Copywriting: errores que debes evitar en un mail

Copywriting: errores que debes evitar en un mail

Pensaba que lo había visto todo, pero estaba equivocada. Y para muestra un botón. La semana pasada me sorprendió, a la vez que me cabreo, un mail que me llego a la bandeja de entrada del que hoy voy hablar largo y tendido porque no tiene desperdicio. Créeme es para enmarcar.

Lo obvio suele pasar desapercibido, y de esto va la publicación de la semana.

Copywriting: Errores que debes evitar en un mail

Para este post no te puedes imaginar la cantidad de títulos que me han surgido: Errores o “cagadas” que debes evitar en la redacción de un mail; Cómo perder clientes por mail; 3 errores que arruinarán la imagen de tu empresa…

Si se te ocurre alguno mejor al terminar el artículo, no dudes en escribirlo en el apartado de comentarios

Voy a ir al grano. Este es el mail que recibí la semana pasada. Te aseguro que es real y no ha sido alterado, solo he suprimido la identidad de la empresa y de la persona en cuestión.

¡Ole,ole,ole! Es un fiel ejemplo de cómo no enviar un mail a un cliente. 

¿Tipografía en rojo? ¿MAYÚSCULAS? ¿Cambio el color de la tipografía al negro, pero dejo las mayúsculas? ¿Estimado cliente? ¿De verdad que me estimas?

Vamos por partes.

Reclamar un impago, es lo más incomodo que hay: en persona, por teléfono o por mail. Cuando se trata de reclamar un impago por mail, debes ser cuidadoso porque puedes herir sensibilidades o reclamar a quien no debes.

Recuerdo los días en los que como responsable de administración reclamaba el pago de facturas vencidas. Era la tarea que más detestaba, pero alguien tenía que hacerlo. Cogía aire, desconectaba del resto de tareas, elegía mi mejor tono de voz y marcaba el número de teléfono. Si te resulta incómodo reclamar pagos imagina lo incomodo que resulta para el supuesto deudor. A nadie le gusta deber dinero, pero si además se ve incluido en un correo electrónico masivo sin deber nada a nadie, es el peor error que puedes cometer. 

Las formas. Mires por donde mires el mail del ejemplo las formas brillan por su ausencia. Al tratarse de un tema tan importante como es el del dinero, hay que hacerlo bien, desde el respeto y la confidencialidad.

Copywriting: errores que debes evitar en un mail

El color rojo 

Es un color cuando menos agresivo, y totalmente fuera de lugar en la comunicación por correo con un cliente.

MAYÚSCULAS 

Es bien sabido, para quienes nos dedicamos a la comunicación o a la gestión de redes sociales que escribir en mayúsculas es entendido como un grito para llamar la atención. Por lo tanto, evita escribir en mayúsculas.

Estimado cliente

Obviando el color, el saludo parece correcto, sino fuera porque en copia éramos más de 20 personas ¡HORROR! A tomar viento la claúsula de confidencialidad, la de protección de datos y la de ética profesional. Te sugiero que cuando tengas que realizar una reclamación de pago por mail lo personalices y empatices con el cliente, etiquetarlo de moroso de primeras sin saber cuál es la causa del impago puede ocasionar al enfado de tu cliente, incluso la pérdida de este. Puede que se trate de un olvido, de una incidencia del banco o un error propio de tu empresa. Por esta razón, cuando lo vayas a enviar relee las veces que hagan falta.  

Estructura de un mail para reclamar un impago

• Nombre de la persona a la que te diriges

• Nº de factura

• Importe

• Fecha de vencimiento

• Concepto 

Cómo debe ser la redacción de un mail para reclamar un impago

• Sencillo

• Claro

• Directo

Modelos de reclamación de impagos

Modelo 1

Estimado Sr./a _______

Nos ponemos en contacto con Ud. en referencia a la Factura Nº 12345 emitida el pasado día __________, por importe de _______ euros, con vencimiento el día __________ y correspondiente a la _____(venta de material, prestación de servicios, etc.)__________.

El motivo de la comunicación es que hasta la fecha no hemos recibido la confirmación del pago de la factura mencionada, por lo que le rogaríamos que efectuara el abono de la misma lo antes posible.

Si tiene cualquier duda al respecto puede ponerse en contacto con el Sr./a _________ en el número de telefóno_________

Sin otro particular, aprovecho para enviarle un cordial saludo.

____________(Nombre y Cargo)

Modelo 2

Apreciado Sr/a_______

Le recordamos que a fecha de hoy no hemos recibido el pago de la mensualidad del mes de……… correspondiente a la factura_________

Por la presente le agradeceremos que efectúe este pago antes del próximo día_______, mediante transferencia bancaria a nuestra cuenta corriente____________(datos de la entidad financiera y de la cuenta)

Le agradecemos que acusen el recibe de la presente y que, en el caso de que hubiera efectuado ya el pago, considere este aviso como no recibido.

Nos permitimos recordarle los inconvenientes y gastos que esta situación nos plantea, y les agradecemos que eviten en el futuro estas demoras.

Reciba un cordial saludo,
______________(Nombre y Cargo)

Espero haberte ayudado a mejorar tus mails y a evitar errores que parecen obvios que en ocasiones pasan desapercibidos, pero que pueden ser decisivos.

Si has recibido algún correo electrónico que te haya resultado impactante por la cantidad de errores, coméntalo en el apartado de comentarios, tus opiniones y sugerencias ayudan a crecer al resto de lectores y me anima a seguir escribiendo cada semana.

Este artículo es un contenido original del Blog de Olga López