Los deudores morosos es uno de los temas sensibles dentro de la gestión financiera de una pyme; ya que por su condición de pequeña y mediana empresa es común que tenga que acceder a la opción del crédito a sus clientes, como una estrategia de competición en el mercado para atraer y mantener clientes.
Sin embargo este tipo de acciones, manejadas de manera inadecuada, puede repercutir de manera negativa. Ya que tiene como consecuencia que la pyme sea propensa a quedar en estado de iliquidez, a razón de que en la medida en que haya morosidad en el pago de las cuentas pendientes, esto representa insolvencia, y por ende, la falta de capacidad para enfrentar sus diferentes obligaciones.
En ese sentido, queremos tratar el tema de los deudores morosos y su manejo en la pyme; con el fin de proveer de algunas herramientas prácticas para subsanar las situaciones adversas que pudieran estar enfrentando en el momento, y que al mismo tiempo le sirvan para trazar la estrategia necesaria para evitar, en la medida de lo posible, caer en estado de iliquidez.
Para responder a la pregunta cómo manejar a los deudores con estado moratorio primero hay que establecer los parámetros que definen una gestión financiera efectiva de las cuentas pendientes. En ese sentido, la efectividad de la gestión de cobros reside en dos elementos básicos:
Por lo que en la medida en que existan lineamientos claros que establezcan las normas a implementar y la manera en que los perfiles que coincidan con los requerimientos para el buen desempeño financiero operativo de la pyme, entonces se tendrá un marco de acción para tomar las decisiones pertinentes respecto de la cartera de clientes que se tengan.
En otras palabras, la base que logra sustentar la buena gestión del cobro son las medidas y políticas que se implemente dentro de la pyme para que este sea eficiente.
Cabe destacar que aun existan buenas políticas y perfiles de crédito definidos no es garantía para la ausencia de deudores morosos. Sin embargo, cuando éstas se aplican, la incidencia de este tipo de clientes(as) tiende a bajar, repercutiendo en una mayor solvencia, repercutiendo en una mayor liquidez por parte de la empresa.
Tomando lo anterior como punto de referencia, vamos a compartir una serie de pasos para mejorar la gestión de las cuentas por cobrar, con énfasis en clientes con deudas pendientes de mucho tiempo.
Paso 1. Clasificar la cartera de clientes en función de montos de crédito y tiempo de morosidad, partiendo del ciclo de gastos de la empresa. Esto porque no todas las industrias son iguales y la rotación de cuentas por cobrar varía de una industria a otra. Por lo tanto, es vital saber cómo se comporta la industria a la cual pertenece para entonces establecer períodos que vayan acorde a la misma.
Paso 2. Establecer perfiles de clientes en donde se cree una tabla que los gradúe en función de qué tan eficientes son en el pago de sus compromisos. La razón de ser de esto es para que en la medida en que sean más morosos entonces se tomen dos medidas primordiales: 1- Disminuir, y en ciertos casos, restringir el crédito. 2- En caso de haber penalidades, como representan un mayor riesgo, entonces sean más severas, es decir, que si se el cargo por mora es el 10% del total de la factura, entonces a aquellos clientes que dilatan el pago, dicho cargo sea de un 15%.
Es importante resaltar que esta última medida es solo como ejemplo y punto de referencia, ya que este tipo de prácticas no siempre son aplicables a todos los países, y es necesario estar acorde a la legislatura de la nación, estas acciones pudieran estar penadas por la ley.
De todas maneras debe existir, para aquellos deudores morosos, algún tipo de indicador de diferenciación a la hora de emitir créditos; de manera que les llegue el mensaje, tanto a la empleomanía como a quien requiere los servicios o productos de la empresa, de que existe niveles de confianza en la pyme que son revisados y evaluados a la hora de facilitar una mercancía o servicio a crédito.
Paso 3. Afiliarse a un Buró de Crédito porque en ellos se registran las distintas realidades de las personas que usan los servicios o productos de la empresa de una manera condensada. No obstante, es relevante hacer notar que este tipo de herramientas muestran números fríos, y detrás de esos números hay personas que pasan situaciones calamitosas en su vida financiera que no están registradas en estos reportes crediticios, por lo tanto, no siempre este tipo de informes de crédito están acordes a la realidad de la persona.
Sin embargo, si pueden ser utilizados como punto de referencia para la gestión efectiva de los deudores morosos.
Paso 4. Creación de fondos de contingencia ya que son los que permiten, ante una situación de iliquidez, solventar los compromisos pendientes. Esta es una de las prácticas menos implementadas dentro de las empresas, a razón de que se asume que el dinero ocioso no genera beneficios. Sin embargo, esta perspectiva, desde nuestro punto de vista, es limitativa porque el fondo de contingencia no es un dinero ocioso, todo lo contrario, cumple una función: Solventar la empresa cuando se presenten momentos de estrechez a razón de deudores morosos.
Por lo tanto, la implementación de un sistema de fondo de contingencias prevé que en el futuro la empresa no tenga la capacidad de hacer frente a sus compromisos.
Paso 5. Buscar ayuda de una agencia de cobros Este es el último recurso al que se debe apelar. Y se usa cuando las cuentas pendientes lleguen a un punto en donde, literalmente, son incobrables. Es entonces cuando entran en escena estas empresas para salvaguardar el patrimonio de las empresas o personas que están en una situación de cuentas incobrables facilitándole así la recuperación del dinero.
Por lo general estas agencias lo que hacen es que "compran" la deuda descontada y el margen de diferencia es lo que representa el beneficios que reciben. Otras, además de tasa de descuento que asumen, también incurren en otros gastos.
Lo importante de estos cinco pasos es que se pueden aplicar a tanto a una situación de clientes en estado moratorio como también para la gestión cotidiana de las cuentas por cobrar, por lo que le invitamos a que, en la medida de sus posibilidades los ponga en práctica.
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