Es decir, nos tendremos que referir a:
- Documento que genera el asiento ( factura, nómina, TC...)
- Número o fecha del documento
- A quien le hacemos o quien nos hace el documento
- Otras situaciones que se puedan dar no referidas anteriormente
1. Documento que general el asiento.
Los asientos se van a realizar a partir de los documentos que los generan, es decir, una factura, una nómina, un cheque, un extracto bancario... etc
Por lo tanto haremos referencia a ese documento, por lo general utilizando su abreviatura.
Ej. Fra 101 ( hace referencia a la factura número 101 )
2. Número o fecha del documento.
La mayor parte de los documentos tienen un número o una fecha, aunque hay otros que no lo tienen como por ejemplo los TC. En el caso de que el documento tenga un número, como por ejemplo una factura, añadiremos ese número para no sólo hacer referencia a que documento lo genera sino también entre los montones de papeles que tendremos, cuál es concretamente. Para ello ver el ejemplo anterior.
En ese ejemplo el documento que ha generado el asiento ha sido una factura, pero además de ser una factura ha sido la factura 101.
En los documentos que no tengan número pondremos la fecha.
La fecha no es tan importante cuando llevamos una contabilidad informatizada, ya que el ordenador se encargará de ponerla y nos saldrá a la izquierda del asiento normalmente.
3. A quien hacemos o quien nos hace el documento.
No es lo mismo que la factura la emitamos nosotros, es decir que nos la tengan que pagar, que la factura la emita un proveedor y se la tengamos que pagar, por lo tanto sobre todo en este último caso es muy importante poner de que proveedor, o acreedor se trata. En el caso de que se trate de una nómina pues también será muy importante poner a que trabajador le estamos pagando esa nómina. O por ejemplo si pagamos el móvil y la empresa tiene varios contratos que móvil es el que estamos pagando y que mes.
Ejemplo: Fra 435 López
Como vemos en este último ejemplo hemos puesto el documento que genera el asiento, el número de factura y quien nos hace o a quien le hacemos la factura.
Es normal también que las facturas tengan muchos números o números y letras, en ese caso pondremos sólo los tres últimos.
Bueno, lo más importante de todo esto es que los conceptos nos van a permitir detectar errores contables que pueden ser bastante frecuentes a la hora de contabilizar los diferentes documentos que hay en una empresa, sobre todo cuando estos documentos son muy variados y son muchos.
La manera normalmente de detectar todos estos errores es llevar un control de los mayores, como ya dije en otra entrada, el libro mayor tal y como está en el Código de Comercio, no es obligatorio, pero pobre del contable que no lleve uno.
Ejemplo de un mayor:
Como podemos observar de un vistazo, hay algo raro en este mayor, y es que hay una factura concretamente la 562 que pone Martinez, cuando el mayor es de Jose López, eso es debido sin duda a un error, que bien puede ser a la hora de escribir que hayamos cambiado Martínez por López, o bien que hemos contabilizado la factura en la cuenta que no corresponde. Sin el concepto hubiera sido imposible detectar este error que es bastante común.
Pueden detectarse otros errores como poner al debe lo es al haber y poner al haber lo que es del debe, y eso también se ve rápidamente en los mayores, como por ejemplo si vemos la cuenta 570 con saldo acreedor es que algo raro pasa.
Evidentemente los errores conceptuales solo se pueden subsanar estudiando contabilidad.
Buen provecho...