La primera vez que leí Organízate con Eficacia de David Allen pensé que eso de GTD era muy complicado, que era demasiado complejo y que yo con mi lista de tareas en un post-it tenía suficiente. ¿Te suena la historia? ¿Te encuentras en esa situación? En este artículo no voy a intentar convencerte de lo contrario. Voy a explicarte un método mucho más sencillo que te puede ayudar a empezar a organizarte de una forma sencilla y rápida.
Hace tiempo que leí el libro Gestiona mejor tu vida de Berto Pena. Es un libro radicalmente diferente a su blog (Thinkwasabi), su objetivo no es darte trucos de productividad sino cambiar tu chip, motivarte hacia un cambio más profundo. El libro es muy, muy interesante y os lo recomiendo sin pensármelo.
En uno de los capítulos Berto explica el Método de las Dos Listas, un sistema sumamente simple que te permitirá organizarte de forma clara día a día. El método se basa en tener dos listas de tareas: La lista de entrada y la de salida.
Lista de entrada
En esta lista apuntaremos todas cosas que debo hacer algún día. En ella anotaremos tareas que queramos hacer, peticiones de nuestros compañeros, etc. Cualquier cosa que debamos hacer algún día, da igual cuando.
Es imprescindible que sea sumamente sencillo anotar cosas en la lista de entrada, debemos tenerla siempre accesible. Da igual dónde y cómo se implemente pero es imprescindible que siempre la llevemos con nosotros y que acceder a ella sea fácil y rápido. También es interesante que sea fácil pasar tareas entre las dos listas como veremos después.
Lista de salida
En esta lista tendremos anotadas las cosas que he de hacer hoy mismo. Son tareas a hacer hoy y no permiten demora. Tu objetivo desde que te levantes por la mañana hasta que te vayas a dormir por la noche es completar las tareas de la lista de salida.
Cualquier tarea que se te ocurra o te solicite alguien deberás apuntarla en la Lista de Entrada y continuar con lo que estabas haciendo.
Cómo utilizar las listas
El truco para que este método funcione es hacer dos revisiones diarias de tus listas. Un repaso de la Lista de Entrada antes de acabar la jornada laboral y un repaso a la Lista de Salida antes de empezar al día siguiente.
Antes de salir del trabajo (10 minutos) repasa tu Lista de Entrada, localiza las tareas de esa lista que deberán realizarse mañana sin falta y pásalas a tu Lista de Salida. Se realista contigo mismo y pasa sólo lo que realmente creas que puedes hacer, no te pongas más tareas de las que podrás hacer. Se honesto contigo y pasa las tareas que realmente debes hacer mañana y no las que te apetezcan.
Cuando llegues al trabajo revisa la Lista de Salida que preparaste el día anterior. Verifica que tus tareas siguen siendo lo más importante que debes hacer hoy, igual te han cancelado alguna reunión o tienes una tarea urgentísima que te ha encargado tu jefe, etc. Una vez que tengas confirmada la lista repásala mentalmente, haz que tu cerebro dibuje el plan del día, cuando vas a hacer cada cosa, el orden, etc. Cuando acabes de repasarla estarás ya metido en faena y listo para empezar.
Lista Permanente
Berto en su libro también propone tener una tercera lista para anotar las tareas que no tienen una fecha de límite clara o aún faltan muchos días o meses. Todas las tareas de la Lista de Entrada que estén en esta situación deberían estar en la Lista Permanente, de esta forma agilizaremos al revisiones diarias, nos permitirá enfocarnos hacia lo realmente importante.
Esta lista se debe revisar cada varias semanas y decidir si alguna de esas tareas ha de pasar a la Lista de Entrada o de Salida.
Como podréis ver este método es fácil de implementar y seguir. Si lo probáis notareis como aumenta el control sobre vuestro trabajo, sobre vuestro día a día. Si creéis que GTD no es para vosotros intentad utilizar este método, no hay excusa.
Para los que usamos GTD también es interesante el concepto de la Lista de Salida y la revisión a final de día. Yo antes de salir a trabajar reviso mi lista de Próximas acciones y las paso a mi Lista de Salida. Me gusta empezar el día teniendo claro mis objetivos claros y acorde a las necesidades de mi trabajo.
El método de las Dos Listas en el primer paso de los cinco que explica Berto en su libro. Si empezáis a utilizar este método y os funciona os recomiendo que os compréis el libro y lo leáis, os será de mucha ayuda.
Imagen cortesía de manu contreras con licencia Creative Commons.