Cómo organizar mi tiempo y ser más productivo usando un horario semanal

Seguramente te has sentido estancado en algún momento, y no es por falta de ideas, sino por falta de tiempo. A todos les ha pasado al menos una vez. Te abrumas y no tienes tiempo para todo o para todos, y te preguntas: «¿Cómo organizar mi tiempo?»

Al ser un emprendedor estos momentos pueden ser fatales, pues afectan muchísimo tu productividad laboral, evitando que la lleves al máximo. Y peor aun, puedes llegar perder valiosas oportunidades, sólo por no ser organizado.

Para evitar eso necesitas una administrar el tiempo de manera efectiva, y sacar el mayor provecho de tu día. Una buena forma de hacerlo es usando un horario semanal, no importa si es  electrónico o un cuaderno, la cuestión es organizarse.

Pero, ¿cómo organizar un horario semanal? Esto puede ser algo abrumador, sino sabes hacerlo bien.

Pero descuida, te daré una serie de tips para que sepas cómo hacer un horario semanal, y puedas ser más productivo con tu tiempo.

1. Analiza cuáles actividades generan calidad y productividad en tu dia a dia, ¡y siguelas!

Para comenzar a organizarte es muy importante que tengas claro en qué inviertes tu tiempo. Esta parte es muy importante porque te permite saber cuántas actividades debes hacer exactamente.

Quizás tengas muchas cosas importantes para un mismo día, y es muy difícil que acabes con todas al mismo tiempo;  puedes terminar agotado y hasta frustrado si no lo logras. Por eso es mejor que organices esas actividades por orden de prioridad.

Una vez hayas organizado las prioridades, procura eliminar las distracciones. ¿De verdad Fortnite es más importante que ese proyecto? ¿Es necesario ver las redes sociales antes de hacer tu trabajo?

Esas son sólo algunas de las distracciones que podemos encontrar diariamente. Y por eso es necesario «eliminarlas» para que tu horario semanal sea verdaderamente efectivo.

Nuestro cerebro en muchas ocasiones no es capaz de pensar en paralelo, y pasa de una cosa a la otra en segundos. Si las distracciones son muy atractivas y frecuentes, nuestro cerebro será incapaz de focalizar en las prioridades.

Es decir, perderás dos horas de productividad por ver cualquier distracción que ofrezcan las redes sociales.

Así que elimina las distracciones, y trabaja de manera contínua y en una sola cosa a la vez.  Es casi imposible eliminar todo tipo de distracciones por completo, pero con algo de fuerza de voluntad puedes establecerte límites.

Si quieres ser productivo puedes establecerte un horario determinado, y evitar todas las distracciones dentro de ese horario.  De esta forma tu tiempo será más efectivo y obtendrás mejores resultados en tus proyectos.

Por otro lado, no empieces varias cosas al mismo tiempo. ¿Recuerdas lo que dije antes? Intentar hacer todo al mismo tiempo te hará perder el tiempo, pues no estarás verdaderamente concentrado.

Mejor haz una cosa a la vez. Proponte metas y define el tiempo que ocuparás para hacer cada una de ellas. Por ejemplo: «Voy a escribir este artículo en una hora.»

Si eres muy hiperactivo y te cuesta mantener la concentración, puedes buscar técnicas para ello en internet, como lo es la de Pomodoro.

Esta técnica se basa en trabajar 25 minutos seguidos (un Pomodoro) y tomar descansos de 5 minutos entre cada Pomodoro. Es una forma bastante práctica de aumentar tu productividad.

Se basa en que las pausas constantes agilizan la capacidad mental. Bien aplicada, tiene varias ventajas, como mejorar la productividad laboral.

Esta técnica se aplica en cinco pasos:

• Decide la tarea que vas a realizar.

• Se programa el reloj (una alarma) con un lapso de 25 minutos.

• Trabajas de forma concentrada e intensa en una actividad hasta que dicha alarma suena. Cuando suene, se marca una equis para marcas que se ha cumplido con un “Pomodoro”.

• Descansa durante unos 5 minutos. En este lapso de tiempo haz lo que sea, cualquier cosa para relajarte, excepto pensar en el trabajo.

• Luego, se inicia de nuevo el proceso. Una vez que alcanzas los 4 Pomodoros, tomar un descanso más largo, de unos 20 minutos. Y vuelves a empezar.

Y si sientes que esta técnica no te está funcionando, no te preocupes, hay muchas más que puedes usar.

2. Plantea los problemas y sus posibles soluciones

Para lograr identificar fallos, debes hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Tengo muchas cosas en la agenda para hoy?

• ¿Están mal definidos los objetivos?

• ¿Tuve falta de motivación para completar algo?

• ¿Sufrí falta de energía o falta de concentración?

• ¿Hubo algún imprevisto?

• ¿Me llevó más tiempo del planeado?

Todo esto con el fin de que identifiques la manera de cómo mejorar la productividad de manera eficiente.

Una vez que las respondas, puedes continuar con la planeación de tu horario laboral.

3. Define tus prioridades generando calidad y productividad con tu tiempo

Es muy útil ordenar las tareas desde lo más urgente a lo que puedes hacer con más calma.

Por ejemplo: Imagina que tienes dos presentaciones, una reunión ejecutiva, y tres firmas con patrocinadores en la misma semana.

Para saber cuáles poner primero y cuáles después, es necesario hacerte ciertas preguntas:

• ¿Cual tengo que hacer primero?

• ¿Cual me tomará más tiempo realizar?

• ¿Cuáles tienen más valor para mi?

• ¿Cual es la más exigente?

Al final, debes decidir si la fecha tope, la duración del tiempo que tomará, o el valor relativo de las tareas que tienes programadas es una prioridad para ti.

Nadie te conoce más que tú y tus limitaciones.

4. Anímate a ti mismo al programar tu horario o agenda

Es mucho más fácil fijar una tarea y decir «Hoy quiero hacer X cosa» que cuando colocas «Hoy tengo que hacer esto y lo otro».  Porque al sentirte obligado a hacer alguna tarea... no haz comenzado a cumplir, cuando ya estás agotado.

Es más efectivo escribir «La reunión de las 2:30 va a ser muy productiva para mi» que «Hoy tengo que asistir a una reunión a las 2:30» , por ejemplo.

O en un caso más cotidiano, cambiar el «Hoy tengo que ir al gimnasio», por el «Hoy en el gimnasio la voy a pasar genial».

Desde un punto de vista más psicológico, es mucho más fácil animarse a hacer algo cuando te das cuenta que quieres hacerlo, que cuando tienes que hacerlo. Simplemente no motiva lo suficiente.

¡Haz la prueba!

5. Añade un margen de tiempo a tus tareas

Pensar en el tiempo que te toma hacer cada tarea y luego en el tiempo que necesitas para descansar te ayudará a organizarte mejor.  Una buena técnica es extender solo un poco el margen de tiempo que cada actividad lleva.

Por ejemplo: Si programas una tarea que generalmente lleva unos 30 minutos en completarse, coloca que la terminaras en unos 40 minutos.

Cuando haces esto, los minutos extras se suman a tu favor. Así  evitas llegar tarde a algún lugar, te da unos minutos extra de descanso, o en dado caso, te da la satisfactoria sensación de que fuiste rápido al terminar.

6. Deja un espacio libre en tu agenda

Si quieres saber cómo mejorar la productividad, recuerda mantener un pequeño espacio libre al final de tu horario programado.  Esto es para que coloques las tareas que tengan menos prioridad y que puedas terminar en cualquier momento de la semana.

Si tienes tiempo hoy, o algún otro momento antes de sus días límites, puedes terminarlas. De esta manera poder adelantar trabajo y obtener resultados productivos.

Ese tipo de cosas son de prioridad baja, y puedes terminarlas en cualquier momento libre que tengas.  Organizar tu guardarropa, o ponerte al día con tus emails, son un buen ejemplo de esas actividades no tan primordiales.

7. Revisa tu horario diariamente

Haz costumbre revisar tu horario o agenda todos los días, sobre todo en las mañanas y en las noches para prepararte para el día siguiente.  De la misma forma, cada día debes programar unos minutos iniciales, ya sea para tomar un café o tachar las tareas cumplidas.

Te darás cuenta con el hábito que trabajar en tu agenda y evaluarla antes de cumplirla resulta motivante para empezar el día.

Inclusive puedes usar la alarma de tu teléfono o despertador para recordarte algunas tareas, las más inmediatas.

¡Todo está en la motivación de hacer!

Con la práctica y el uso de estos tips sencillos te darás cuenta de cómo ser más productivo con el tiempo. Pronto te darás cuenta que administrar el tiempo de manera efectiva no es tan difícil como parece.

Para comenzar con buen pie, solo necesitas la organización adecuada. Pero recuerda no estresarte antes de comenzar.

Si quieres elaborar un horario semanal para ser más productivo, tómate un momento para respirar y relajarte, y luego lánzate a ello.

No olvides que todos necesitamos alguna ayuda, y si tienes alguna técnica de concentración u organización que no esté aquí, ¡no dudes en compartirla!

Alejandro Meola

Redactor y periodista. Relaciones Publicas de Visme en Español. Amante de la escritura, y toda forma de expresión a través de gráficos alucinantes.