Ya adelanto que carezco de evidencias científicas que avalen lo que hoy en concreto voy a compartir contigo en este post. Lo que cuento es simplemente resultado de mi propio proceso de aprendizaje a lo largo de las más de 3.500 horas de experiencia que llevo acumuladas como facilitador y formador en efectividad personal.
Mi punto de partida es muy simple: " si una persona cree que ya sabe algo, es incapaz de aprender nada nuevo sobre ello". En mi opinión, tener este principio en cuenta es absolutamente fundamental a la hora de diseñar cualquier cosa destinada a ser aprendida, tanto si es un manual de instrucciones, como si es una receta de cocina o una metodología.
En el caso concreto de la productividad personal, si alguna vez has intentado explicar a otra persona qué es GTD ®, habrás sufrido un pequeño calvario con ciertos conceptos. ¿Por qué? Porque GTD® ignora este principio fundamental que acabo de comentar y además de usar un buen número de conceptos y expresiones comunes, los usa con un significado distinto de su significado común. Algunos de estos conceptos son "proyecto", "lista", "acción", "a la espera" o "algún día/tal vez".
Por ejemplo, todo el mundo en una organización ha oído en algún momento de su vida profesional la palabra "proyecto", por lo que ya cuenta con una imagen y un significado de ese concepto. Así, para la mayoría de la personas, un proyecto es algo en lo que generalmente interviene un número significativo de gente, suele contar con un presupuesto más o menos importante, es relativamente complejo y puede prolongarse durante un periodo bastante amplio de tiempo. Sin embargo, en GTD®, "un proyecto es cualquier resultado que requiere más de un paso y puede completarse en el plazo de un año".
Si aplicamos esta definición, "tareas" como hacerle una revisión al coche serían en realidad un "proyecto", ya que necesitas llamar para pedir cita, luego tienes que llevarlo al taller, esperar a que te avisen cuando esté terminado (o que te pasen un presupuesto si surge algo inesperado) y finalmente ir a recogerlo (para lo cual es posible que también necesites pedirle a alguien que te lleve). Cada uno de estos pasos es independiente del anterior y tiene lugar en momentos y circunstancias distintas, por lo que cada uno de ellos es una "acción". Por ejemplo, "llamar para pedir cita" es algo que puedes hacer en cualquier momento y lugar, siempre que tengas un teléfono a mano. Sin embargo, para poder "llevar el coche al taller" tienes que estar necesariamente en el mismo lugar en que esté el coche, sea en tu casa o en tu trabajo, y tienes que hacerlo en un momento concreto (el día y la hora en que te han dado cita). En GTD ®, cada uno de estos pasos es una "acción", es decir, una "actividad física y visible que permite que algo avance" (en este caso la revisión de tu coche).
¿ Cuál es el problema desde el punto de vista del aprendizaje? Que cuando una persona que ya conoce con anterioridad conceptos como "proyecto" o "acción" los escucha o lee por primera vez en relación con GTD ®, ignora la explicación sobre su significado porque (cree que) ya lo conoce, es decir, es víctima del pensamiento supositorio. Y, en consecuencia, como realmente sigue sin saber el verdadero significado de estos conceptos, va a aplicar necesariamente mal la metodología. Para esa persona, seguirá siendo absurdo llamar "proyecto" a algo "tan fácil" como pasar la revisión del coche. Para ella, eso seguirá siendo una "tarea" o, casi peor, puede que pase a considerarlo una "acción".
Este mismo problema se replica una y otra vez a lo largo de la metodología. Así, para la mayoría de la gente una "lista" es una secuencia de tareas, generalmente con un formato de una o más columnas. Sin embargo, en GTD®, "lista" es cualquier recordatorio visible. De hecho, en GTD ®, el calendario es una "lista" de las acciones que tienes que realizar en fechas y momentos concretos, junto a recordatorios de información que es relevante en fechas concretas. Sin embargo, poca gente llamaría "lista" a su calendario...
De forma análoga, para la mayoría de la gente, una lista "a la espera" contiene cosas que aún no van a hacer (porque están "a la espera" de decidir si hacer algo con ello o no). Estas cosas deberían estar en realidad en una lista "algún día/tal vez". Por el contrario, en GTD®, la "lista a la espera" contiene acciones que realizan otras personas (lo que mucha gente organiza en listas bajo el nombre de "pendientes").
Del mismo modo, un tablero de Pinterest con imágenes de etiquetas de vinos que te gustaría probar o de carteles de películas que te gustaría ver es un ejemplo estupendo de una lista "algún día/tal vez", aunque para nada tenga aspecto de "lista".
Podría seguir poniendo ejemplos, pero creo que queda suficientemente claro.
En los cursos de formación GTD® oficial, todos estos conceptos se explican y trabajan en detalle con numerosos ejercicios y dinámicas, por lo que aseguramos su correcta comprensión. El problema está - y hablo de mi propia experiencia - cuando te acercas a la metodología de forma independiente y autodidacta, creyéndote que has entendido lo que has leído y aplicándolo mal, hasta que te caes unas cuantas veces del carro y descubres que la realidad es muy distinta de lo que pensabas.
OPTIMA3® tiene en cuenta esta problemática y la he diseñado pensando desde el minuto cero en cómo facilitar al máximo su aprendizaje, también el autodidacta. Por eso, todos sus términos son:
- intencionalmente "raros" o "extraños", para asegurar que su significado sea desconocido o
- su significado coincide con el que la gente ya tiene sobre ese concepto o expresión
Por ejemplo, en lugar de "listas", en OPTIMA3® se usan "vistas". Si ya sabes lo que es una vista, comprobarás que el significado es el que ya conoces. Si no, tendrás que aprender necesariamente qué es una "vista", por lo que evitamos el riesgo de que "creas que ya lo sabes" y te quedes sin aprenderlo.
Otra diferencia es que todos los conceptos en OPTIMA3® son acrónimos de 3 letras (no, no es una coincidencia 😉 ). Así, las "acciones" dejan paso a las UPAs (Unidades Personales de Acción) y los "proyectos" a los RATs (Resultados Alcanzables Tachables) y a los RFTs (Resultados Finales Tachables). Por otra parte, no existe ninguna lista "calendario", sino una vista FOC (Fechas Objetivas Concretas) en la que únicamente hay UPAs con fecha objetiva. Tampoco existe una lista "a la espera", sino una vista LHO (Lo Hacen Otros). En cuanto a las posibilidades que se enfrían (aquí no se incuba, ya explicaré otro día por qué), están en las vistas ESN (Esta Semana No) y ETD (El Tiempo Dirá). Los contextos se combinan con el tiempo y la energía, incorporan el principio de máxima eficiencia y evolucionan a COEs (Circunstancias Óptimas de Ejecución), dentro de los cuales están los " COEs Matrioska", sobre los que también escribiré en su momento. Además, aparecen nuevas vistas específicas, como FRF (Fechas de Referencia Futura), DAO (Debo A Otros) o YCO (Yo Con Otros).
Por cierto, si sientes curiosidad sobre los nombres en la versión en inglés de la metodología, son: PAU (Personal Action Unit), SAR (Specific Achievable Result), SFR (Specific Final Result), SOD (Specific Objective Dates), OEC (Optimal Execution Circumstances), ODI (Others Do It), IOO (I Owe Others), IWO (I With Others), NTW (Not This Week), TWT (Time Will Tell) y FRD (Future Reference Dates).
Si todo lo anterior te parece un poco (o un mucho) "lioso" o "complicado", me alegro un montón, porque de eso precisamente se trata. Vas a tener que invertir tiempo en a) comprender y, b) memorizar todos esos acrónimos y sus respectivos significados. La buena noticia es que hemos eliminado el riesgo de que "creas" que ya sabes lo que significan y te quedes sin aprenderlo. Todos los acrónimos de OPTIMA3 ® parecen ruido porque son ruido. Son "ruido conceptual", totalmente intencional, porque la extrañeza es la fuente de la curiosidad, la curiosidad es la chispa del interés y el interés, junto a la voluntad de aprender, es el motor del aprendizaje.