Muchas pymes siguen gestionando el control horario de forma manual, sin saber que eso no solo resta productividad, sino que puede salir muy caro. Sanciones, errores, pérdida de tiempo y conflictos internos son solo algunas consecuencias de no digitalizar la gestión de presencia. En este artículo, Enrique responde a las dudas más comunes sobre el control horario y explica cómo una solución como YoTico puede transformar por completo la forma en que una empresa gestiona el tiempo laboral, con eficiencia, legalidad y tranquilidad.
Enrique, se habla de grandes sanciones, pero ¿cuál es el coste real para una empresa que no tenga solucionado digitalmente el control de presencia de sus empleados? Mucho más de lo que parece. El Excel es la principal fuente de sanciones para las pequeñas empresas. El tiempo perdido, los errores y las discusiones cuestan dinero, pero con nuestra aplicación todo eso desaparece y la empresa gana en productividad desde el primer día. Es una inversión que se nota rápido.
¿Cuánto tiempo al mes gasta un departamento de RR.HH. transcribiendo o revisando fichajes manuales o de papel?
Muchísimo. En empresas de 50 personas, hablamos de entre 5 y 15 horas al mes solo en tareas administrativas. Ese tiempo se puede invertir en cosas más importantes, nuestro objetivo es que ese tiempo desaparezca.
¿Sabes cuál es el coste mensual real por empleado de su sistema de control horario, incluyendo el software, el soporte y el tiempo administrativo?
El precio es transparente y por usuario activo. Y sale más barato que lo que se pierde cada mes en tiempo, errores y sistemas antiguos. Al final, se ahorra más de lo que cuesta.
Hablemos de vacaciones. ¿Cuánto tarda un empleado en solicitar y obtener la aprobación de unas vacaciones con su sistema actual?
Se reduce el proceso a minutos. El empleado solicita en la app, el superior recibe una notificación instantánea y aprueba con un click, actualizándose el calendario de forma automática. Cada solicitud queda registrada con su fecha y estado, así no hay confusiones ni conflictos.
¿El empleado puede ver cuántos días de vacaciones le quedan sin tener que preguntar a RR.HH.?
Sí, claro. El empleado puede ver sus días de vacaciones al momento, sin preguntar a nadie. Así todos ganamos tiempo y evitamos consultas innecesarias.
Hoy, el teletrabajo es habitual. Si tiene personal con movilidad, ¿cómo garantiza que el fichaje es veraz y geolocalizado?
Registramos la ubicación del fichaje, cumpliendo con la normativa y sin invadir la privacidad. Solo se pide la ubicación en el momento del fichaje, nada más. La ley no lo exige, pero las empresas necesitan seguridad.
¿Cómo gestiona el derecho a la desconexión digital para el personal que teletrabaja, garantizando el cumplimiento de la jornada?
La mayor razón de ser de nuestro software es dejar claro cuándo empieza y acaba la jornada. Si alguien ficha fuera de horario, se ve enseguida y la empresa puede actuar. Así ayudamos a respetar la desconexión y evitar excesos.
¿Qué pasaría si la persona encargada de la gestión del Excel se va de la empresa?
Pasa mucho. En YoTico todo está centralizado y accesible desde cualquier lugar. Si cambia el personal, nada se pierde. Todo sigue funcionando.
Si una empresa duplicara la plantilla en un año, ¿su actual sistema de fichaje podría escalar sin colapsar?
Con YoTico sí. Está pensado para crecer sin complicaciones, aunque pases de 20 a 200 empleados de golpe. No hace falta cambiar nada.
¿Cree que la falta de transparencia en el control horario afecta la moral o la confianza de sus empleados?
Sí, totalmente. Cuando el empleado puede ver sus fichajes en tiempo real y todo está claro, hay más confianza y menos malentendidos. La transparencia siempre mejora el ambiente.
¿Vuestro sistema actual permite que el empleado acceda a su registro horario histórico cuando lo solicite, tal como exige la ley?
Sí, claro. Proporcionamos a cada empleado un portal privado donde pueden consultar sus fichajes, horas extras, vacaciones… Eso genera confianza y evita conflictos.
¿Tu sistema actual de control horario diferencia y registra adecuadamente los tiempos de descanso y pausa?
Sí. La app permite fichar pausas y descansos para que solo se compute el tiempo de trabajo real. Cumplir con la ley no tiene por qué ser complicado.
¿Con qué frecuencia se producen errores en el cálculo de las horas trabajadas o extras debido a la gestión manual?
Los errores humanos son inevitables en los procesos manuales. Nuestra app automatiza todos los cálculos según las reglas de convenio y la normativa vigente, garantizando una precisión del 100%.
¿Hay un calendario único donde todos los responsables puedan ver las ausencias del equipo?
Sí, todo está en un solo calendario. Ahí se ven las vacaciones, bajas y ausencias al momento. Así los responsables organizan el equipo mucho más fácil.
¿Qué pasa si el ordenador donde guarda el Excel de fichajes sufre un fallo de hardware o un ciberataque?
Este tipo de soluciones almacena la información en la nube con copias de seguridad cifradas, eliminando el riesgo de pérdida de datos por fallos locales.
¿El sistema que utiliza esta aplicación, fue desarrollado en España y garantiza estar siempre al día con los constantes cambios en la normativa laboral española?
Sí, está desarrollado en España. Eso nos permite adaptarnos rápido a cualquier cambio en la normativa laboral y asegurar que la empresa siempre está al día sin esfuerzo.
¿Y si la Inspección de Trabajo le pide los fichajes de los últimos cuatro años?
Con papeles o Excel, eso es un infierno. Con un software de gestión de tiempo se descarga todo en segundos. Un click y ya tienes el informe oficial listo para enviar. Sin estrés, sin sustos.
¿Su sistema le permite modificar los permisos y roles de acceso de forma inmediata cuando hay un cambio de gerente?
Sí, es muy fácil. Los permisos se cambian al instante, así el sistema siempre refleja quién es el responsable en cada momento.
¿Su sistema permite exportar los datos en formatos estándar para que cualquier asesoría o gestoría pueda procesarlos fácilmente?
Sí, claro. Puedes exportar todo lo que quieras en formatos que cualquier asesoría puede usar sin complicarse. Es descargar y listo.
Para terminar, ¿qué le impide a una empresa probar una solución moderna como YoTico que podría resolver todos estos problemas con una inversión mínima?
Nada. Ofrecemos una prueba gratuita para que cualquier empresa pueda ver por sí misma lo fácil que es y el tiempo que ahorra. Sin compromiso y sin riesgos.
Invitan a conocer todas las funcionalidades de nuestro software visitando www.yotico.es. Se puede activar directamente la prueba gratuita. Un pequeño cambio en la gestión diaria puede generar un gran ahorro de tiempo y dinero.