El email es el medio de comunicación que más usas, una de las vías por la que entra mayor cantidad de información cada día. Evitando algunas excepciones, podemos decir que tu trabajo no consiste en leer y contestar emails, el correo es solo un medio de comunicación y es cierto que es importante comunicar, pero no debe absorber tanto tiempo.
Seguir el orden de la bandeja de entrada del email es trabajar de forma reactiva, olvidar tus propias pautas y sistema para hacerlo según las del correo. Además, tú no decides qué hay en la bandeja de entrada y es posible que el mensaje más importante esté al final, si has seguido el orden que te impone la bandeja de entrada, respondiendo a los correos uno a uno, habrás perdido el tiempo en cosas poco productivas, alejándote de tus objetivos. En el email todo parece urgente, pero no olvidas que lo urgente no siempre es importante.
¿Cuándo procesar?
Hay que seguir la frecuencia de revisión de la bandeja de entrada que has establecido (algunas veces al día), también la regla de los dos minutos (si puedes contestar en dos minutos lo haces al instante), en caso de que haya tantos mensajes para procesar que pongas en duda tu sistema de tareas, puedes ser flexible y gestionar.
Con el correo sucede el efecto bumerang: cuanto más correo se envía, más correo se recibe. Por eso también debes pensar si es necesario enviar determinado mensaje, porque seguramente tendrás otra respuesta más que procesar. En este sentido la pregunta que se plantea es: ¿El email es realmente el mejor medio de comunicación para este mensaje? Quizá haya medios mejores para ciertos mensajes.
Otra cuestión es la de las expectativas de las personas con las que me comunico vía email: ¿Cuánto tardas en contestar un mensaje?, ¿qué expectativas hay para el tiempo de respuesta?, ¿existe alguna política?, ¿puedes cambiar las expectativas? Hay empresas en las que se está muy atento al correo y se responden los emails en cinco minutos. Pero si tu has decidido revisarlo tres veces al día no puedes contestar con tanta rapidez. Debes tenerlo en cuenta para saber si estarás obligado a aumentar la frecuencia de revisión del correo, o mejor, si puedes acostumbrar al receptor a no esperar una respuesta instantánea.