David Allen introduce el concepto ‘la mente como el agua’, un estado donde se ha conseguido librarse de todas las preocupaciones de baja intensidad que cargamos en nuestra mente canalizándolas a través de nuestros inbox , descargando la RAM (memoria inmediata).
Es un paso indispensable para focalizar en el momento presente con la máxima intensidad . Conseguirlo es algo más que anotarlo para procesarlo después. Debemos seguir un proceso para su puesta en marcha y mantenimiento.
Crear tu primer inventario
Si no llevas a la practica la recopilación de tus asuntos de forma habitual, empezaremos con una primer inventario de tu actividad. Será un punto de inflexión para marcar un antes y un después con lo que venias haciendo hasta el momento. Una vez superada implantaremos el hábito para mecanizarlo y mantenernos en un punto de claridad permanente .
Es una tarea intensa. Revisaremos todos los asuntos a través de los entornos – contextos – donde nos movemos habitualmente, recogiendo todo aquello fuera de lugar con la intención de recolocarlo lo o eliminarlo de nuestra rutina.
Creamos una ubicación encargada de recoger todos los items a procesar, lo que llamamos Inbox o bandeja de entrada. Deberá ser amplia , enviaremos una gran cantidad de material , no sólo la típica nota con acciones anotadas , también libros, documentos para archivar, objetos a reubicar …. Te recomiendo usar un rincón de una habitación o despacho.
Deberías preparar un inbox para cada emplazamiento que revises: tu casa, tu oficina , la nube para los equipos informáticos y dispositivos …
Antes de lanzar-te, prepara una lista de control para definir todas los contextos a revisar , que no se te olvide ninguno. No pretendo que planifiques al detalle , sólo que te sientes a pensar un rato sobre que entrará en el primer inventario de tu actividad . Debe ser una revisión total de los lugares y sobre lo que haces habitualmente.
Cuando estés en pleno proceso, surgirán nuevas ideas sobre que revisar. Simplemente anótalo en la lista y continúa con lo que estás haciendo.
Una vez realizado toda la revisión te toca procesar cada uno de los items. Se requiere tratar cada uno por separado y tomar una decisión:
- Articula una acción y envía a tu sistema de listas. Si te sugiere una acción redactala describiendo con detalle que tienes que hacer y envíala la lista que corresponda .
- Archivar. Si no te sugiere ninguna acción y debes guardarlo.
- Eliminar . Si no es ninguno de los dos casos anteriores, deshacerse te
Procesar la pila de cosas ‘pendientes’ es una tarea para llevarla hasta final , nada de ir reduciendo la pila de forma progresiva día a día . Una vez terminado cada elemento estará ubicado donde le corresponde, dispondrás de una visión de tu actividad más inmediata y habrás acabado con la inquietud de llevarlo todo encima.
Mecanizar el proceso
¿Eres capaz de pararte para anotar cada vez que surja una interrupción , una idea , una sugerencia … evitando caer en la tentación de reflexionar o tomar una decisión sobre el tema? Si la respuesta es sí , te felicito o eres una persona con una capacidad innata de autocontrol, o tu capacidad de autoengaño resulta formidable .
Una vez superado el primer escollo, crear un inventario completo de tu actividad en forma de listas de acciones y proyectos, o tareas pendientes si lo prefieres. Llega lo más difícil: Mantenerse para no volver a lo de antes.
Procura llevar contigo una herramienta para recopilar de forma sencilla y natural . Una libreta y un bolígrafo . Empieza por lo más sencillo , todos sabemos utilizarlo, es cómodo de llevar , no es necesario ningún conocimiento previo para utilizarlo, no genera distracciones por sí misma (evita los smartphones y otros gadgets ) … y el resto consiste en llevar a la práctica el siguiente precepto:
Cada vez que aparezca algo que interrumpa tu flujo de trabajo, para y anótalo. Cuando termines lo que estás haciendo ya le darás un vistazo para ver si has de interponerlo a las nuevas entradas en el trabajo que ya tenías planificada .
Debe hacerse de forma reiterada, siempre lo mismo, sin aplicar tu sentido crítico. Llega una nueva entrada, la mantenemos en nuestra memoria inmediata el tiempo imprescindible , enfocamos en la libreta , la anotamos y volvemos a enfocar en nuestro trabajo .
Las costumbres arraigadas durante años son difíciles de desterrar. la única opción es apartar nuestro yo crítico durante el proceso y llevarlo a cabo irreflexivamente . La repetición es la vía para asentar nuestro nuevo comportamiento ante las interrupciones.
Buscamos descargar la mente de actividades para las cuales no ha sido diseñada y que la mantienen dentro de una iteración que genera desgaste y favorece el estrés. Intentar acumular recuerdos , detalles de nuestra actividad , naderías, nos quema y nos dispersa . Externalizar a través de una metodología como GTD permite recuperar capacidad creativa y de trabajo para focalizar y ejecutar al máximo de nuestras posibilidades.
Imagen vía Doug Kline bajo licencia Creative Commons