Vamos a continuar con la efectividad de las herramientas de comunicación en tiempo real (de chat). En el pasado post nos hacíamos unas preguntas al respecto de su idoneidad, sobre si sus teóricas ventajas superan la amenaza que suponen para nuestra efectividad.
Así, lo primero para que se conviertan en herramientas efectivas, es determinar en que situaciones nos pueden ayudar. Creo que pocas veces llegaremos a la conclusión que son tan imprescindibles que van a ser nuestra herramienta de comunicación principal, de hecho, si lo pensamos fríamente, probablemente su utilidad quede reducida a unas pocas situaciones concretas. Por muy potente que parezca esta opción, es muy raro que pueda sustituir la comunicación tradicional.
En cualquier caso, y como casi siempre, para que no signifiquen un problema debemos empezar por conocerlas bien y aprender a utilizarlas. Veámoslas pues con un poco más de detalle.
Oportunidades, ¿qué nos aportan?
- Inmediatez, colaboración, facilidad para la coordinación…
Amenazas, ¿cuales son sus principales inconvenientes?
- Pueden convertirse en una fuente de interrupciones y distracciones.
- El tipo de comunicación espontánea y informal que promueven, puede complicar más que simplificar la transmisión del mensaje. Divagamos y mezclamos temas. Además los chats no son muy de matices… con lo que algún que otro malentendido seguro que habréis vivido.
- Alto riesgo de multitarea. Es frecuente que tengamos varias conversaciones en paralelo, además que, como no nos ven, podemos estar haciendo otras cosas… Cuesta mucho poner el foco en la conversación.
Frente a esto, y antes de implantarlas a la brava, deberemos pensar un poco y establecer un contexto y unas reglas para su utilización. Algunos puntos clave a tener en cuenta:
- ¿Ya te has preguntado si usar el chat es lo mejor para lo que pretendes? Puedes escribir un email o llamar. Controlar el primer impulso es vital para un uso racional.
- Antes de disparar un chat, no está de más que aclares contigo mismo que pretendes, e incluso que te lo anotes en un papel.
- Son herramientas serias, con eso quiero decir que debemos tratarlas, por ejemplo, igual que una reunión. Fijar hora para empezar, ser puntuales, duración, objetivos, acuerdos, etc
- Si su virtud es la inmediatez y simplicidad, se consecuente y asegúrate que tu comunicación es efectiva: o sea, simple y directa. No es una herramienta para matices.
- Utiliza, y ¡¡respeta!! los estados si la herramienta los permite. Si tienes el estado de no disponible y contestas, acabas de arruinar tu credibilidad, esto va a ser un coladero. Aún diría más, si no estás disponible, es imprescindible mantenerse desconectado.
- Establece horarios, crea una rutina de disponibilidad y también de desconexión, donde situarás las tareas de máxima concentración.
- Y lo verdaderamente importante: usa siempre el sentido común y no hagas lo que no te gusta que te hagan.
Dicho todo esto, y para terminar, personalmente no me gustan nada estas herramientas, nunca las recomiendo y creo firmemente que van en contra de una comunicación realmente efectiva. Tenia que decirlo ;).
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