Si en el primer post escribía sobre los errores y malentendidos habituales acerca de los contextos, y en el segundo hacía lo propio sobre qué es realmente una siguiente acción, en este tercer post vamos a hablar sobre el paso «Ejecutar».
«Ejecutar» es el peor entendido y aplicado de los 5 pasos para administrar el flujo de trabajo, por dos motivos:
- Casi nadie sabe qué es Ejecutar en GTD® y, a pesar de ello, todo el mundo cree saberlo.
Al igual que ocurre con otros conceptos de GTD®, como por ejemplo proyecto o agenda, «Ejecutar» es una palabra de uso habitual, pero que en GTD® significa algo completamente distinto de lo habitual. - «Ejecutar» en GTD® incluye elementos diversos, cuya interrelación puede resultar compleja de entender.
Para «Ejecutar» en GTD® hay que integrar el modelo de 6 niveles de perspectiva, las 3 formas de trabajar y el uso del sistema de recordatorios.
Ejecutar es elegir
El primer error habitual es creer que la esencia de Ejecutar es hacer. Esto es falso.
Ejecutar consiste en elegir con confianza qué hacer – y también qué no hacer – en cada momento.
La efectividad depende más de lo cualitativo que de lo cuantitativo, hasta tal punto que la ejecución sin sentido es falsa efectividad.
A muchas personas les cuesta interiorizar esto, ya que nos han educado en el paradigma industrial, dónde solo tiene cabida la productividad, es decir, la eficiencia.
El paradigma de la efectividad es más amplio y, en lugar de limitarse a lo cuantitativo, incorpora también lo cualitativo.
En el trabajo del conocimiento siempre hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. En este escenario, decidir qué hacer y qué no hacer en cada momento aporta tanto valor como el hecho de hacerlo.
Porque, como decía el maestro Drucker, «no hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto».
En el paradigma de la efectividad se pueden dar dos paradojas, imposibles en el paradigma de la productividad:
- Hacer pocas cosas y que la efectividad sea muy alta, hasta el extremo de que la opción más efectiva en un momento dado puede ser no hacer nada en absoluto (si con ello se consigue el resultado deseado)
- Hacer muchas cosas y que la efectividad sea muy baja. Si alguna vez has llegado a casa con la sensación de no haber parado de hacer cosas en todo el día, y no haber hecho nada, ya sabes a qué me refiero.
En este nuevo paradigma, lo fácil es hacer y lo difícil es elegir qué hacer en cada momento para lograr la eficacia óptima con los recursos adecuados.
Decisiones racionales y elecciones intuitivas
El paso «Aclarar» de GTD® consiste en pensar y en decidir, de manera racional, qué son y qué hacer con las cosas que han ido a parar a nuestras bandejas de entrada.
El paso «Ejecutar» consiste en elegir, de manera intuitiva, qué tipo de trabajo hacer y, en su caso, elegir una de las decisiones que se tomaron al «Aclarar» y llevarla a cabo.
El reto al que nos enfrenta el paso «Ejecutar» es que la calidad de las elecciones está condicionada por la calidad de la información que empleemos para elegir.
Dicho de otra forma, una intuición «bien informada» nos llevará a tomar buenas elecciones, mientras que una intuición «mal informada» nos llevará a tomar malas elecciones.
El árbol y el bosque
Es imposible contar con una intuición bien informada a partir únicamente de información relacionada con el corto plazo (de una semana a un mes vista). Lo mismo ocurre si únicamente es profesional o solo personal.
Cuando la información es tan limitada, solo eres capaz de ver algunos árboles aislados, ignorando por completo que en realidad hay todo un bosque y que esos árboles que ves son tan solo una mínima parte de él.
El modelo de 6 niveles de perspectiva de GTD® existe para que puedas ver el árbol y el bosque, ya que integra el corto, medio y largo plazo, tanto personal como profesional.
La calidad de tu intuición depende en gran medida de lo bien o mal que entiendas y apliques este modelo y, en particular, sus cuatro niveles superiores.
Cuando tu perspectiva es alta, es decir, cuando tienes claro tu propósito y tus valores, tu visión, tus metas y objetivos, tus áreas de enfoque y responsabilidad, tus proyectos y tus acciones, elegir bien qué hacer en cada momento es muy fácil.
Cuando tu perspectiva es baja, es decir, cuando ignoras la información anterior, elegir bien qué hacer en cada momento es muy difícil.
Un síntoma de baja perspectiva es la sensación de no saber por dónde empezar o qué hacer.
Elegir la forma de trabajar
La primera elección que hay que tomar al aplicar el paso «Ejecutar» es elegir en cuál de las tres formas de trabajo tiene más sentido trabajar en cada momento.
Cuando disponemos de una intuición bien informada, la asertividad surgirá con fluidez y sin esfuerzo. El «trabajo según surge» ocurre inevitablemente, pero nunca puede ocupar todo nuestro día.
Una persona efectiva es la que también dedica la atención suficiente a definir su trabajo y a su trabajo definido, sin caer en la trampa de las urgencias.
Una persona inefectiva justifica la falta de atención a la definición de su trabajo y a su trabajo definido cayendo en la trampa de las urgencias y culpando al entorno.
En el trabajo del conocimiento, los imprevistos son inevitables, por definición, pero mucho menos frecuentes de lo que la gente cree.
La clave es saber diferenciar con nitidez el imprevisto real (pocos) del falso imprevisto (muchos).
La mayoría de las supuestas emergencias son fruto de negligencias y pueden esperar perfectamente. Trabajar permanentemente en «modo bombero» es un indicio claro de falta de perspectiva y de aplicar mal el paso «Ejecutar».
Elegir la acción a realizar
Cuando la elección sobre en cuál de las tres formas de trabajo trabajar nos lleva a hacer un trabajo definido, el proceso es el siguiente:
- Revisar el calendario, para tener claridad sobre los compromisos que tenemos que hacer ese día o en un momento concreto de ese día. También nos servirá para saber el tiempo disponible.
- Revisar las listas de siguientes acciones que tenga sentido revisar en función de las circunstancias en las que estás:
- Contextos disponibles.
- Agendas disponibles.
- Checklists o mapas de orientación disponibles.
- De las opciones disponibles, descartar aquellas que no encajan en el tiempo disponible.
- De las opciones restantes, descartar aquellas que no encajan con el nivel de energía disponible.
- De las opciones restantes, priorizar la que tiene más sentido hacer.
Esta elección es muy sencilla si disponemos de una intuición bien informada gracias a la utilización del modelo de 6 niveles de perspectiva y nada sencilla en caso contrario. - Una vez completada la acción, repetir el proceso, empezando de nuevo por elegir la forma de trabajar.
Resumen
«Ejecutar» en GTD® consiste en elegir con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento.
«Elegir» se aplica en uno o dos tiempos. En un primer tiempo, se elige en cuál de las tres formas trabajar. En un segundo tiempo, si has elegido trabajar en tu trabajo definido, se elige qué acción completar.
Elegir con confianza es lo que te va a permitir ignorar con confianza, que es la única forma de ignorar sin estrés.
Cuando ignoras con confianza, además de saber lo que haces, sabes lo que no haces, y eso te permite estar a lo que estás.
Estar a lo que estás es lo que te permite enfocarte en las cosas más relevantes, fluir con tu trabajo y rendir relajadamente a tu máxima capacidad.
Por eso, el paso «Ejecutar» es, para mí, el más importante de los 5 pasos de GTD® para administrar el flujo de trabajo, ya que traza el camino que te lleva del «hacer por hacer» al «hacer con sentido».