Hasta que no te metes de lleno en esto de la productividad personal, puedes considerar como tarea cualquier cosas escrita de forma más o menos comprensible en una lista de pendientes. Y este es el primer error que nos aleja de la senda de la productividad.
En realidad, una de las cosas más importantes para mejorar nuestra productividad es saber formular tareas. No os preocupéis, no es difícil. Requiere práctica pero el beneficio que se obtiene es mucho y a muy corto plazo.
Lo primero que debemos saber es que una tarea que se considere como tal debe cumplir 4 reglas fundamentales.
1 No es suficiente con apuntar una tarea, es imprescindible separar las tareas grandes en tareas más pequeñas que sean fácilmente abarcables. Toda tarea compleja se componen de subtareas que se pueden ejecutar o delegar de forma sencilla. Lo que se conoce como divide y vencerás. 2 Las tareas no solo deben ser abarcables, deben estar lo bastante bien definidas como para que reflejen claramente la acción que conllevan. Este es uno de los consejos más valiosos que nos da David Allen en su método Getting Things Done. No es lo mismo anotar "llamar para pedir cita al médico" que anotar "llamar al 555 000 555 y cerrar una cita para el martes 25 de mayo con mi médico de cabecera". 3 Las tareas tienen que tener asignada una fecha límite para ser ejecutadas. Recordad la Ley de Parkinson: toda tarea se alarga hasta ocupar todo el tiempo disponible. Sin fecha límite nunca terminarás las tareas. En el caso de que no tenga una fecha límite asignada no podrá tratarse como tarea a ejecutar. 4 Se tiene que señalar de antemano y de forma inequívoca qué significa completar una tarea. Lo que en la metodología SCRUM se conoce como "definición de hecho". Hay que ser muy estrictos porque hay ciertas tareas que nos resultarán muy difíciles de cerrar si no definimos que significa terminarlas. Este es un problema muy frecuente en las personas que se consideran demasiado perfeccionaras. En realidad lo más frecuente es que no saben cuando han terminado algo y cuando no.
¿Parece muy estricto? Bueno, en cierto modo lo es, pero para ser productivos debemos aprender a enfocarnos y, para enfocarnos, lo primero que tenemos que aprender es a marcarnos los objetivos a más corto plazo. Las tareas son los ladrillos que construyen el edificio de nuestro trabajo y si la calidad de los ladrillos no es la adecuada entonces nuestro edificio será inestable.