En mi escrito anterior mencioné que uno de los requisitos básicos para la sucesión en una empresa familiar es que ésta se encuentre conpletamente organizada.
A efecto de dejar claro qué se entiende por organización mencionaré lo siguiente:
Las líneas de comunicación y autoridad de los diferentes departamentos de la empresa deben quedar perfectamente definidas en un organigrama, de tal manera que cada ejecutivo o empleado que labore en la empresa conozca cuál es su línea de autoridad ascendente o descendente.
En este organigrama no pueden faltar los familiares, son éstos los que deben dar el ejemplo de la buena coordinación de autoridad y comunicación, debe indicarse que no haya interferencia de ellos en los otros departamentos a que no corresponda su línea de mando, aun cuando tengan carácter de herederos o accionistas; esta posición de los familiares debe quedar claramente establecida en los reglamentos del Consejo de familia con las sanciones respectivas por incumplimiento, esto en virtud de que es muy común que los familiares traten de dar órdenes a otros departamentos que no les corresponden.
Lo anterior es sumamente importante debido a que los ejecutivos no familiares podrían tener enfrentamientos y pugnas con los familiares, orillando muchas veces a aquéllos a renunciar a la empresa para evitar enfrentamientos, perdiéndose experiencia y capacidad.
A efecto de que cada uno de los funcionarios y empleados de la empresa conozcan las actividades que han de realizar en su puesto de acuerdo con el organigrama, es necesario describirlas, para tal efecto debemos diferenciar dos elementos:
Primero: Perfil del puesto. Consiste en las características particulares que debe reunir la persona que ha de ocupar el puesto, tales como escolaridad, experiencia, especialidad, etc.
Segundo: La descripción de las funciones o actividades que realizará la persona de acuerdo con el puesto que ha de desempeñar.
El primer elemento está dirigido a la persona en particular y el segundo al puesto relativo. En la descripción de las funciones es necesario mencionar cuatro apartados:
Primero: Una descripción genérica del puesto respectivo, por ejemplo un Gerente de ventas: “Coordinar a los vendedores y supervisar que se cumpla el presupuesto anual de las ventas”.
Segundo: Una descripción específica de las actividades a realizar, por ejemplo: “Formular el presupuesto anual de ventas. Elaborar las estrategias necesarias para cubrir el presupuesto de ventas. Asignar las cuotas de ventas por zonas y por vendedores, etc.”.
Tercero, en relación con las actividades específicas, mencionar las que se realizan en forma continua, por ejemplo: “Dar seguimiento a las actividades de los vendedores. Verificar la cobertura de las cuotas y presupuestos, etc.”.
Cuarto, las actividades periódicas, por ejemplo: “Semanalmente reunirse con los supervisores de ventas para revisar sus estrategias y cumplimiento de presupuesto. Hacer una revisión de los pedidos pendientes de surtir, etc.”.
Otro renglón importante es el de los reportes, deben señalarse los que han de formularse así como el período de tiempo y a quien se deben entregar.
No basta con diseñar un elegante organigrama y describir las funciones, es necesario implementarlo y hacer que funcione es labor del Director de la empresa.
También debe considerarse que para que una empresa tenga buena organización, cada uno de los departamentos debe realizar en forma continua el proceso administrativo: Planeación, Organización, Dirección y Control.
Planeación: Se refiere a determinar los objetivos, metas y planes de acción.
Organización: Enunciar los objetivos, anotar fechas de cumplimiento y formar grupos de trabajo.
Dirección: Que se asignen los trabajos y objetivos a realizar, se den las instrucciones precisas para su cumplimiento.
Control: Darle seguimiento a los programas para hacer que los objetivos se cumplan. Este proceso administrativo debe ser en forma continua durante todo el tiempo de las operaciones de la empresa.
Autor Fernando Ojeda Llanes - Contador Público Certificado, Maestro en Finanzas y Consultor de Empresas.
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