Quizás hayas encontrado a tu personal reunidos alrededor del dispenser de agua o de repente se callan o cambian de conversación cuando te acercas. A menudo es una señal de frustración en el ambiente de trabajo. Ya sea que la queja se deba a las obligaciones, a la estructura del flujo de trabajo o una brecha en el proceso, esos mismos empleados disconformes pueden ser la clave para conseguir que las cosas se encaminen nuevamente.
Las organizaciones exitosas valoran a sus empleados pues saben que su personal es la mejor fuente cuando se trata de innovaciones y mejoras en el flujo de trabajo.
Una forma de cambiar la cultura de la organización es trabajar con un tercero para abrir las líneas de comunicación. Muchas veces cuando hay que atravesar una transición o un período de rápido crecimiento o, por lo contario de serias dificultades, las líneas de comunicación entre los empleados y la gerencia se resienten.
Los empleados que pueden relajarse y hablar con franqueza sobre el flujo de trabajo a menudo revelan los inconvenientes en el proceso, problemas que pueden arreglarse fácilmente y a menudo con poco o ningún costo. El personal que se sabe escuchado tiende a ser más productivo. Otro beneficio para la empresa es una mayor tasa de retención.
El consultor externo
Traer un consultor externo para entrevistar a los empleados es una manera no amenazadora para restablecer las líneas de comunicación. A medida que el proceso mejora, los empleados se sentirán más cómodos para ofrecer maneras para mejorar el flujo de trabajo a medida que surgen nuevas situaciones.
Los empleados son tu activo más valioso - su experiencia de primera línea significa que no tienes que mirar muy lejos para mejorar el flujo de trabajo. Cuando un trabajador sabe que su empleador quiere que el/ella tenga éxito, están más dispuestos a ofrecer soluciones potenciales. Hay que aprovechar el conocimiento del equipo para llegar a la mejor decisión para la organización.
Como parte de la tarea de administración, es importante reforzar el nivel de comodidad escuchando las sugerencias y agradeciendo a los empleados por las mismas, ya sea que luego implementes o no los cambios. Al principio puede ser un poco incómodo, pero tienes que mantener las líneas abiertas y continuar buscando soluciones.
Algunas buenas preguntas para iniciar el proceso son:
- ¿Qué paso podríamos eliminar para que este proceso funcione mejor?
- ¿Qué paso debemos añadir para hacer este proceso más rápido o más eficiente?
- ¿Hay alguien más haciendo una tarea relacionada con la suya?
- ¿Dónde considera que el proceso se vuelve lento o se detiene el flujo de trabajo?
Las preguntas abiertas animan a ofrecer más detalles. Si tienes a varios empleados haciendo las mismas tareas, preguntar a cada uno independientemente puede brindar varias perspectivas. Repetir las mismas preguntas en un grupo nos permite pensar en nuevas ideas, puede resultar en una sesión muy productiva de brainstorming.
Conversar con los empleados y considerar sus ideas vale la pena por las mayores tasas de retención, las mejoras en la moral y la productividad. Si encuentras que el flujo de trabajo se ha estancado o no puede mantener el crecimiento, pregunta primero a los empleados que se encuentran en las primeras líneas.
Si prefieres usar a una persona externa a la empresa para involucrar a los empleados en esta conversación, busca un consultor que entreviste al personal sin prejuicios. Esta misma consultora debería ser capaz de proporcionar soluciones basadas en las observaciones y trabajar contigo para crear una estrategia de mejora de flujo de trabajo y del compromiso de los empleados.
La consultora no debe imponer soluciones sino trabajar contigo para encontrar esas soluciones apalancándose en los conocimientos, experiencia y talentos que ya hay en la empresa.
Conclusiones
Involucrar a los empleados en la búsqueda de soluciones puede ser no sólo una manera de encontrar ideas frescas y prácticas sino de mejorar sustancialmente el clima de la organización.