Como sabemos, el análisis del contexto es un punto obligatorio para varias normas:
Como podemos ver la sección 4 esta subdividida en 4 partes:
4. Contexto de la Organización
4.1 Comprender la organización y su contexto
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.3 Determinación del alcance del Sistema de Gestión
4.4 Sistema de Gestión y sus procesos
En el tema de hoy, explicaremos como realizar el Análisis de Contexto paso a paso, con lo cual cubriremos los puntos 4.1 y 4.2.
El análisis de Contexto es fundamental para el sistema de Gestión, ya que nos permite determinar los problemas Internos y externos de la organización, las fortalezas, las cuestiones legales, de mercado, social y económica que nos puedan afectar, y en caso de no realizarla de forma profunda, aportará pocningun valor a la organización y en el peor de los casos, nos puede ocacionar inconformidades en la Auditoria al Sistema de Gestión.
La Norma no especifica el método a utilizar, por lo que nos da libertad de escoger según sea la necesidad de nuestra organización.
Los métodos más comunes son el FODA y el Análisis de Stakeholders.
En este caso, no usaremos estos métodos, ya que buscamos hacerlo de forma más completa, que abarque tanto el contexto interno y externo
Como la comprensión y expectativas de las partes interesadas.
Dividiremos el análisis en dos partes, a la primera la llamaremos Entorno Interno y a la segunda Entorno Externo:
1.1. Productos y Servicios
1.1.1. Oferta de Productos y Servicios
Acá detallamos los productos y servicios que ofrecemos a nuestros clientes
1.1.2. Importancia Relativa
La importancia relativa se refiere a la importancia que tienen los productos y servicio claves para las finanzas de nuestra organización, es decir
"el ochenta por ciento de los ingresos de la empresa son generados por servicio técnico, mientras el veinte por ciento, es producido por la
venta de productos electrónicos."1.1.3. Logística
Se refiere a la forma que funciona nuestra cadena logística para la entrega de productos y servicios, es recomendable especificar el tiempo
Promedio de entrega del producto y/o servicio desde que el cliente firma su aprobación. (Este punto nos ofrecerá una excelente radiografía de nuestra eficiencia en procesar pedidos.)1.2. Clima Organizacional
Al menos debemos cubrir los 3 puntos siguientes, además de agregar cualquier otro punto que consideremos destacar del clima organizacional de nuestra empresa.
1.2.1. Misión
1.2.2. Visión
1.2.3. Valores
1.3. Perfil de la fuerza de trabajo
1.3.1. Cantidad
Agregamos y explicamos las estadísticas de nuestros colaboradores, cuántos hombres , cuántas mujeres, cuantos contratados directamente, cuantos subcontratados.
1.3.2. Escolaridad
Siempre apoyados en datos estadísticos provistos por RRHH, agregamos con el nivel de detalle que se considere pertinente, la escolaridad de los colaboradores por departamento.
Fuente: RRHH, mayo 2015
Fuente: RRHH, mayo 2015
1.3.3. Nivel socioeconómico
Usando de base, las tablas de ingreso nacionales del país donde opere nuestra organización, ubicaremos en que grupos se encuentran los colaboradores.
1.4. La organización
En esta parte, especificamos todo lo referente a la estructura organizacional de la empresa
1.4.1. Esquema de la organización
(insertamos el organigrama de la empresa)
1.4.2. Requisitos especiales de Calidad, Ambiente, Salud y/o Seguridad de la información
Según sea la norma en que estemos certificados, explicaremos los requisitos especiales según sea nuestro producto y servicio, por ejemplo, si
estamos certificados en Seguridad de la información, explicaremos los requisitos especiales convenidos con el cliente, o propios de la organización para garantizar la integridad de la información.
1.4.3. Infraestructura
Detallamos nuestra infraestructura física y Tecnológica
1.4.4. Requerimientos regulatorios
Son los Reglamentos internos y externos que afectan nuestras operaciones.
1.4.5. Normas de Calidad, Ambiente, Salud y Seguridad de la información
Se refiere a las leyes del país, directamente relacionadas a la certificación que tenga nuestra empresa, es decir, Reglamentos ambientales,
Reglamentos de Seguridad Ocupacional etc.
2.1.1. Clientes
2.1.2. Competencia
2.1.3. Grupos de interés
2.2. Proveedores
2.2.1. Proveedores
Especificamos los tipos de proveedores que tenemos, como es la interacción con ellos, que requisitos mínimos deben poseer para cumplir con los
requerimientos de la empresa y específicamente con los requisitos de nuestro Sistema de Gestión.
2.2.2. Asociados
En caso de tener asociados, distribuidores o similares lo mismo que el punto anterior
2.3. Requisitos clave en su cadena de suministro
Los requisitos clave para todos los proveedores y asociados que están relacionadas a la cadena de suministros vital, para que no se interrumpan las Operaciones de la empresa.
Recordemos que estos son los puntos mínimos, se pueden agregar otros factores políticos, sociales o económicos que consideremos que afectan a nuestra organización.
El objetivo de agregar nivel de detalle al Análisis de Contexto es aumentar su valor para la organización, para evitar hacer un documento que únicamente sea un documento más.
Puedes descargar la plantilla para el Contexto de la Organización por medio de este link:
Plantilla Analisis de Contexto