Hoy te comparto algunos poderosos tips para preparar una cotización de impacto que atraiga ventas y buenos negocios.
Una cotización es una de las herramientas de ventas usualmente menos aprovechadas por los emprendedores dado que muchos restan importancia a la función de cotizar y de hacerlo efectivamente.
Una cotización suele ser la primera impresión que el cliente tendrá en relación a tu empresa y de allí que una cotización de impacto puede hacer la diferencia entre vender y no vender.
¿Que información debe llevar una buena cotización?
En una cotización puedes poner todo lo que quieras. Puedes describir todos los detalles de tu producto o servicio como condiciones, promociones, descuentos, entregas, etc. Sin embargo no todas las cotizaciones deberían llevar toda la información necesariamente, pues en muchos casos, el cliente más que detalles específicos, lo que deseas es tener un primer contacto con tu negocio y percibir detalles que le inspiren confianza.
Así que es conveniente diferenciar estas 2 clases de cotizaciones:
- Cotización de primer contacto
- Cotización de clientes usuales
No profundizaremos tanto en el segundo caso dado que se refiere a clientes que ya están en tu cartera y que seguramente te están comprando. A estos clientes si es conveniente enviarles información, amplia, detallada y pronta.
El caso que más nos interesa es el del inciso 1. El cliente de primer contacto. Ese cliente que escuchó de tu producto, de tu empresa o servicio y desea algo más de información. Ese cliente que está en el teléfono o que recibe un correo electrónico de tus vendedores. Esa cotización si puede hacer la diferencia, por tanto, te recomiendo estos consejos:
- Enviar la cotización lo más pronto posible. Hoy en día a los clientes lo que menos nos gusta es esperar. Si tu cliente tiene que esperar 2 o 3 días por tu información, seguramente cuando llegue ya haya recibido con mayor agrado la cotización de tu competencia. Asegura que tu empresa tenga una cultura de cotizar de inmediato. 6 Horas como máximo es un tiempo prudencial.
- Prepara un formato para tus cotizaciones. Realiza con tus colaboradores una lluvia de ideas para crear un formato único de cotizaciones que todos puedan utilizar. Este formato debe tener una excelente imagen de tu empresa, logo, colores, correo electrónico, sitio web e información de contacto.
- Envía información y características. Dependiendo del tipo de producto que cotices, será conveniente colocar las características y detalles amplios del mismo. Por ejemplo si son productos de mediano costo, como computadoras, juguetes, repuestos, gadgets, paquetes vacacionales, etc. es estratégico colocar todo lo que está incluido para atraer la atención de tu cliente. Por el contrario, si son productos de precio alto, como casas, vehículos, maquinaria pesada, etc. será conveniente enfocarse más en las ofertas y en detalles promocionales que atraigan su atención hacia una visita.
- Resalta las promociones y ofertas. Toda cotización debe a tu cliente a través de una oferta o promoción "especial" que siempre debería existir. Frases como "en su visita pregunte por descuento especial" o "Aproveche precios únicos por temporada" o "Pregunte a su vendedor por su obsequio" pueden atraer al cliente a llamar y desear más información o bien lograr que visite tu local. Si logras una segunda llamada o una visita, entonces tienes un posible negocio en tus manos.
- Información clara de contacto. Toda cotización debe tener un responsable a quién contactar. Un cliente interesado debe poder llamar de inmediato y recibir mayor información de dicha cotización. Una buena cotización que no tienen una forma de darle seguimiento es una cotización poco efectiva.
- Cotiza por distintos medios. Hoy en día las cotizaciones enviadas por fax son las menos requeridas. La gran mayoría de clientes utilizan correo electrónico y redes sociales para informarse. Si no tienes estos recursos y habilidades en tu negocio, será momento de tomar un curso práctico y rápido sobre uso de Internet y correo electrónico para que tu empresa pueda ampliar su cartera de clientes. Estos cursos suelen ser económicos así que será un inversión muy rentable.
- Revisa bien los números. Una buena cotización debe llevar información clara y consistente. Por tanto, los precios, medidas, cantidades y todo factor numérico debe ser cuidadosamente revisado a fin de que el cliente pueda tener la confianza de que lo que se cotiza es lo que puede realmente adquirir. Una buena herramienta para preparar cotizaciones es Excel. Tiene muchas funciones para hacerla formal, cuadrar tus números y proteger tu información.
- No envíes tu inventario de productos en tu cotización. Muchos clientes (y algunas veces tu competencia) te solicitan cotizaciones para tener una idea de tus precios y de tus servicios. En ese sentido muchos emprendedores cometen el error de querer conquistar al cliente ofreciéndole toda la gama de productos y precios en su cotización y entonces le envían 10 productos con todos sus precios y características. Grave error. Una cotización, especialmente de primer contacto no debería llevar más que 2 o 3 productos básicos y estratégicos para captar la atención del cliente y lograr que solicite más. Si envías una lista con todo tu inventario, solo harás que sea más cansado leerla, interpretarla, confuso para tu cliente y tal vez solo estén felices de saberlo si los que la piden son tus competidores.
Finalmente y como un consejo adicional, siempre procura dar seguimiento a las cotizaciones. No basta con enviarlas. Horas después, tus vendedores deberían tomar el teléfono, contactar al cliente y hacer un seguimiento de ventas que busque obviamente vender, que como dijimos al inicio es el objetivo primario de cotizar. Si envías 25 cotizaciones en el mes pero no haces seguimiento, solo estarás regalando tu tiempo y recursos.
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