Os cuento lo que me ha pasado con un tema de facturas electrónicas y espero que alguien aprenda de mi caso para que no le pase lo mismo.
Desde que las empresas ofrecen el servicio de factura electrónica lo he utilizado. Veo absurda la correspondencia postal de facturas en los tiempos de Internet, es como spam, correo no deseado, directo a la basura, derroche de papel… Si quiero ver una factura ya la buscaré en mi cuenta de usuario en la web de la empresa. Y eso es lo que he hecho en los últimos diez años, todas las facturas estaban alojadas en el servidor web de la empresa y accedía a ellas en caso de necesidad.
Pero, ¿Qué pasa cuando necesitas recuperar una factura antigua de hace más de dos años? Malo. Para empezar, la mayoría de los bancos sólo te dejan desde su web consultar movimientos de los últimos dos años. Si necesitas un recibo tienes que ir a la oficina o llamar al servicio de atención al cliente. Bueno, al menos tienes solución pero, ¿Qué pasa cuando es una empresa de servicios la que tiene que facilitarte la factura para reclamar?
Me ha pasado recientemente con Movistar, que al darme de baja del servicio de Imagenio me reclamaban una factura por valor del importe del descodificador grabador. Lo curioso es que el descodificador lo compré al darme de alta en el servicio, no es lo habitual, pero yo lo hice. Al darme de baja me decía una incompetente teleoperadora de Movistar que el descodificador no se vende.
Intentó acceder a mi cuenta de usuario y mirar mis facturas y, oh sorpresa, sólo puedo consultar hasta primeros del 2011. ¿Donde están las facturas del 2009? Llamo, pido copia de las facturas, pasan los días y nada. Vuelven a enviar la factura por importe del descodificador, y yo sin tener una factura para demostrar que lo pagué.
Tranquilo, lo mío finalmente lo he solventado porque conseguí hablar con una chica que sabía hacer su trabajo y que entendía que antes de llamar mentiroso a un cliente hay que tener todas las facturas delante y comprobar que se ha pagado.
Pero de esta lección he aprendido que hay que guardar copia de cada factura electrónica. Como puedes guardar una copia en pdf lo más cómodo es guardarla en tu disco duro, o bien descargarla y enviártela por email a tu cuenta y crear una carpeta donde guardar todas las facturas. Creas un filtro y todos los emails con la palabra 'factura' se guardan en esa carpeta. Si el día de mañana necesitas recuperar una, ya sólo tienes que buscar en tu email.
Yo he decidido utilizar Evernote, donde he creado una carpeta de 'Facturas y Recibos' y voy guardando todas las facturas y recibos. Es más, ya puestos he creado también en Evernote (recuerda que es gratis y multiplataforma) y cada gadget electrónico nuevo que compro le hago foto al número de serie y lo guardo también en forma de documento. Si algún día me roban algo tengo el número de serie para poner la denuncia en la Policía y poder cobrar el seguro.
Hay muchas herramientas que puedes utilizar para llevar un control de las facturas electrónicas, recomiendo Evernote, Dropbox, Gmail, Google Docs… Pero lo más importante es no dejar en manos de las empresas que te proporcionan el servicio el acceso a tus facturas. Si quieren pueden meterte en un laberinto sin salida, sin posibilidad de defensa ante un abuso. Claro que luego si recurres a la ayuda de un profesional consigues demostrar que la ley está de tu lado, pero para eso hay que dedicar dinero. Cuantos problemas nos podemos evitar guardando todas las facturas, ahora que tenemos las e-facturas hay que aprovechar la oportunidad y no dejarlas en el olvido de una web.