La administración del presupuesto es algo que todos los gerentes de proyectos deben dominar si quieren ser efectivos en su función. No hay nada peor que descubrir que ha gastado más de lo que debería. Y, si es una cosa que las partes interesadas odian, es gastar más de lo que esperaban. A continuación, vamos a revelar algunos de los mejores consejos para administrar los costos del proyecto para ayudarlo.
Planificar recursos futuros
Es vital realizar un seguimiento de los recursos que utiliza. Por ejemplo, si utiliza contratistas durante todo el proyecto, debe revisar la cantidad de contratistas que trabajan en el proyecto de forma regular. Esto alimentará los requisitos de recursos futuros.
Siga la ruta gratuita siempre que sea posible
Hoy en día, gracias a Internet, hay muchas soluciones gratuitas disponibles. Tomemos a estos creadores de sitios web como un buen ejemplo. Si está planificando una campaña de marketing para una empresa y necesita crear un sitio web sobre su nueva colección de productos, no es necesario gastar una fortuna en subcontratar esto. Este es solo un ejemplo de muchos.
Comunicarse con su equipo
La importancia de comunicarse con su equipo no se puede expresar lo suficiente. Tendrá una mejor propiedad del proyecto y una mayor probabilidad de éxito si se comunica. También puede ayudarlo a administrar su presupuesto, ya que sabrá exactamente qué tareas se están realizando y qué se requiere para ellas.
Además, los miembros de su equipo se sentirán más cómodos al acudir a usted sobre asuntos relacionados con las finanzas y el aumento del alcance. Recuerde, un equipo informado es un equipo empoderado.
Obtenga cotizaciones precisas de los proveedores
Si bien hay algunas cosas que puede obtener de forma gratuita, existen servicios que puede necesitar subcontratar. Digamos que su proyecto es armar un programa de televisión basado en hechos. En cuyo caso, es posible que necesite servicios de subtítulos . Es importante recopilar estimaciones precisas de los proveedores que probablemente utilizará de antemano.
No busque simplemente en línea y tome una cita al azar de algún lugar.
Pronostique el uso de recursos y su presupuesto de forma regular
Puede evitar que su presupuesto se salga de control si lo revisa con regularidad. Corregir un rebasamiento del 50% sería una pesadilla, pero corregir un rebasamiento del 10% es mucho más fácil. Por eso es importante revisar su presupuesto de vez en cuando. Lo mismo ocurre con el uso de recursos.
Las personas que trabajan en el proyecto contribuyen con el costo del mismo, por lo que debe revisar esto para asegurarse de que está utilizando todos los recursos al máximo.
Controle el cambio de alcance
La razón principal por la que los proyectos superan el gasto designado se debe al aumento de alcance. Si el trabajo no planificado comienza a acumularse, las horas necesarias para completar el proyecto también aumentan, al igual que los recursos, y pronto el gasto se sale de control. Si puede administrar mejor el cambio de alcance, automáticamente administrará mejor los costos del proyecto.
Realice un curso de formación en gestión de proyectos
Hay muchos cursos de capacitación en gestión de proyectos para elegir hoy, incluido el curso PMP y el curso introductorio APM.
Todos estos cursos cubrirán el presupuesto hasta cierto punto y, por lo tanto, esta es una excelente manera de ampliar su conocimiento. Aprenderá sobre las diferentes técnicas que puede utilizar y las tecnologías que puede implementar para presupuestar de manera efectiva.
Por supuesto, existe la posibilidad de que ya hayas realizado un curso de gestión de proyectos para llegar a la etapa en la que te encuentras.
Sin embargo, no hay nada de malo en hacer un repaso u optar por un curso que se enfoca específicamente en el presupuesto.
Con suerte, los consejos anteriores le darán algunos consejos para ayudarlo a administrar su presupuesto de manera más efectiva.
Recuerde, es importante ser realista con respecto a los costos y también debe realizar un seguimiento de todo meticulosamente. Si surge algún problema, informe a las partes interesadas y a cualquier otra persona que necesite ser informada lo antes posible. ¡Y no olvide que los cursos de capacitación pueden ayudarlo a obtener las habilidades que necesita!
La perseverancia es la mejor idea para emprender un negocio.