a la semana, son correos de baja importancia que no quiero que me distraigan y para eso se inventó la acción «Omitir Recibidos (Archivarlo)».- Publicidad
- Blogs y Redes sociales
La gracia de todo esto es que cuando archivas un mensaje automáticamente el software de gestor de correos no te notificará su recepción. ¡Fuera interrupciones!
Con los correos de publicidad, también conocidos como «Spam consentido», me pasó algo muy curioso. Creé una regla que los etiquetaba, los archivaba y marcaba como leídos automáticamente. ¡Eran mensajes que no iba a leer nunca! Así acabé cancelando la subscripción de todos. Si recibís correos de este tipo, no lo dudéis y desregistraros.
Proceso de mejora continua
¿Y ya está? No, esto es el principio. Siempre habrá intrusos que se cuelan en tu bandeja y te obligarán a ir revisando los filtros que tienes o creando algunos nuevos pero la mayor parte del trabajo ya está hecho.
Así he conseguido yo eliminar el caos en mi bandeja de entrada. ¿Y tú? ¿Cuantos correos tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? ¿Un par? ¿Una decena?
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