Definición de «gestión del tiempo», «productividad personal» y «efectividad personal»

A veces, cuando un cliente me pide un curso de gestión del tiempo, acabo impartiendo un taller de efectividad personal.

No es que he engañado al cliente, sino que, después de la primera conversación para conocer las necesidades concretas de la organización, resulta que me han hablado de «gestión del tiempo» mientras lo que realmente querían era la «efectividad personal».

Para aclarar las dudas de una vez por todas, te presenta mis definiciones¹ de la gestión del tiempo, la productividad personal y la efectividad personal.

Antes de esto, quiero destacar la importancia de las palabras. Ya lo sabes, las palabras crean realidades. Pero también es cierto una palabra puede tener diferentes significados para diferentes personas y además las palabras pueden cambiar de significado. ¿O acaso todavía piensas en caballos cuando escuchas la palabra «coche» o utilizas tu «teléfono móvil» principalmente para hacer llamadas?

Por eso, no me importa hablar con un cliente nuevo de un curso de gestión del tiempo o de productividad personal si en realidad estamos hablando de temas de la efectividad personal. Pero obviamente, cuando hablo con mis compañeros de profesión o con alumnos que ya han asistido a uno de nuestros talleres, prefiero utilizar el concepto correcto.

¿Qué es la gestión del tiempo?

De los tres conceptos, la gestión del tiempo es el más antiguo. Las civilizaciones antiguas ya utilizaban la posición del sol para determinar la hora y registrar el trabajo hecho para poder pagar el salario a los trabajadores.

Pero la gestión del tiempo realmente despegó en 1911 con el trabajo de Frederick Winslow Taylor publicado en su libro The Principles of Scientific Management y más tarde optimizado por Frank y Lillian Gilbreth.

En la era del Taylerismo hemos empezado a dividir el trabajo en partes más simples y pagar a los trabajadores según su rendimiento. Frederick Winslow Taylor pasaba horas en las fábricas cronometrando todos los procesos para optimizarlos al máximo. El resultado del «Taylorismo» era la deshumanización del trabajo.

Como vez, la gestión del tiempo tiene todo que ver con la eficiencia y la optimización de los recursos.

Mi definición de la gestión del tiempo es:

“La gestión del tiempo es el proceso de planificación y ejercicio del control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas.”

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La gestión del tiempo es el proceso de planificación y ejercicio del control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas.

En la actualidad podemos encontrar muchas formas de gestión del tiempo. El Taylorismo se ha evolucionado en lo que hoy llamamos los métodos «lean».

Fuera de la fábrica podemos encontrar el Timeblocking y el Timeboxing, con la técnica Pomodoro como ejemplo más famoso del último. Resumiendo brevemente: el Timeblocking no es nada más que poner una acción en el calendario, por ejemplo para una reunión, hacer tu revisión semanal o para ir al gimnasio,² mientras en el Timeboxing decides justo antes de empezar una tarea cuánto tiempo quieres dedicar a la ejecución.

Aunque hay especialistas en la productividad personal que aseguran que ya no hay sitio para la gestión del tiempo, la verdad es que todavía quedan muchas ocasiones en que es imprescindible planificar y controlar el tiempo dedicado a actividades. El primer ejemplo que me viene a la cabeza es, obviamente, la planificación de las reuniones.

Otro momento en que gestiono el tiempo es al impartir los talleres de efectividad. Cómo siempre adaptamos los contenidos del taller a las necesidades de los alumnos, siempre estamos balanceando los contenidos mientras el taller avanza: «Este tema podemos eliminar, porque no hay interés», «Ha salido un nuevo tema que realmente deberíamos tratar, ¿dónde lo colocamos?», «Hemos usado más tiempo que previsto a este tema. ¿Cómo adaptaremos los contenidos restantes para terminar a la hora?», etc.

Desde mi perspectiva, en la actualidad el mayor beneficio de la gestión del tiempo está en tomar consciencia de la duración previsto de tus acciones y proyectos y así evitar el sobrecompromiso. Es decir, la gestión del tiempo se ha movido de la fase «completar» a la fase «clasificar» de tu flujo de trabajo.

¿Qué es la productividad personal?

Las técnicas de gestión del tiempo han salido como resultado de una excepción histórica. Nunca antes y nunca después se han dado este conjunto de circunstancias únicas: el trabajo bien definido, repetible y divisible, la separación entre personas que hacen el trabajo sin tener que pensar — los trabajadores — y personas que piensan sobre el trabajo sin tener que hacerlo — la dirección…

Pero a partir de los años cincuenta del siglo pasado hemos visto como ha aparecido la figura del trabajador que también piensa, el trabajador de conocimiento. Poco a poco, las circunstancias del trabajo han vuelta a una situación que se parece bastante a lo que había antes de la revolución industrial: una gran cantidad de trabajo no-planificable, la falta de claridad sobre qué hay que hacer y más adaptación a los cambios de cada día.

Al levantarse por la mañana, el granjero puede tener una ideo general de las actividades que hará ese día, peo luego encuentra una vaca enferma, detecta un punto débil en la valla que debe reparar urgentemente y en media de todo eso debe encontrar un momento para actualizar su administración.

El contable, el medico, la formadora, el asistente social, la abogada, el gerente, la inversora… todos están un una situación similar al granjero: pueden tener una idea general de cómo será su día, pero saben que saldrán muchos imprevistos.

En estas situaciones, el enfoque cambia de planificar y controlar el tiempo a preparar, prever y decidir sobre la marcha. Y aquí entraremos en el terreno de la productividad personal. Deberíamos cambiar de la gestión del tiempo a la gestión de la atención.

El objetivo de las técnicas de la productividad personal es sacar el máximo provecho del tiempo activo; conseguir más resultados con menos esfuerzo. En otras palabras, la productividad personal es la suma de la eficacia (hacer las cosas correctas) y la eficiencia (hacer bien las cosas).

La definición oficial³ de la productividad es:

“La productividad es la relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.”

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Para un trabajador de conocimiento, su atención es el recurso más valioso. Por tanto, un trabajador de conocimiento productivo es un profesional quien saca la máxima cantidad de resultados de su capacidad de atención.

Donde el calendario es el instrumento representativo de la gestión del tiempo, la lista de tareas o la lista de acciones es el núcleo de los métodos de productividad personal.

Hay muchos métodos o sistemas de productividad personal. Yo he estudiado algunos de ellos, como 7P, Action Method, Bullet Journal, FASE, FAST, Final Version, Focus on Time, Free to Focus, Getting Results the Agile Way, Getting Things Done, Master Your Workday Now!, OSEI, Personal Kanban, POSEC, Rapid Planning Method, Systemist, Take Action, Take Back Your Life!, Think Productive, Total, Relaxed Organization, Total Workday Control y Zen To Done.

Casi todos estos métodos y sistemas tienen algunas cosas en común:

• La importancia de crear un sistema externo a la mente para gestionar los compromisos.
• Dedicar momentos concretos durante el día, la semana y/o el mes para procesar, clasificar o aclarar⁴ nueva información y actualizar el sistema.
• Una manera para organizar tu lista de tareas/acciones para que sea fácil de priorizar y decidir la siguiente actividad a terminar.
• Alguna forma de mantener la vista en los resultados deseados más allá del trabajo diario.

En los años, la productividad personal ha ido cambiando, siguiendo los cambios en la sociedad. El cambio más importante es la desaparición de la separación entre la vida personal y la vida laboral. Aunque la revolución industrial ha terminado desde hace muchos años, la forma de liderar empresas solo ha empezado a adaptarse a esta nueva realidad en el siglo XXI, más que nada impulsado por las nuevas tecnologías. Como consecuencia de estos cambios, cada vez más profesionales han empezado a integrar la vida laboral y la vida personal y aplicar los mismos sistemas de productividad personal en el ámbito personal.

¿Que es la efectividad personal?

Ya tenemos claro qué es la gestión del tiempo y qué es la productividad personal. Ahora ¿qué es la efectividad personal?

Aquí hay muchas opiniones diferentes. Empezamos con la definición oficial de la RAE:

“La efectividad es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.”

Básicamente, dice que la efectividad es exactamente lo mismo que la eficacia. Podemos ver que en este tema, la RAE va bastante atrasado a la opinión de los expertos. Por ejemplo, Peter Drucker ya nos ha dado una mejor definición de la efectividad en su obra de 1967 «El ejecutivo eficaz»:

“Efectividad es «hacer bien las cosas correctas», es decir, hacer las cosas de forma eficiente y eficaz.”

Básicamente, según Peter Drucker la efectividad personal es exactamente lo mismo que la definición de la productividad personal que hemos visto antes.

Durante las últimas décadas, la gran mayoría de los especialistas en el tema han usado los dos términos «productividad personal» y «efectividad personal» como sinónimos, con una ligera preferencia para la «efectividad», simplemente porque la palabra «productividad» tiene una connotación de producir y fabricar y la palabra «efectividad» parece ser más apta para el trabajo de conocimiento.

Pero en los últimas años apareció una nueva línea de pensamiento.⁵ Parece que estamos otra vez en un periodo de transición en la forma de trabajar, la llamada cuarta revolución.

En algo más de una década hemos visto cómo ha cambiado nuestra vida debido a la inclusión de nuevas tecnologías como el teléfono móvil, el «big data» y la inteligencia artificial. En pocos años han aparecido nuevas profesiones, como el «community manager», el «influencer» o el experto en SEO. También hay profesiones que están desapareciendo rápidamente: operadores de máquinas de coser (ahora los ordenadores controlan las máquinas), taxistas (hay múltiples pruebas con coches autónomos en todo el mundo) y agencias de viajes (en internet encuentras billetes de avión más baratos).

Dentro de poco habrá un robot, máquina o aplicación que sabe hacer una parte de tu trabajo mucho mejor que tú. Y esto no sólo es aplicable al trabajo manual. Por ejemplo, ya hay sistemas de inteligencia artificial que combinan datos y storytelling para escribir artículos en diarios prestigiosos.

Esta revolución está teniendo un efecto tremendo en el trabajo. Si las maquinas harán gran parte de tus actividades actuales, ¿a qué te dedicarás en unos años? Pues, en realizar actividades que las máquinas no pueden hacer: emocionar a otras personas y ser creativo.

Y aquí está el problema, porque todos los métodos de productividad personal que hemos desarrollado estás dirigido a gestionar la atención, a optimizar el enfoque. Pero para ser creativo y emocionar a las personas, no basta con concentrarte. Necesitas algo más…

Tendremos que volver a usar una parte olvidada de nuestro cerebro. Esa parte que se activa cuando te aburres.⁶ Porque mientras tu no estás haciendo nada, tu cerebro está muy activo, creando conexiones entre diferentes partes de tu memoria. En estos momentos se activa la red neuronal por defecto responsable para, entre otros, los momentos «¡Eureka!».

Sabiendo esto, podemos ver la lógica evolución desde la productividad personal tradicional, dónde el énfasis está en la gestión de la atención — es decir, en los momentos en que estás enfocado en una tarea — a lo que yo a partir de ahora llamo la efectividad personal, dónde el énfasis está en la gestión de tus intenciones.

En la productividad personal lo importante son los momentos de concentración; el descanso, el ocio y la desconexión sólo sirven para recargar las pilas para volver a producir. Pero en la efectividad personal intentamos combinar los dos «modus operandi» del cerebro⁷ para conseguir una manera más holística de ser productivos:

“La efectividad personal es hacer las cosas correctas en el momento correcto y de forma correcta.”

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Para ser efectivo, las pausas no son sólo para recargar las pilas, sino que tienen una función activa en la forma de «percolar» las ideas. En la efectividad personal hay más énfasis en la inteligencia social, en el entorno, en la intuición, en los valores, en tus intenciones…

¿Cuál es lo mejor?

Como siempre, me gustaría ofrecer información accionable. Por tanto, ¿es mejor usar las técnicas de la gestión del tiempo, de la productividad personal o de la efectividad personal?

A primera vista, parece que la efectividad personal es el concepto más moderno y más completo, pero tiene sus raíces en los dos conceptos anteriores.

Lo mejor es aplicar las tres técnicas en su justa medida y en el momento correcto.

Una buena gestión del tiempo es imprescindible para poder planificar citas, estimar el cargo de trabajo a que te comprometas y, en general, evitar el sobrecompromiso.

En los momentos en que decides trabajar⁸ con enfoque, te vendrán muy bien los hábitos de la productividad personal para transformar la información que recibes a través de diferentes canales en acciones concretas y para poder dedicar tu atención siempre a la mejor tarea.

Pero no debes olvidar la fuerza de la mente, incluso cuando no estás trabajando. Aprendiendo de la nuerociencia serás capaz de optimizar tu creatividad y vivir con propósito. Porque la efectividad personal te prepara para la siguiente revolución industrial.

Ahora tu…

¿Qué es para ti la «gestión del tiempo», la «productividad personal» y la «efectividad personal» y en que momentos y situaciones utilizas cada uno?

1. Son mis definiciones, porque ni siquiera los diccionarios o la Wikipedia se han actualizado. ↩︎
2. En casos extremos hay personas que llenan el 95% de su agenda con tareas de este tipo. ↩︎
3. Definición completa según el diccionario de la lengua española de la RAE:
   
   1. f. Cualidad de productivo.
   2. f. Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial, etc.
   3. f. Econ. Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc. La productividad de la cadena de montaje es de doce televisores por operario y hora.
   ↩︎
4. A veces parece que la única diferencia entre estos métodos es la palabra que usan para los diferentes hábitos. ↩︎
5. Podemos discutir extensamente sobre qué es nuevo en este campo, porque casi todos los problemas en la efectividad personal que encontramos en la actualidad ya han sido descritos (y en muchos casos solucionados) hace miles de años por los filósofos griegos y romanos. Creo que el único realmente nuevo en este sentido es que, gracias a los avances en la neurociencia, entendemos mejor de dónde salen estos problemas y por qué funcionen las soluciones de siempre. ↩︎
6. ¿Cuántos años hace que no te aburres? ↩︎
7. Chris Bailey ha etiquetado estos dos modos «Hyperfocus» y «Scatterfocus» ↩︎
8. Uso aquí una interpretación amplia de la palabra «trabajar» para incluir las acciones relacionadas a cualquier tipo de resultado que quieres conseguir, remunerado o no. ↩︎

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.