Por Berto Pena
Neumattic
Si al final del día pusieras sobre una balanza la cantidad de información que manejas, te sorprenderías. Hace (no mucho) tiempo la mayor parte de la información y datos que utilizabas a diario venía por otras vías. Pero a día de hoy es en Internet donde se genera casi en su totalidad.
Páginas web, blogs, foros, emails, redes sociales, mensajería… es por ahí por donde recibes la mayoría de la información de trabajo y de ocio.
¿Cómo organizas y gestionas todo eso? ¿Cómo capturas, revisas, guardas y clasificas todos los enlaces, páginas, tutoriales, ideas, videos y curiosidades que tú te encuentras o que te hacen llegar otros? Ciertas herramientas y, sobre todo, unos buenos hábitos, van ayudarte decisivamente a la hora de organizar con eficacia toda esa información.
“Capturar” es el gesto clave
Dentro del mundo de la Productividad Personal utilizamos mucho la expresión “capturar”. Tiene que ver con un gesto de suma importancia: anotar-recoger-guardar la información que acabas de encontrar o la tarea que acabar de surgir, para poder continuar sin distracciones con lo que en ese momento estabas haciendo.
Cualquier tarea que surja, cualquier enlace que te encuentres, cualquier banner que veas, cualquier página que se cruce en tu camino, es una distracción-interrupción para lo que estabas haciendo. Lo peor que puedes hacer en ese momento es hacer clic y dejarte llevar. ¿Por qué? Perderás tiempo, desviarás tu atención, te liarás y dejarás de lado una tarea que tenías que acabar.
De lo que se trata es de “capturarlo” para no perdértelo y, sobre todo, para poder continuar sin apenas interrupciones con lo que estabas haciendo.
Una herramienta para poder leer después
Un enlace es una invitación a hacer clic. A veces por curiosidad, por diversión, por multitarea, por necesidad… el caso es que representa una tentación y un reto para el ritmo de trabajo e intensidad que cada día buscas. Por un lado quieres entrar ahí, quieres leer ese post o entrar a ver tal vídeo, pero por otro lado te gustaría seguir con tu trabajo sin perderte lo que te acabas de encontrar.
Hay una serie de herramientas que te permiten “capturar para leer después” y que se han convertido en fantásticas aliadas para tu Productividad. Se instalan en la barra de favoritos de tu navegador y cuando te encuentras algo interesante lo guardas con un clic para leerlo en otro (mejor) momento. Incluso desde tu móvil, lo que todavía te da más libertad y posibilidades.
Instapaper y Read It Later son las más conocidas. Pero también puedes utilizar una herramienta para gestionar notas e información, como Evernote o Springpad.
Una herramienta para centralizar tu información
Ocurrirá que mucha de la información que te encuentras en Internet es relevante para ti. Por trabajo o por ocio, hay infinidad de cosas que te interesa guardar y almacenar para volver sobre ello a posteriori. Posts didácticos, curiosidades, tutoriales, técnicas, citas, emails que quieres conservar, capturas de pantalla… ¿Qué herramienta utilizas y dónde guardas todo eso?
Aplicaciones como Evernote o Springpad han nacido para actuar como un gran almacén donde guardar, gestionar y consultar todo tipo de información de forma rápida y eficiente. Y no sólo desde el ordenador, sino también desde dispositivos móviles. En lugar de tener toda esa información desparramada por diferentes sitios, la tengo en un mismo lugar de la nube, siempre accesible y de fácil consulta.
Un momento para organizar toda esa información
Un problema habitual al manejar y obtener información de Internet es el exceso. Eso plantea una tarea extra: organizar y clasificar toda esa información. O de lo contrario no tendremos un sistema eficaz de información, sino más bien un trastero o guardamuebles donde será muy complicado encontrar lo que buscas.
La única información que vale es aquélla que se encuentra. De nada sirve si pierdo tiempo intentando encontrarla entre mis notas o, peor, yendo a Google de nuevo para buscar algo que ya teníamos con nosotros.
La organización (etiquetado y clasificación) de toda esa información puede hacerse en dos momentos:
- Al guardarla. En el mismo momento en el que la encuentras te paras a clasificarla, lo que exige tiempo y puede prolongar la interrupción.
- A posteriori. Fijas por adelantado un momento a la semana para hacer esto. Y si generas mucha información (ideas, notas, enlaces…) puedes decidir hacerlo dos veces a la semana o una vez al día.
Haz revisiones periódicas y elimina el exceso
Estas herramientas de captura y gestión son tan cómodas y funcionales que resulta “demasiado fácil” guardar y caer en el hacinamiento. Muchos padecemos una especie de “Síndrome de Diógenes digital”. Acumulamos y acumulamos información y no siempre con un porqué claro.
Nuestras necesidades cambian, nuestros gustos también, y a veces cierta información pierde validez o queda obsoleta por completo. Para evitar que tu sistema de información y notas se corrompa y deje de ser eficaz conviene hacer revisiones regulares. Cada mes o cada mes y medio, vuelve sobre la información que has ido recopilando para eliminar el exceso de “grasa digital”.
Los datos, la información digital que manejas a diario es esencial en tu trabajo y vida personal. Pero sólo vale si es útil de verdad, si la encuentras cuando la necesitas y además lo haces rápido. Si no, no es más que ruido y exceso de grasa digital que terminará por contagiar tu ritmo de trabajo y rendimiento.
01 mar 2011
Por: Berto Pena
Berto Pena: Emprendedor, escritor y formador especializado en Productividad, Organización y Gestión Personal. Lleva 15 años en Internet participando en proyectos relacionados con los contenidos y la tecnología. Nació Gijón y vive a medio camino entre Madrid y Ciudad del Cabo.