Hoy en día, gran parte del trabajo nos llega en forma de un correo electrónico. Cada día hay que clasificar docenas de mensajes nuevos. Con un poco de suerte podemos descartar la mayoría y habrá bastantes mensajes que podemos contestar en 2 minutos. Pero al final siempre nos quedan las tareas que hay que hacer lo antes posible y que apuntamos en nuestro gestor de tareas.
Si la mayoría de las tareas en la lista de acciones provienen del correo, vale la pena estudiar cómo podemos optimizar el proceso de convertir un mensaje en una tarea.
En mi experiencia, muchos gestores de tareas están poco integrados con las aplicaciones de correo más comunes, como GMail, Outlook, Windows Mail y OS X Mail. En la mayoría de los casos, hay que reenviar el correo a una dirección especial para crear la tarea. Luego hay que abrir la bandeja de entrada del gestor de tareas para añadir los meta-datos como el contexto, el proyecto y la fecha final.
Lo ideal sería poder crear una tarea nueva usando un atajo de teclado o un botón directamente en la aplicación de correo. Al usar esta opción, nos debe mostrar una pantalla para entrar los meta-datos de la tarea. Solo de esta forma será posible clasificar cada mensaje en menos de 10 segundos para que no pasemos todo el día procesando el correo.
¿Suena imposible?
Solo conozco algunas aplicaciones o combinaciones de aplicaciones que permiten crear tareas desde e-mails sin demasiada fricción. El ejemplo más famoso es Microsoft Outlook, dónde puedes arrastrar, copiar o mover un correo a la carpeta de tareas, como enseño en este video de 2 Minutos de Productividad.
También mi gestor de tareas favorito, OmniFocus viene con un complemento para OS X Mail que permite crear una tarea nueva desde cualquier e-mail.
Usuarios de GMail pueden instalar un complemento en su navegador para integrar el correo con las tareas de Remember The Milk.
¿Conocéis alguna herramienta o combinación de aplicaciones más que permitan crear tareas directamente desde un correo? Por favor, explícalo en los comentarios.