El error y la gestión de proyectos

Uno de los déficits que tenemos en nuestra gestión diaria de proyectos es el de carecer de un enfoque adecuado referente a la gestión de los errores. La verdad es que nuestra gestión se limita a negarlos, a rechazar radicalmente los errores como una equivocación que hemos de evitar. Posiblemente en un mundo perfecto un proyecto pueda ser diseñado y ejecutado sin errores, pero en la realidad el error es un hecho con el que hemos de convivir queramos o no. Pero es que además se obtiene muchísima más información de un error que de un acierto. Nuestra capacidad de mejora aumenta si somos capaces de sacar conclusiones adecuadas de nuestros fallos de modo que nos ayuden a adecuar nuestra gestión y proyecto a los cambios que nos sugieren esas supuestas desviaciones de la planificación.

Procesos de desarrollo innovador como el pensamiento de diseño introducen en su ejecución el error como parte natural de esa ejecución. Al introducir el concepto de prototipado ya está dando por hecho que las primeras versiones del producto van a ser mejorables y que se va a trabajar en ello, pero claro, sacando las conclusiones adecuadas y necesarias tras cada diseño de un prototipo.

El error como herramienta de gestión ha de estar integrada en nuestros procesos. Cualquier nuevo proyecto que diseñemos ha de ser adecuadamente implementado teniendo muy claro que el error va a ser un elemento básico de mejora y sobre el que vamos a construir una ejecución más sólida de ese proyecto.

Es necesario tener un proceso de análisis claro de los errores que se puedan producir y que, entre otras cosas, nos permita responder a preguntas como: ¿Qué ha fallado? ¿Por qué ha fallado? ¿Ha sido un problema de gestión? ¿De falta de recursos? ¿Es acaso un problema de exceso de expectativas? ¿Nos estamos equivocando de objetivos? Una vez analicemos y conozcamos la naturaleza y características del error hemos de ser capaces de sacar conclusiones de desarrollo, cambio y mejora para nuestro proyecto teniendo en cuenta siempre las particularidades del mismo. No vamos a reproducir respuestas y soluciones que ya hemos aplicado en otras situaciones por muy similares que parezcan, sino que tendremos siempre en cuenta las características de la propia empresa, de su entorno y del mercado en el que se desarrolla.

La apertura de esta vía en la gestión implica aceptar que los miembros del equipo se equivocan, que la delegación es fundamental, que las soluciones a los errores han de ser propuestas, a ser posible, por los mismos que los cometen, que son ellos los que han de implementar las soluciones y que todo a de ser de la forma más documentada y argumentada posible.

Cuando integramos al error en nuestra gestión aumentamos la posibilidad de mejora, puesto que damos a los miembros del equipo el mensaje de que pueden arriesgar, que el riesgo y la responsabilidad son elementos fundamentales, que el conocimiento de los propios fallos nos es de gran ayuda siempre que se saquen de ellos lecciones de conocimiento y mejora de la gestión. El error no sólo no es malo para la buena gestión de las empresas, sino que su conocimiento, asunción y gestión son muy interesantes para nuestra mejora

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