La gente suele pensar que "estar ocupado" es sinónimo de ser productivo, pero no necesariamente tiene por qué ser así. Que estés trabajando en algo no significa que eso sea lo mejor que puedes hacer en ese momento.
En su lugar, saber en qué cosas trabajar y cuándo es la forma de ser más productivo. Así pues, priorizar es clave en tu productividad.
Tradicionalmente, la priorización consistía simplemente en repasar la lista de tareas del día y marcarlas con una letra, un número o incluso un color para clasificarlas de menor a mayor importancia. Y las tareas más importantes se realizaban primero.
Sin embargo, este método está anticuado y está dejando de ser eficaz con el caos de vidas y trayectorias profesionales que vivimos. Hoy en día, el lugar de trabajo (y otros ámbitos de nuestra vida) se mueve a un ritmo vertiginoso y las cosas pueden cambiar en cualquier momento, lo que significa que algo que antes parecía prioritario puede dejar de ser la tarea más importante en cualquier momento.
Así que, para adaptarse, la priorización moderna debe estar guiada por el propio contexto de la situación. En otras palabras, debes cambiar tus prioridades para adaptarte a cada nueva situación en la que te encuentres.
Pero, ¿cómo se hace exactamente? En parte hay que aprender a ser flexible, en parte hay que saber gestionar bien el tiempo y en parte hay que aprender a identificar qué es una prioridad.
Determinar qué tareas son prioritariasEntonces, ¿cómo se decide qué tareas son prioritarias cuando todo parece importante?
Según Josh Kaufman, autor de bestsellers especializados en negocios, tus Tareas Más Importantes son las tareas críticas que crearán los resultados más significativos. Aunque pueda parecerlo, no todo lo que hay en tu lista de tareas pendientes tiene una importancia crítica. Por eso, para ser más productivo, primero debes identificar las tareas de tu lista que producirán los resultados más significativos.
Sin embargo, recuerda que lo que parece una tarea crítica por la mañana puede no serlo más tarde si algo cambia. Aquí es donde entra en juego la gestión del tiempo.
Si el tiempo no fuera un problema, simplemente podrías ordenar las tareas del día de la más importante a la menos importante. Pero, por desgracia, es probable que surjan otras cosas a lo largo del día que desbaraten tu agenda y tu lista inicial de prioridades. Así que también tienes que ser capaz de adaptarte y gestionar bien tu tiempo para poder reorganizar tu enfoque y tus prioridades en cualquier momento.
Además, la priorización no sólo consiste en priorizar las tareas en función del día, sino también en establecer prioridades para el futuro. Si solo te centras en las prioridades de cada día, es fácil que te olvides de hacer cosas que son necesarias para alcanzar objetivos a largo plazo.
Por ejemplo, las prioridades a corto plazo pueden ser cosas como trabajar en un proyecto concreto, enviar un correo electrónico, etc. Pero las prioridades a largo plazo pueden ser algo como aprender una nueva habilidad para mejorar tus posibilidades de conseguir un ascenso.
Mucha gente quiere mejorar profesionalmente y crecer dentro de su empresa, pero esto nunca ocurrirá si no empiezas a incluir como prioridad en tu lista diaria de tareas las cosas que tienes que hacer para conseguirlo. Así que asegúrate de incluir prioridades tanto a corto como a largo plazo cuando gestiones tu lista diaria de cosas por hacer.
Técnicas para mejorar la priorización de tareasLa priorización eficaz consiste en crear un calendario, evaluar la urgencia, asignar tiempo y ser flexible. Veamos algunas técnicas útiles para mejorar el proceso de priorización.
Proyecta tus prioridadesEn primer lugar, es esencial contar con algún tipo de herramienta visual que te ayude a tener una visión general de todas tus prioridades. Y puedes hacerlo de la forma que más te convenga. Puede ser una simple lista de tus prioridades, una tabla que desglose las cosas en diferentes secciones, un gráfico, etc. No importa qué tipo de material visual te resulte más útil; se trata de asegurarte de que tienes algo que mirar y a lo que referirte.
Clasifica las prioridades en función de su importancia y urgenciaUna vez establecidas las prioridades, hay que ordenarlas por importancia y urgencia.
Las tareas urgentes son las que deben hacerse de inmediato. Son las cosas que requieren tu atención inmediata. Sin embargo, que una tarea sea urgente no significa necesariamente que sea importante.
Por ejemplo, puede que necesites hacer una llamada urgente para recordar rápidamente a alguien que tiene que hacer algo, pero ese algo no tiene por qué ser tan importante como un proyecto de trabajo en el que estás trabajando. Aun así, es urgente y requiere atención inmediata, porque la llamada no sería efectiva si la hicieras más tarde ese mismo día.
Las tareas importantes son las que contribuyen a alcanzar tus objetivos, pero pueden no ser urgentes. Una tarea que contribuye a tu objetivo a largo plazo de conseguir un ascenso, por ejemplo, es importante, pero no es necesariamente urgente en comparación con otras prioridades diarias. Mientras que enviar un correo electrónico del trabajo puede no ser tan importante, pero sí urgente.
Por tanto, no sólo es útil identificar las prioridades, sino también clasificarlas en función de su importancia y urgencia.
Establece plazos para tus prioridadesEl tercer paso para priorizar mejor es establecer plazos o fechas límite para tus prioridades. Ya las tienes planificadas y las has clasificado como urgentes/no urgentes e importantes/no importantes, pero ahora necesitas saber exactamente cuándo tienes que terminarlas.
Los plazos son especialmente importantes para las prioridades a largo plazo. Si nunca les fijas una fecha límite, es posible que nunca las incluyas en tu agenda junto con tus prioridades urgentes.
Así que repásalo todo y fija una hora y un día para hacerlo y, a partir de ahí, puedes hacer un calendario diario, semanal y mensual con todo planificado.
Una vez más, puedes dejar margen para que las cosas cambien y las prioridades surjan en el momento, pero tener un calendario de todo establecido de antemano te ahorrará mucho tiempo y te permitirá ser más productivo y eficiente.
Automatiza y optimiza con herramientas digitalesPor mucho que lo intentes - incluso con la mejor asignación de prioridades -, es posible que tengas dificultades para hacerlo todo. Como suele decirse, hay mucho que hacer y poco tiempo. Pero la respuesta a este problema es la automatización.
Con las herramientas digitales adecuadas, puedes realizar ciertas tareas de forma más eficiente y en menos tiempo. Por ejemplo, si eres creador de contenidos, ciertas herramientas o softwares pueden ayudarte a crear contenidos más rápidamente, sin perder calidad. Y lo mismo ocurre con muchos otros campos de trabajo y tareas.
Si automatizas tus procesos actualizándolos con mejores herramientas, podrás trabajar más rápido en tu lista de prioridades, lo que te permitirá hacer más cosas cada día.
En resumenRecuerda que la clave para priorizar bien es ser flexible. Cualquiera puede hacer una lista de prioridades y programarlas, pero no todo el mundo sabe ser flexible y adaptarse cuando surgen cosas en el último minuto que alteran el ritmo de tu día. Sin embargo, si aprendes a adaptarte y gestionar mejor tu tiempo, podrás mejorar significativamente tu productividad y convertirte en un maestro de la priorización.