Puedes pensar que dejar de trabajar en una tarea para pasar a trabajar en otro asunto, o para hacer un punto y aparte descansar y volver con algo nuevo es una acción sencilla, casi automática, pero no es así.
Nos dejamos arrastrar por la inercia, nos cuesta despegarnos de lo que hacemos. Para los que nos pasamos el día delante de una pantalla levantarnos una vez terminado el asunto en marcha y tomarnos unos momentos lejos del escritorio puede resultar poco natural.
Preferimos minimizar la ventana, abrir el navegador i entrar en una web de noticias. Preferimos un paréntesis de baja calidad a una desconexión completa.
Porque es tan importante
Pautar tus pausas es importante para mantener el tono de tu trabajo durante toda la jornada, y durante toda la semana. Te ayuda a llegar al final sin tener la sensación de que estás quemado o no puedes más.
No sólo es un asunto de energía también de rendimiento. Encontrar la forma para airearse nos permite dejar atrás los problemas tratados (o en espera), descargarlos de la mente y dejar espacio y capacidad de proceso para los siguientes asuntos.
Crear tus propias alternativas
No conseguimos consolidar las paradas para descansar porque seguimos haciendo lo que es más cómodo y lo que hemos hecho siempre. Necesitamos una señal, un disparador que nos indique tenemos que cambiar ambiente.
Primero preparemos una alternativa a lo que hacemos habitualmente. Si no sabemos lo que queremos hacer difícilmente lo haremos.
Algunas ideas:
Hacer un café, dar una vuelta por la oficina, mirar por la ventana, salir de la oficina y dar una vuelta, desayuno, beber uno o dos vasos de agua, hablar con un compañero, ir al baño y tomarte unos minutos más de los que te tomarías habitualmente…
Cualquiera de estas opciones, u otras en la misma línea, pueden darnos el punto y seguido o el punto y aparte que necesitamos durante la jornada. Según la intensidad de lo que necesitamos elegimos una opción o la otra (o una combinación de varias).
Una vez disponemos de las alternativas entramos en un juego de prueba y error. Hay que probar lo que planteamos, ver que nos funciona mejor en cada momento del día y de la semana.
Si no estás acostumbrado a tomarte descansos de forma regular lo mejor es que los preprogrames. Pon alarmas en tu teléfono móvil y cuando suene detente (si no tienes algo candente entre manos). Soy partidario de crear el hábito antes de dar coherencia a tu política de paradas.
Párate aunque dejes una tarea a medias. Primero crea el hábito y con el tiempo armonízalo con tu flujo de trabajo para que un descanso marque una transición entre tareas o entre proyectos.
Saber cuándo detenerse
Si trabajas con Getting Things Done (GTD) un descanso lo puede marcar el punto en que dejas de trabajar en un contexto y pasas a trabajar en otro.
Si estás trabajando en el contexto @ordenador, estimando balances mensual o previsiones para tu empresa, acciones exigentes que requieren de una alta energía y nivel de atención, suena la alarma, aprovechas para ir a dar una vuelta y tomar un café.
Al volver te pones a trabajar en el contexto @email, procesando los mails que tienes en tu bandeja de entrada y enviando los pendientes. Al finalizarlo tomas un poco de agua y te levantas para dar una vuelta o mirar por la ventana y si no has acabado con los balances te vuelves a poner.
La importancia de establecer límites
No es necesario terminar todas las acciones del contexto. Hay que saber establecer la propia medida, un criterio propio para saber cuándo detenerse. Esto vale tanto si trabajas con GTD o con otro sistema. Después de las acciones más inminentes, las más exigentes o si no las hay, después de un número predefinido.
Hay que saber cuándo se está agotado. Quizá no te sientes cansado pero te cuesta centrar tu atención. Este es el momento de una nueva pausa.
Debemos saber cómo trabajar y cómo descansar. Más allá de pautar las pausas hay que poner límites a lo que se puede hacer durante la jornada. Establecer un punto y final y tenerlo presente para apagar cuando llegue y mantener la tensión durante las horas que tenemos que dedicar a HACER.
El descanso y el esparcimiento debe equilibrarnos. Esparcimiento de calidad, alejado de pantallas, a ser posible compartiendo con otras personas.
Y tú, ¿sabes cuando tienes que parar?
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