Una empresa se puede plantear realizar un nuevo proyecto, sin la necesidad de cumplir con una gestión como tal. No obstante, ¿cuál será el pronóstico de la empresa luego de eso? Hay muchos factores que son importantes en este aspecto y que daremos a conocer en este artículo.
Llevar a cabo el proyecto de una empresa es sencillo; pero llevarlo al éxito, es una gran responsabilidad. Si estamos esperando que la empresa no fracase, debemos entender cuál es la importancia de la gestión de proyectos.
“No hacer gestión de proyectos es más económico”
¡Falso! Muchas empresas se niegan a realizar una gestión de proyectos, para ejecutar proyectos, pues pretenden ahorrar los costes del presupuesto. Pero en realidad, es todo lo contrario. Una buena gestión de proyecto puede colaborar en la reducción de gastos, aunque el coste es hasta un 20% del presupuesto general que se estima para el proyecto.
No obstante, no gestionar de manera adecuada un proyecto podría resultar fatal. La falta de unidad entre el equipo y el cliente, durante la ejecución del proyecto, podría acarrear algún tipo de pérdidas que se evitarían con una adecuada gestión de proyectos.
Por su parte, cuando existen choques de ideas, altibajos o inconvenientes en el proyecto, puede solventarse sin que el presupuesto se vea tan perjudicado, pues la gestión de proyectos siempre mantiene al frente a un líder que se encargue de este tipo de asuntos de manera inmediata.
Ahora son muchos los motivos para notar que los gastos sin gestión de proyectos, son mayores. Por eso, al aplicar el método acorde que consiga una mejor gestión, logrará un control apropiado en el presupuesto. Además, el tiempo en el que se lleve a cabo el proyecto, será reducido, pues todo se organizaría de forma en que se cumplan los plazos correctamente
5 Razones que indican que la Gestión de Proyectos es importante
1. Alineación Estratégica
Cuando se lleva a cabo un proyecto con una buena gestión, los procesos van alineados a objetivos estratégicos. En el momento de la entrega, se proporciona un gran valor y buenas oportunidades laborales, pues se garantiza una buena elaboración del trabajo en la empresa.
Los riesgos no se pueden evitar, pero con la gestión de proyectos se pueden prevenir, considerando los objetivos del negocio. Un proyecto que no se adapta a las necesidades del negocio y el proyecto, se desvía, no está implementando una gestión de negocios y esto lo llevará a adquirir costes innecesarios.
2. Liderazgo
Ya habíamos mencionado que, con la gestión de proyectos, se establece un líder que ayuda a solucionar los problemas. No solo eso, sino que también capacita líderes, quienes solían ser parte del proyecto, se sienten motivados a ser líderes o directores de proyectos. Comenzando con la colaboración que los lleva a obtener una nueva mirada en sus posiciones laborales.
Cada miembro del equipo se siente motivado a dar lo mejor en su trabajo, cuando existe una gestión de proyectos. No obstante, además de la motivación y el liderazgo, también puede aportar entrenamiento y visión, eliminando los obstáculos que le impedirían hacer lo mejor posible.
A través de los métodos que requieren usarse en el proyecto, todo el equipo de trabajo se sentirá determinado a cumplir con las tareas asignadas, de forma responsable. De ahí radica el éxito o el fracaso del proyecto, por eso los gerentes del proyecto siempre estarán atentos para imponer que se cumpla el proceso y que los empleados se mantengan alineados.
3. Enfoque y Objetivos Claros
Al tener un plan adecuado, será más sencillo ejecutar los objetivos en el proyecto. Por eso, la gestión del proyecto no puede ser asignada a un equipo, porque no tendrá un solo rumbo, sino que, al contrario, los objetivos se podrán ver confusos y carecerán de enfoque.
Lo ideal es que la gestión de proyectos sea asignada al gerente del proyecto. De esta forma, se podrá impulsar al equipo a que cumpla con las tareas que derivan de los objetivos. Esto puede hacerse dividiendo y asignando de forma específica en partes pequeñas, pues si existen riesgos, se pueden detectar rápidamente mientras el resto del equipo se mantiene centrado en orientar sus esfuerzos a la meta planteada.
4. Planificación Realista del Proyecto
La gestión de proyectos es importante porque garantiza que se establezcan expectativas adecuadas en torno a lo que se puede entregar, cuándo y por cuánto. En la fase de planificando y desarrollando proyectos, la gestión es absolutamente necesaria.
Cuando no hay una gestión de proyectos, el presupuesto se sobrepasa y empiezan los retrasos en las entregas. Sin embargo, la gestión de proyectos permite a los gerentes de proyectos, realizar efectivamente negocios razonables. Además, como todas las tareas se asignan con calidad de urgencia, cada uno de los empleados se sentirán comprometidos a realizar las entregas a tiempo y actuar con los pasos indicados, cumpliendo con la calidad estimada para el proyecto.
El gerente del proyecto también se encarga de mantener expectativas reales, que no pasen a ser irracionales y que estén dentro de un proceso con plazos alcanzables, que permita a los miembros trabajar dentro de los límites establecidos.
5. Control de Calidad
Tener calidad en un proyecto en una empresa, aporta competitividad. Esto solo puede lograrse al tener una gestión de proyectos y esto es muy importante, pues los empleados de una empresa suelen estar bajo presión cuando inicia un proyecto. Por eso el gerente de proyectos debe velar por el control de calidad, para que se cumplan cada una de las tareas.
Sin una gestión de proyectos, los empleados podrían subestimar sus asignaciones y ofrecerle una mala calidad al trabajo que se está realizando. Por eso es importante aplicarla, pues con la gestión de proyectos se pueden crear fases para el cumplimiento del proyecto de manera excelente, ya que aporta calidad a la empresa.
El gerente del proyecto debe crear distintos equipos de trabajo que le den cumplimiento a las distintas fases. Cada uno de ellos se encargará de evaluar los distintos resultados, los referentes a la inversión, calidad y aplicabilidad.