Por muy eficiente que uno sea, estar completamente "al día", sin tener ninguna tarea ni proyecto pendiente, es una utopía.
Afortunadamente la vida, no para de traernos cosas por hacer. Jamás se detiene. Por ello nuestro objetivo no debe ir orientado a no tener asuntos pendientes, si no a tenerlos bajo control.
Con frecuencia nuestra productividad va fluyendo a un ritmo constante, hasta que topa con algún obstáculo. Algo que produce un atasco y que ralentiza todo o parte del proceso. Son los llamados "cuellos de botella".
Para incidir sobre ellos, ante todo, hay que saber identificarlos.
Puede que sea el archivo o la gestión del e-mail que se te resiste y acumulas papeles o correos por leer o contestar. Llamadas pendientes que nunca realizas. Pedidos que no sirves o proyectos "embarrancados" que no hay forma de activar.Los "cuellos de botella" son factores limitantes que determinan la velocidad y el tiempo en la consecución de un proceso productivo.
En términos de productividad personal, podríamos hablar que existen dos clases de "cuellos de botella" : los físicos y los mentales.
FísicosSon obstáculos de tipo material que dificultan la consecución de una tarea.
Algunos remedios para paliarlos:
- Afilar la sierra Disponer de buenas herramientas es el modo de obtener un resultado óptimo en cuanto a calidad y tiempo en la realización de un trabajo. Adquirir un buen software, un buen archivador, tener una mesa amplia, una impresora que no se atasque o un ventilador no debe considerarse un gasto, sino una inversión. No se trata de rodearse de lujos ni de adquirir sistemas o aparatos con prestaciones superfluas, se trata de disponer de las herramientas adecuadas para poder trabajar de forma cómoda y sin obstáculos. Es muy posible que dejes los papeles amontonados pendientes de archivar porque tu mueble archivador está a los topes y te dejas los dedos cada vez que intentas embutir un nuevo papel.
- Trabajar por lotes de tareas. Agruparlas por similitud o contexto nos facilitará el trabajo: Empezar a hacer una primera llamada "cuesta", pero una vez hecha, ya estás en "flujo" y es más fácil realizar las otras que tienes pendientes. Racionalizar contextos y desplazamientos: Si has de ir al Banco, coge la lista de la farmacia y el resguardo del tinte que te pillan de camino.
Son los "cuellos de botella" más fastidiosos de erradicar, porque son intangibles y forman parte de tus emociones y sentimientos hacia las tareas que tienes por hacer. La procrastinación merodea casi siempre alrededor de los "cuellos de botella" mentales.
Identificar cual es la acción inmediata anterior a un "cuello de botella" nos ayudará a analizar porque el proceso se atasca en este punto y qué ocurre a nuestro alrededor o en nuestro interior que no permite que avancemos.
La clave estará en determinar: ¿Cuál es la próxima acción física a realizar? ¿Por qué no se realiza?
Algunos motivos podrían ser:
- Que no sepas o no estés preparado para hacerla y tengas que delegar.
- Que tengas que recibir instrucciones al respecto y éstas sean confusas o no lleguen. Deberás clarificar o reclamar.
- Que odies hacer esto porque alguna vez te salió mal. Piensa cuál fue el error y cómo evitarlo. Visualiza el resultado deseado.
- Que no sea de tu competencia o ya estés sobrecargado de trabajo. Aprende a saber decir NO.
- Que la tarea sea inconsistente y podrías, simplemente, dejar de hacerla.
Delegar, concretar, reclamar, visualizar, incluso pensar puede que nos cueste porque no son acciones físicas/ mecánicas sino que comportan desapegos, implicaciones o enfrentamientos y por tanto: Emociones. El reto está en saber gestionarlas.
Que tengáis un buen día. Montse Ex-directiva de Banca. Después de 33 años dedicada a las finanzas, estoy felizmente pre-jubilada. Para evitar caer en la improductividad, entre otras actividades, escribo un blog sobre desarrollo personal y productividad. Dos temas que me apasionan. http://buenhabit.blogspot.com