Los procesos de gestión documental tanto físicos como digitales, actualmente representan un gran reto para empresas y corporaciones que diariamente manejan altos flujos de información. Por tal razón, es fundamental que tengas herramientas de gestión documental eficaces, para que de esa manera coloques información de utilidad para los diferentes usuarios.
Cómo optimizar el archivo de documentos físicos y digitales
Los diversos archivos y documentos de tu empresa, requieren de los procedimientos de gestión documental digital. En ese sentido, este proceso también llamado, “Document Management System” (DMS), es el que se encarga mediante técnicas y operaciones, de organizar y administrar el flujo de la documentación de tu empresa, tanto interna como externa.
Para ello, necesitarás de un proceso de gestión documental avanzado o de última generación, para que así puedas agregar tus archivos documentales en diferentes formatos, como: Audio, multimedia, texto, entre otros. De esta manera, te ahorrarás costes de fotocopias, reduciendo con ello el formato de papel y así podrás tener tus documentos en ubicaciones centralizadas, y de rápido acceso.
Para tal fin, deberás escanear tu documentación para digitalizarla mediante el gestor documental. De esta manera, los documentos de tu empresa se alojaran en archivos electrónicos para que sean indexados por datos diversos, y así puedas recuperarlos.
De esta forma, el departamento de administración de tu empresa se encargará de asegurar el acceso, la confidencialidad, y la preservación de tus documentos en el tiempo. Todo ello lo logrará mediante conceptos y herramientas, tales como: Firma electrónica, SIP, OAIS, AIP, entre otros.
¿Cómo debe ser el sistema de gestión documental?
Este sistema de gestión, deberá garantizar el control eficiente de la documentación de tu empresa. Además, deberá estar organizada para que al momento de su manipulación suponga una importante reducción del tiempo.
También, dependiendo de los objetivos que te coloques y de los procesos que incluyas en esta gestión, tendrás que seleccionar el tipo de software que utilizarás para tal fin (sistema integral o herramientas individuales). En ese sentido, tendrás que diferenciar la administración del registro de los documentos de tu empresa, y el ciclo de vida de los mismos. Todo ello lo lograrás cuando automatices tus procesos de negocio.
Por tal razón, entre más grande sea la digitalización de tu documentación, el sistema de gestión será más complejo. Y esto solo le dará al mismo, mayor automatización y control de tus archivos y documentos.