Todos buscamos ser más eficientes en nuestro trabajo, el método Kanban puede ser una alternativa.
Método Kanban, eficiencia en los procesos empresariales
Vamos a por el tercer año de aventura empresarial, lo que en un principio era una pequeña empresa con apenas un par de clientes, se está convirtiendo poco a poco en una Pyme más o menos grande en cuanto a volumen de negocio, es por ello que lo que nos valía al principio, ya no nos vale ahora.
Para que os pongáis en situación, mi trabajo es el de community manager de varias cuentas, cuando eran 2 o 3 clientes me apañaba con post it pegados en el ordenador y una agenda atestada de apuntes en cualquier dirección y sentido…, pero según vamos creciendo se hace menos operativo este sistema, he probado a usar el calendario del ordenador, casi tardo más en organizarlo que en el trabajo a desarrollar, además al crecer no solo desarrollo las tareas propias de mi puesto, sino que hay que quedar con los clientes, facturar, preparar informes y presupuestos, hacer estudios….
En definitiva el trabajo de cualquier empresa, que si no lo tienes organizado y no nos engañemos, por muy bien que tengas amueblada la cabeza es imposible que te acuerdes de todo, como digo si no lo tienes organizado e implantas un sistema de gestión que resulte eficiente, al final siempre habrá algo que se te olvide.
Nosotros después de mucho buscar, de usar casi todo lo que cayó en nuestras manos, nos hemos topado con el método Kanban, que para los que no lo conozcáis os lo voy a explicar de una manera muy gráfica y sencilla.
Método Kanban
Este método viene de Japón lo crearon en Toyota para controlar el proceso de producción de sus productos y básicamente consiste en un panel con varias columnas, como podrían ser…
- tareas a realizar
- tareas asignadas
- tareas en proceso
- tareas finalizadas
- tareas pendientes
En la columna correspondiente se coloca una tarjeta con una tarea en concreto, según van realizandose los procesos, estas tarjetas van cambiando de columna hasta que el proceso se termina… y ya está no tiene más en cuanto a método pero si en cuanto a gestión… me explico.
Nosotros tenemos creado un panel dividido por filas y columnas, cada fila corresponde a uno de nuestros clientes y esa parte del panel está compartida online con un responsable de cada empresa (clientes), así saben en todo momento que tareas se están realizando y que queda por hacer.
Esto en cuanto a filas, por parte de las columnas, tenemos.-
- trabajo a realizar
- tareas asignadas
- en proceso
- testeo de tareas
- acabadas.
El trabajo a realizar semanalmente parte de la primera columna, y según como sea este tipo de trabajo, se pone un tiempo en horas estimado y se asigna a una serie de personas u otras, con la ventaja de poder dar carga de trabajo a quien no la tenga y o descargar a quien tenga exceso, todo esto de forma muy visual. Además tienes la posibilidad a través de un código de colores de dar prioridad a una tarea sobre otra e incluso crear Bugs con incidencias concretas, para que se resuelvan lo antes posible.
Como forma de organización es perfecta, pero evidentemente cada uno ha de ser responsables de sus procesos y al igual que cada mañana miras tu mail, has de ver tu panel y que tareas tienes asignadas.
Si toda la empresa se involucra, la eficiencia en los procesos, sobre todo en los trabajos repetitivos, mejora exponencialmente y además a todos y cada uno de los miembros de la empresa los tienes ocupados con una carga de trabajo similar, encima la ventaja es que el cliente en todo momento sabe que estás haciendo y que vas a realizar.
Este sistema, a nuestro entender debe usarse semanalmente, sería una locura asignar tareas mensuales por la cantidad de información que habría que meter en el tablero, además teniendo 30 días por delante la gente tiende a relajarse pensando que queda mucho tiempo y al final todo son prisas.
En nuestro caso, todavía estamos en fase de pruebas, pero hasta el momento ya se notan los beneficios del método y según vayamos puliendo los problemas que nos encontramos, estamos seguros que cada vez será más eficiente.
¿Y vosotros, usais algún método para aumentar vuestra eficiencia?
Como siempre, no os olvidéis de comentar, compartir y dar a me gusta, que es una tarea de mi panel Kanban que tengo que pasar a realizada