Antes de sumergirnos en la configuración, es crucial entender el concepto de «serie de documentos». En términos sencillos, una serie de documentos es un conjunto numérico o alfanumérico utilizado para identificar y organizar documentos de manera única dentro de tu software ERP.
Esto incluye facturas, pedidos, recibos y más. La configuración adecuada de las series garantiza un flujo ordenado de información y evita posibles confusiones.
Crear y configuración de series
Lo primero que tenemos que tener claro es cómo vamos a organizar los documentos de nuestra empresa, si queremos tener una serie para ventas y otra para abonos. O si queremos crear una serie para cada documento, por ejemplo: una serie para partes de trabajo, otra para albaranes, otra para facturas, etc. Cada empresa decide cómo quiere organizar sus documentos.
Una vez sabemos cómo vamos a organizarlo, tenemos que crear las series, para ello nos iremos a «Administración -> Configuración -> Series documentos».
Desde aquí podemos añadir nuevas series o modificar las que tengamos ya creadas.
Al crear o editar una serie nos encontraremos con tres apartado, general, documentos y numeración y opciones predeterminadas de impresión, aquí realizaremos la configuración según las necesidades de la empresa.
Configuración de serie: General
En este apartado añadiremos los distintos datos de la serie, desde el nombre hasta la plantilla que le asignemos.
- Prefijo, es el nombre de la serie, que aparecerá a la izquierda del número (por ejemplo A/265).
- Descripción, describe de forma breve con el fin que creas esa serie, esta descripción no aparecerá en ningún documento, se utiliza de manera interna para poder identificar la serie creada.
- Opción de Precios, puedes elegir entre dos opciones “sin IVA incluido” o “con IVA incluido”, de esta manera dependiendo del que selecciones, cuando se aplique esta serie se incluirá o no el IVA.
- IRPF %, en el caso de que estés obligado, predeterminas el porcentaje que te corresponde, si no se deja en blanco.
- Tipo de Factura Predeterminada: si la serie se utiliza para facturas, aquí puedes seleccionar el tipo de factura que vas a utilizar, por ejemplo puedes crear una serie para crear las facturas rectificativas.
- Plantilla predeterminada: aquí seleccionaremos la plantilla que vamos a utilizar por defecto en el momento de imprimir un documento (presupuestos, albaranes, facturas, etc.) que tenga asignado esta serie.
Configuración de serie: Documentos y Numeración
En este apartado puedes seleccionar los documentos para los que estará disponible esta serie y su numeración actual. Actúa como un contador de los distintos documentos de venta, compras u otros.
Selecciona los documentos para los que quieres que esta serie esté disponible y la numeración con la que quieres que empiece a contar.
Por ejemplo: si en Facturas pones la la casilla de «Num. Actual» 1234 la siguiente factura que realices automáticamente aparecerá con el número 1235.
Para el cambio de año te recomendamos reiniciar la numeración para el nuevo año.
Configuración de serie: Opciones predeterminadas de impresión
Desde esta opción podrás configurar las opciones de impresión de los documentos, de esta manera no es necesario seleccionar la configuración cada vez que vayas a imprimir.
Por ejemplo si quieres que los presupuestos se impriman con la columna de descuento, o imprimir la mano de obra en los partes de trabajo. Podrás configurarlo a tus necesidades.
Para una explicación más detallada de cómo configurar las series de los documentos, puedes ver el siguiente vídeo de nuestro canal de YouTube, donde te explicamos paso a paso como realizarlo.
Conclusión
En resumen, la configuración de la serie de documentos en tu software ERP es una tarea esencial que impacta directamente en la organización y eficiencia de tu empresa.
Siguiendo estos simples pasos y consejos, estarás en el camino correcto para optimizar esta funcionalidad y maximizar los beneficios que ofrece. Puedes probar de manera ilimitada nuestra DEMO y comprobarlo por ti mismo.