Todo proyecto se ha de cerrar con el mismo rigor que cuando se inició, de tal forma nuestro proyecto estará completo cuando la fase de cierre haya sido un éxito,cosa que no sucede demasiadas veces en la vida.
Hemos de ser capaces de preguntarnos si el proyecto ha obtenido un resultado de calidad suficiente dentro del tiempo y presupuesto acordados y si hemos conseguido los beneficios previstos. Es decir, preguntarnos si hemos conseguidos nuestros objetivos en tiempo,calidad y coste.
El proceso de cierre del proyecto significa cosas distintas para las diferentes personas que conforman el proyecto,como vamos a poder leer a continuación:
GRUPO CONDUCTOR DEL PROYECTO
- La inversión realizadas en el proyecto ha finalizado.
- Comienzo del periodo en el que debemos verificar que los beneficios obtenidos superan los costes del proyecto y los costes operacionales.
- El producto obtenido del proyecto se puede utilizar día a día por los usuarios, el negocio funciona.
DIRECTOR DEL PROYECTO
- Se ha completado el trabajo definitivo del proyecto, por lo que el plan debe de ser actualizado y archivado.
- Las acciones posproyecto deben de ser traspasadas al equipo de gestión del proyecto.
- Las partidas de coste del proyecto han de prepararse para el cierre,asegurándose de que sólo se cargan gastos comprometidos y ya autorizados.
- Hay que informar a los miembros del equipo del cierre del proyecto.
- El director del proyecto debe proporcionar feedback a cada miembro del equipo.
INFORME DEL CIERRE DEL PROYECTO
Una vez aclarados los conceptos de lo que significa el cierre de un proyecto para cada una de las partes que lo conforman, el Director del Proyecto redactará un informe de cierre, aportando medidas cuantitativas al Grupo Conductor del Proyecto, con el único fin de que las valoren para decidir su cierre.
A.-DOCUMENTACIÓN BÁSICA
Nos referimos a los documentos con los que se compara el éxito a la conclusión del proyecto.Estaría formado por:
- Informe de costes y beneficios.
- Informe de gestión del proyecto
- Los requerimientos del usuario.
B.-ANTECEDENTES
Hacen referencia a un esquema del historial del proyecto.Hemos de incluir una descripción del equipo y el Director del proyecto,para dejar claro que quien lo va a cerrar es quien lo ha dirigido.
C.-RESUMEN DEL PROYECTO.
Revisión detallada, de las medidas previstas comparadas con las reales para determinar si las variaciones nos van a dejar cerrar el proyecto.Hemos de redactar el siguiente informe:
- Criterios de éxito del proyecto.Deben mostrar hasta que punto se han cumplido los mismos.
- Presupuesto.Hemos de anotar todos los detalles y variaciones para que el Grupo Conductor del Proyecto tenga conocimiento de ellos.Otro informe importante es dar a conocer el dinero comprometido pero que no se ha compatibilizado como pasivo (facturas sin recibir), con el fin de saber los costes que son atribuibles al proyecto después de su cierre.
D.-ASUNTOS PENDIENTES.
- Productos Adicionales. Todo lo incluido además de lo planeado originalmente.
- Producto Excluido. Producto planificado pero no entregado.
- Beneficios Adicionales.Incluye cualquier beneficio añadido al informe de costes y beneficios o que fue aumentado desde su aprobación original.
- Beneficios Excluidos.Cualquier beneficio eliminado del estudio de costes y beneficios o reducido desde su aprobación original.
- Peticiones de Cambio y Problemas.Este registro mostrará en que situación nos encontramos a la hora del cierre.
E.-LA GESTIÓN DEL POSPROYECTO
Hacemos referencia al entorno gestor que será necesario para llevarnos a la medición final de los beneficios conseguidos.
Hemos de cubrir lo siguiente:
- Resultado que podemos esperar en la etapa de beneficios,su informe,contenido y criterios para confirmar su éxito.
- El tiempo que será necesario para su consecución.
- Elección del supervisor que se encargará de medir los beneficios y costos que se vayan acumulando.
- Datos y/o parámetros que utilizaremos para medirlos.
- Cuándo y cómo se supervisarán,medirán y compararán los beneficios obtenidos con los planeados,incluyendo su corrección para alcanzar el éxito.
F.-ACCIÓN PROPUESTA
Nos referimos a qué salida propone el gestor de proyecto y cómo se complementará la gestión posproyecto,descubriendo las etapas que deben de producirse para llegar a la decisión de cierre y poner en marcha los beneficios del proyecto.
En el próximo post, hablaremos de otro concepto importante en el proceso de cierre de un proyecto: Las Lecciones Aprendidas.
Espero que os haya servido de ayuda y guía para complementarlo en vuestra vida profesional o académica.Y ya sabéis que si queréis recibirlo en vuestro mail sólo tenéis que suscribiros.
Ah¡¡ y no os olvideis de compartirlo.
Un saludo y gracias por estar ahí.