Tomás, alguna vez te he hablado de él, es encargado de almacén en una empresa de distribución de material eléctrico, ocupa su tiempo entre la preparación de pedidos y la gestión del almacén. Tiene más de 1500 referencias y un programa de gestión anticuado, con todo ello saca a delante el trabajo todos los días. recordarás que el problema vino cuando en diciembre, al jefe de Tomás se le ocurrió la idea de hacer un inventario y entonces afloraron a la superficie una cantidad de problemas que permanecían ocultos y que tienen que ver con la diferencia entre las existencias reales y las teóricas, recogidas en el SGA de Tomás.
Ese día, Tomás comprendió que a demás de prestar atención a los pedidos, proveedores y al trabajo diario del almacén, tenia una asignatura pendiente: el inventario.
No es exclusivo de Tomás, los responsables de los almacenes en general tienden a centrar el grueso de su dedicación a operaciones que tienen que ver con el servicio de pedidos, , expediciones, etc. Y en eso, parte de la responsabilidad recae en la dirección de la empresa, que presiona al almacén para que salgan los pedidos, provocando con esto que otras fases de la gestión del almacén queden en segundo plano, al centrar los esfuerzos en un ámbito en concreto.
Pero la gestión y el inventario, van más allá de el mero recuento de la mercancía. La mercancía tiene un valor y su manipulación genera unos costes para la empresa y este es otro aspecto del que no se debe sustraer el responsable del almacén. tiene que ser consciente de que el almacenaje genera unos costes y que en numerosas ocasiones, estos costes provocan verdaderas catástrofes financieras en las empresas.
Vamos más allá de la simple gestión del almacén.
Pero aún tenemos que profundizar más en la gestión del stock. Como responsable de almacén, Tomás, tiene que ir más allá de inventariar el stock, ubicarlo y gestionarlo. Para lograr resultados eficientes en esta gestión debe conocer el comportamiento de cada producto y su relación con la gestión general del stock, de manera que tener conocimiento de cómo se comporta el producto le dará una baza muy importante para eliminar costes y elevar el nivel de servicio.
Conceptos como:
- ¿Qué demanda tiene cada artículo? rotación, estacionalidad, cantidad de ventas, etc.
- ¿En qué zona del ciclo de vida del producto, está cada referencia?
- ¿Como se clasificaría ese producto, en función de su frecuencia de venta?
Aquí entramos en terrenos más profundos de la gestión y que pueden requerir la ayuda de un software de gestión, pero antes, debemos ser capaces de gestionar de manera óptima una almacén sin necesidad de la intervención de un SGA, ¿por qué? Un SGA no arregla almacenes desastrosos, eso lo tiene que hacer sus gestores. Un SGA más que arregla, mejora y potencia la gestión, que de por sí ya es correcta, es decir, primero una base sólida en gestión de almacén y después ponemos un SGA. Por que si "manualmente" no sabemos o podemos gestionar los stocks/inventarios, cuando pongamos un SGA, trasladaremos nuestra ineficacia y las deficiencias, al SGA; el resultado, nos hemos gastado una pasta en un software para que todo siga como está o peor aún.
Un SGA nos permitirá alcanzar un mayor grado de control sobre los inventarios y sobre el comportamiento de los mismos, y con todo ello, tomar decisiones. En estos casos recuerda que el inventario físico tiene que tener un indice de coincidencia del 100% con el inventario virtual, tanto de items totales como de artículos por cada referencia o clasificación escogida para la distribución, parece obvio, pero hay que recordarlo.
Mejorando la gestión
No es necesario, de momento, embarcarse en grandes desafíos de re-estructuración del almacén. Para mejorar en la gestión del día a día hay muchas cosas que podemos hacer y que no suponen grandes cambios, la mejora continua de la actividad en el almacenaje es sencillamente imprescindible si queremos lograr resultados que mejorennuestro control sobre el inventario y el nivel de servicio que damos a nuestros clientes y a nosotros mismos.
Seguro que si hacemos un inventario descubriremos que no todo es lo que parece, que nuestro almacén está plagado de artículos descatalogados, obsoletos, devueltos, rotos o un sin fin de atributos que nada tiene que ver con la necesidad comercial de gestión y que está literalmente comiéndose el espacio y los beneficios, puedes empezar por ahí.
También están los sistemas de trabajo ¿cómo trabajamos? nuestra manera de hacer las cosas puede estar lastrando la eficacia, calidad y conformidad de las operaciones. Este es otro punto que podemos atacar, repasemos como hacemos nuestro trabajo, cómo intervenimos en cada proceso y cual sería la manera de mejorar todo esto.
Otro punto sobre el que podemos actuar es en la política de aprovisionamientos. La frecuencia con la que nuestros partners nos aprovisionan, probablemente sea la mejor opción para ellos pero no para nosotros. Si estudiamos cuales son nuestras necesidades reales de abastecimiento, es muy posible que podamos trazar un plan de aprovisionamiento con una mayor frecuencia de recepciones, esto nos acercará a aprovisionarnos solo cuando lo necesitemos y en la cantidad adecuada, lo que incidirá en el espacio de almacenamiento, manipulación y ahorro en general. En este caso, tenemos que tener en cuenta que el control sobre este sistema debe ser más estrecho ya que trabajaremos muy ajustados, por eso es bueno conocer perfectamente a nuestro proveedor y contar con su colaboración.
Para seguir hablando de mejoras, tenemos que entrar en la planificación de las operaciones y en la búsqueda de los indicadores que nos confirmen la buena marcha o las correcciones de la misma. Pero eso lo veremos en la próxima entrega.
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Director FPL Logística
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