Este es el cuarto y último post de la serie que comencé hace algunas semanas sobre digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB.
Hoy voy a mostrarte un ejemplo práctico de cómo integramos la tecnología en la digitalización de nuestros Workflows.
El ejemplo que he elegido es el «ciclo de vida» de un material formativo impreso.
El proceso comienza cuando recibimos una nueva versión de la David Allen Company y termina cuando el material está listo para entregarse en una de nuestras formaciones.
Personas, procesos, tecnología y efectividad
La efectividad es una competencia que desarrolla la persona. Una persona es efectiva o no lo es.
Ninguna tecnología, ningún proceso y ninguna digitalización puede convertir en efectiva a una persona inefectiva.
Así que lo primero es contar con personas efectivas.
Lo segundo es definir procesos efectivos y solo las personas efectivas son capaces de hacerlo.
Lo tercero es encontrar la tecnología que mejor apoye y refuerce estos procesos.
Porque solo los procesos efectivos pueden serlo aún más gracias a la tecnología adecuada.
Ninguna tecnología convierte procesos inefectivos en efectivos.
Todo resultado es un proyecto
En OPTIMA LAB, crear la versión local de un material formativo a partir de un documento maestro en inglés es un proyecto.
Todos nuestros proyectos tienen su Project Owner. Quién es esa persona depende del área de responsabilidad a la que pertenezca el proyecto.
La gestión de materiales procedentes de la David Allen Company pertenece al área Materials Development & Acquisition y su coordinador es Jordi Fortuny.
Por tanto, el Project Owner de este proyecto sería Jordi.
Preparando el Workflow
Inicialmente, Jordi haría dos cosas.
Lo primero, crear un canal en Slack a través del cual gestionar las conversaciones relacionadas con este proyecto.
Un posible nombre para ese canal sería #jf_p_40_trello_setup_guide_translated_and_ready_to_use.
Las dos primeras iniciales indican el nombre del Project Owner. La «p» indica que ese canal corresponde a un proyecto.
El 40 es un contador de proyecto, en este caso del cuarto proyecto abierto de Jordi (los proyectos se numeran con múltiplos de 10; si este proyecto tuviera subproyectos, se numerarían 41, 42, 43, etc.).
El resto es la definición del resultado a conseguir.
Lo segundo, crear un tablero en Trello para gestionar el proyecto.
El nombre del tablero sería «Tablero_Proyecto-jf-p-40_OPTIMALAB_JFOR_aaaammdd_1.0», siguiendo nuestro estándar de codificación de documentos.
Tenemos ya una plantilla de Trello predefinida para los proyectos.
La primera lista de la plantilla corresponde a la Project Definition e incluye una serie de tarjetas que se completan al dar de alta el proyecto.
Ejemplos de la información que se añade a esas tarjetas son el resultado del proyecto, su propósito o la fecha de inicio del mismo.
El resto de las listas del Trello corresponde a un Kanban tradicional: To-do, In progress, Waiting, Done, Questions/Comments.
El Workflow de traducción y maquetación
En Dropbox tenemos un Workflow ya definido para este tipo de proyecto, ya que es algo que hacemos recurrentemente.
Este Workflow consta actualmente de 18 carpetas numeradas con nombres descriptivos de cada paso.
Ejemplos de estas carpetas serían «1. In translation by JFOR», «3. In revision by MBOL» o «18. Translation Workflow completed» (JFOR = Jordi FORtuny; MBOL = Marta BOLívar).
El documento va pasando de una carpeta a otra según el estado del proceso en el que se encuentra.
Cuando alguien completa un paso del Workflow, mueve el documento a la siguiente carpeta y avisa al resto a través del canal de Slack del proyecto.
El project owner va actualizando el tablero correspondiente de Trello según el estado del proyecto.
El tablero de Trello es la foto completa y actualizada del estado del proyecto. Las conversaciones sobre el proyecto van por Slack. En Drobpox está el material de apoyo del proyecto. Un lugar = un significado.
Pasos del Workflow
De manera muy, muy resumida, los pasos del Workflow son:
- Jordi carga los documentos originales de Adobe InDesign en Trados. El diccionario de Trados «recuerda» todas las traducciones previas, por lo que traduce automáticamente todo el texto que reconoce.
- Jordi hace una primera traducción «en bruto» del texto restante (el que Trados no ha reconocido) con Deepl, y luego genera un Word con un formato específico a doble columna.
- Marta revisa la traducción en este Word y hace modificaciones centrándose únicamente en la calidad técnica de la traducción, sin entrar en el contenido.
- Paz y David revisan el documento y proponen mejoras para adecuar la traducción a la forma de comunicar y a las expresiones usadas en España, aunque no se ajusten a la traducción literal del texto. Se busca maximizar la comprensión del documento.
- Yo reviso todo el texto, incluyendo las propuestas de Paz y David, desde el punto de vista pedagógico y de rigor metodológico.
- Jordi integra nuestro feedback en Trados y carga el texto traducido en Adobe InDesign, generando un primer borrador en PDF de cómo quedaría la versión en español.
- Todos los nodos revisamos el documento identificando las partes que necesitan ser remaquetadas (porque se ha perdido el diseño original al traducirse el texto).
- Jordi remaqueta el documento integrando nuestro feedback. Utiliza para ello Adobe InDesign y Adobe Illustrator.
- Todos revisamos el resultado final desde un punto de vista de calidad estética.
- Sergio y Laura, nuestros «finalizadores», hacen una última revisión en busca de pequeños errores tipográficos, ortográficos o estéticos que pulir.
- Jordi integra el feedback de Laura y Sergio y genera el PDF final.
- El documento final se guarda en su carpeta correspondiente en Dropbox, quedando listo para su uso.
Efectividad y tecnología, individual y colectiva
Algunas de las preguntas que me habéis hecho en posts anteriores de esta serie es cómo separamos nuestros sistemas GTD® individuales de las herramientas de gestión de la red, si las integramos o si tenemos solapes.
La verdad es que nada de esto ocurre.
Cada nodo utiliza una herramienta distinta para su sistema de efectividad personal y en él tiene recordatorios de lo que él o ella tiene que hacer.
Las herramientas de la red son para gestionar los proyectos, no para gestionar el trabajo de las personas que participan en ellos.
Por ejemplo, si Jordi está traduciendo un documento, actualizará el Trello del proyecto para que todos los nodos podamos tener la «foto» del estado actual del proyecto.
También nos informará por Slack cada vez que haya un cambio y tendrá físicamente el documento en una carpeta de Dropbox.
Pero lo que tendrá Jordi en su sistema GTD® será un recordatorio de lo que él necesita hacer con ese documento que tiene en Dropbox.
Ningún solapamiento, ninguna integración y ninguna separación.
Y, por supuesto, ningún «GTD® colaborativo», sencillamente, porque eso no existe.
La efectividad personal y la colectiva son dos caras de una misma moneda. Forman parte de un todo y a la vez son cosas distintas.
Y con esto pongo fin a esta serie sobre digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB.
Espero que te haya gustado y hayas encontrado en ella algo de utilidad.
La entrada Digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB (y IV) se publicó primero en Óptima Infinito.