Ya hace un mes (más o menos) que puse en marcha el servició Cuestióname. Aquí tenéis un resumen de las preguntas que han llegado, o que muchos habéis dejado en forma de comentario en el blog y que yo público en formspring para concentrarlas en un solo punto, ya sabéis mayor facilidad de accesos y todo eso. Este post es la primera parte, el próximo lunes publicare un segundo post con las cuestiones referentes a GTD y gestión de proyectos. Os animo a utilizar el servició para publicar vuestras dudas e interactuar entre nosotros. No lo dudéis Cuestionarme
Mi pregunta es más bien una consulta de opinión sobre la gestión del correo electrónico. ¿Qué tiempo debemos dedicar? ¿Nos roba productividad?
El correo electrónico puede convertirse en un problema cuando recibimos una gran cantidad de mensajes, o los que recibimos – aunque sean pocos – pueden hacer variar nuestra secuencia de tareas a realizar. Estas dos variantes del mismo problema que pueden hacernos perder tiempo de forma directa o indirecta.
Si recibes un gran número de correos, lee los más importantes. Aprende a utilizar los filtros de tu aplicación cliente de correo electrónico para clasificar las suscripciones a páginas web, las notificaciones de redes sociales y el resto de correo ‘automático’. Fíjate un máximo de tiempo para revisar tus mails y no lo rebases.
Si recibes correos ‘importantes’ que pueden obligarte a variar tu flujo de trabajo. En el correo de tu trabajo si recibes un correo de un cliente, puede resultar fácil verse empujado a interrumpir lo que estés haciendo para contestarlo o para ocuparse de su solicitud. En los dos casos algo perjudiciales para nuestra productividad, interrumpimos una tarea para empezar otra nueva obligándonos a hacer un cambio de chip, dedicando recursos a adaptarnos al nuevo trabajo.
Dos casos en que el mail se convierte en un ladrón de energía y tiempo, mermando nuestra productividad. El tiempo que quieras dedicar-le depende de tú criterio, fíjalo en función de tú volumen de correos y tu disposición de correos.
El tema del autocontrol, para evitar perder el foco en el trabajo, es un tema complicado ¿es siempre posible?
El problema que puede haber es que tu no tengas capacidad de decisión delante la interrupción. En el artículo hablo de todas aquellas pequeñas tentaciones que se nos presentan en el día a día y que somos nosotros los que tenemos que hacerlas frente.
Es difícil, no intentes hacer cambios radicales, da pequeños pasos. Reduce la frecuencia de estas interrupciones. Si navegas, autoprívate de entrar en determinadas páginas o reserva media hora solo para navegar… En este tema de cambios de hábitos siempre se sigue el mismo principio: Poco a poco y buena letra.
Para ampliar más sobre el tema aquí tenéis el post sobre autocontrol
Las tareas repetitivas (por ejemplo, cada 3 días a la misma hora) ¿Cómo las procesas? ¿Las pones en el calendario?
Utilizo Google Calendar para gestionar mis citas y mis tareas periódicas. Esta herramienta me permite programar una cita que se realice con cierta periodicidad. En la misma aplicación podemos configurar que nos envíe un aviso a nuestra cuenta GMAIL con cierta antelación.
Yo utilizo Evernote para gestionar mi sistema GTD, para que las tareas periódicas entren en mi inbox automáticamente, configuro un filtro en GMAIL para que se reenvíe a la dirección @m.evernote.com. Al sincronizar Evernote entran todos los avisos como acciones sin que yo tenga que crearlas.
Hace tiempo que tengo pendiente escribir un post sobre mi sistema GTD, con las ultimas actualizaciones desde los post escritos durante noviembre del año pasado (parte 1, parte 2), pero me estoy conteniendo, primero quiero publicar una serie de post sobre Evernote, i este debe ser el que dé punto final.
¿Cómo evitas distracciones cuando estás trabajando?¿Crees que el escuchar música mientras trabajas distrae o motiva?
Si haces un trabajo continuado y la música es suave y cadente puede incluso ayudarte. Nada de estridencias : )
En cuanto a las otras distracciones, cuando trabajes te recomiendo que simplifiques al máximo tu entorno de trabajo. Fuera todo lo innecesario. Hechale un vistazo a este post prepara tus sesiones de trabajo