El uso de plataformas de almacenamiento en la Nube populares como Drive o Dropbox ha provocado una degradación del concepto de “Almacenamiento en la Nube”.
En Dataprius llevamos más una década ofreciendo al mundo nuestro sistema de almacenamiento en la Nube.
Durante el último año, con un gran retraso por motivos que explicamos más adelante, hemos entendido lo que piensan muchas empresas sobre esta tecnología. Un error en la idea sobre el Almacenamiento en la Nube que provoca un mal uso, a modo de cubo de basura.
Información que asumíamos como válida y no lo era.
La opinión que teníamos estaba muy sesgada. Esto es fácil de entender, nos preocupamos mucho por mantener contacto y conocer de primera mano las opiniones de nuestros clientes. Pero nuestros clientes son una parte muy reducida del universo de empresas.
Nuestros clientes representan una pequeña parte en cuanto al concepto de manejo de ducumentación en las empresas.
Ahora creo que, durante años, hemos cometido el error de interpretar que la mayoría de las empresas estarían interesadas en:
- La organización de sus documentos, sobre todo en lo que se refiere a la actividad con sus clientes sin olvidar el uso de archivos internos.
- Disponer de un acceso ubicuo con el fin de facilitar el acceso a los archivos para la propia empresa y también para los clientes, facilitando teletrabajo y relación documental a ambos niveles.
- Disponer de las máximas garantías en cuanto a la protección de datos y el cumplimiento normativo RGPD. No exclusivamente por evitar multas, por el simple hecho de tener criterios de calidad y desempeño.
- Proteger la información de la empresa mediante las medidas de seguridad y recuperación que cualquier sistema debiera proporcionar en el ámbito empresarial.
Para tomar el pulso de las empresas en general, no debíamos hacerlo sobre las nuestras, las afines, las convencidas del orden, de la seguridad y del buen hacer.
Hemos venido preguntando a nuestra “parroquia”.
La información más auténtica sobre el almacenamiento en la Nube proviene de los que rechazan, o no tienen el más mínimo interés, no entienden y no se plantean usar un sistema como Dataprius.
¿Por qué la Nube es un cubo de basura para tantas empresas?
Porque en general el concepto organizativo de los documentos ha quedado en segundo plano. Seguramente debido a la necesidad perentoria de compartir los archivos.
Se usa lo que se conoce y se entiende. Esa es la mentalidad que corresponde al uso de herramientas como Google Drive, Dropbox,Onedrive o similares. Discos virtuales que nacieron para el uso personal, son aplicaciones que todo el mundo usa y que muchos “expertos” recomiendan, también para empresas por supuesto.
La forma de entender la Nube para almacenamiento de archivos dista mucho de nuestro propio concepto. Decimos que se usa como un cubo de basura, porque en la mayoría de los casos las empresas suelen decir que se “apañan” con estas plataformas (Palabras textuales).
Se “apañan” porque se utilizan para subir ficheros que luego quiero descargar desde casa, o porque los quiero compartir con alguien, icluso porque no caben en el disco local y los suben.
Sin considerar nada más: ni criterios de gestión, ni de permanencia de la documentación, ni privacidad, ni seguridad, ni integridad, ni de eficacia al encontrar la información, ni de eficiencia para evitar errores o pérdidas.
El panorama resulta desolador. Ya vemos como todos los días nos enteramos de empresas que han sucumbido a un Ransomware, de la precaria seguridad, de la lamentable protección de datos que ofrecen.
La diferencia entre nuestro concepto y el que tienen todas esas empresas, que son muchas, es abismal.
Mantener la información organizada, accesible y protegida es un concepto que debe tener más de 3000 años, al menos cuando en Sumeria se usaban tablillas de arcilla para guardar la información.
La centralización de la información es incompatible con la forma en que actualmente muchas empresas usan la Nube, con herramientas como Dropbox y Google Drive.
Cada empleado hace la guerra por su lado, mantiendo copias de los documentos de la empresa por todas partes, compartiendo archivos por doquier, sin saber cuál es la versión real de los documentos, empleando demasiado tiempo en buscar, sin saber quién ha compartido algo con quién, obviando la seguridad y la protección de datos sobre los documentos.
Para esto mejor habernos quedado en la época previa al Cloud Computing.Cuando las empresas tenían un repositorio de archivos en su red interna.
Es lógico que, tras la experiencia con los discos virtuales, muchas empresas no quieran ni hablar del almacenamiento en la Nube y quieran volver al orden inicial, incluso prohibiendo en muchos casos el uso de aplicaciones como Google Drive o Dropbox. El concepto de almacenamiento en la Nube se ha degradado hasta este punto con el uso de estas herramientas tan populares.
El orden, la integridad y la permanencia de los ficheros de la empresa.
El orden es eficiencia y la centralización se traduce en seguridad y permamencia.
Tan sólo tener en cuenta que: centralizando los archivos en un solo lugar podemos hacer copias de seguridad de todos los documentos de la empresa.
Si todos los archivos están centralizados en un solo lugar, solo hay que controlar un punto de acceso a la información.
Si todos los documentos están en un solo lugar, no se cometerán errores de versiones de los archivos, pues normalmente tenemos una solo copia válida que suele ser la más reciente.
La eficiencia de buscar un documento en un solo lugar no puede compararse al desconcierto de una empresa que mantiene: parte de los archivos en los ordenadores de los empleados, parte en un disco local, servidor o carpeta compartida y parte en algún disco virtual para compartirlos con los clientes.
En Dataprius por nuestra parte, seguimos insistiendo con un sistema diferente, un Almacenamiento en la Nube concebido para mantener el orden, la centralización, la seguridad y la integridad. Una solución para un reducido número de empresas, esas que consideran que la información es parte de su capital.
La entrada El almacenamiento en la Nube es un cubo de basura para el 70% de las empresas. se publicó primero en Blog de Dataprius..