Decálogo de trucos para ser más productivo en el trabajo, como seguir el biorritmo que nos marca el cuerpo o aprender a priorizar las tareas. E incluso van un paso más allá: cuando uno pierde demasiado el tiempo, igual es el momento de replantear sus objetivos, sus habilidades o su formación.
1. Entiende los horarios de tu cuerpo
Es importante organizar el día en torno a las pautas naturales que te marca tu cuerpo, para hacer frente a las tareas más complejas cuando tu energía está en sus niveles más altos. Para muchos, esto puede ser a primera hora de la mañana, tras haber descansado y comido. En cualquier caso, hay que guardar las tareas más rutinarias para cuando estamos en momentos de menos concentración, por ejemplo, después de comer. En cualquier caso, cada uno conoce mejor que nadie su propio ritmo, pero debe seguirlo.
2. Prioriza la priorización
Priorizar tareas requiere esfuerzo mental, por lo que es necesario hacerlo en esos momentos del día en que tenemos la máxima energía. Y es básico no dejar de hacerlo, de escoger cuales son las tareas más importantes, para organizar nuestro tiempo teniendo en cuenta el que necesitamos para cada cosa y que no siempre nos da tiempo de hacerlo absolutamente todo.
3. Establece rutinas
Nuestros cerebros están diseñados para responder a patrones de ejecución. El establecimiento de rutinas en torno a la forma de ejecutar nuestras tareas hace que seamos más eficientes y productivos. Una propuesta que hace Forbes es pensar en proyectos del mismo modo que abrimos, leemos, asimilamos y archivamos documentos físicos.
4. Junta tareas similares
El cerebro también aprende, y al ejecutar tareas complejas, las amalgama por elementos similares. La idea es aprovechar esta capacidad programando tareas similares al mismo tiempo. Por ejemplo, hacer todas las llamadas telefónicas seguidas, y después contestar a todos los correos electrónicos, en lugar de ir alternando las dos cosas.
5. Tómate descansos
Para responder bien a las tareas que requieren más esfuerzo, es posible que no sea suficiente con descansar por las noches. El cerebro puede mantenerse concentrado un tiempo limitado, por eso es fundamental hacer pausas de vez en cuando y dejarle descansar. Sal a caminar o socialízate un poco después de un gran esfuerzo. Luego vuele a tu puesto ¡con las fuerzas renovadas!
6. Haz listas de cosas de cinco minutos
Como hay momentos del día entre grandes tareas, hazte una lista de cosas pendientes que te piden poco esfuerzo o tiempo, pero que tienes que hacer. Así tendrás claro en que ocuparte en los momentos de baja intensidad y sacarás adelante ese trabajo para el que nunca encuentras el momento porque parece menos importante. Eso, sin duda, te hará sentir más productivo.
7. Huye de las multi-tareas
Nuestro cuerpo y nuestro cerebro lleva muy mal que cambiemos cada dos minutos de una cosa a otra que a menudo no se parecen en nada. Nuestra atención disminuye y es más que probable que olvidemos cosas por el camino entre estos cambios tan bruscos. Es mejor centrarse en una sola cosa y cuando la acabamos, pasar a otra, aunque el teléfono o la bandeja de entrada nos lo dificulten.
8. Haz un “volcado” de cerebro diario
Mientras hacemos nuestro trabajo, o a veces fuera de la oficina, se nos ocurren propuestas sobre cómo mejorar nuestras tareas. Forbes propone dedicar un momento cada día a escribir sobre papel esas propuestas, esos pensamientos, esas ideas que parecen innumerables y que si no se transcriben casi nunca llegan a buen puerto.
9. Añade diversión a las rutinas diarias
Una de las razones por las que a menudo perdemos el tiempo es porque la tarea que sabemos que tener a continuación nos aburre, y no estamos motivados para hacerlas. Pero hay que hacerlas de todos modos, así que podemos hacer algo que nos mejore esas ganas, como escuchar música si la tarea nos lo permite o añadir algún elemento nuevo en el entorno que sea de nuestro agrado.
10. Si vas a perder el tiempo, hazlo bien
Aunque parezca una tontería, si alguien está perdiendo tiempo a propósito, esto no siempre está enemistado con la productividad. Quizás es el momento de repreguntar si sus tareas son las adecuadas, si está suficientemente formado para lo que tiene que hacer, o si eso se alinea con sus objetivos y habilidades. Quizás la respuesta a esas preguntas nos lleve a un estadio de productividad no alcanzado antes.