En primer lugar encontrar y aprender a utilizar un buen sistema para mejorar tu productividad personal, uno que sea efectivo, y que, sobretodo, se adapte a ti; esto es vital, pero otra de las claves de la buena gestión del tiempo es el equilibrio, y el equilibrio en tres vertientes:
El equilibrio en el tiempo dedicado a cada una de nuestras actividades principales; como la toma de decisiones operativas, las estratégicas, la burocracia diaria, la gestión de los problemas inesperados, las relaciones con los clientes, la motivación de las personas, etc. Cada tipo de tarea requerirá un momento adecuado, ocupa tus momentos tranquilos para las tareas creativas y los de baja concentración, para las tareas más operativas. Distribúyelo y equilíbralo.
El equilibrio en nuestras formas de comunicación; tener un buen balance entre las comunicaciones directas, cara a cara o por teléfono y las vías de correo electrónico o mensajería. En el primer tipo de comunicación debes invertir más tiempo pero es de resultado inmediato, en el segundo inviertes menos tiempo, pero debes de prever un retraso en la respuesta. Distribúyelo y equilíbralo.
El equilibrio en como trabajamos; solos, en grupo con la gente que gestionamos, con clientes, o con otra gente de otros departamentos. Solos trabajamos más rápido, en grupo podemos avanzar más, a los clientes tenemos que dedicarles tiempo suficiente y muchas veces más del estrictamente necesario. Distribúyelo y equilíbralo.
Evita dar mucho peso a solo una actividad, forma de comunicación o manera de trabajar, todas las opciones son válidas y forman parte de tu trabajo, y es el desequilibrio entre ellas lo que afecta la productividad.
Numéricamente no hay ninguna fórmula que optimice la combinación, pero distribuir bien el tiempo entre cada tarea y que estas tiendan a un equilibrio puede ayudarte a poder hacer más o por lo menos tener menos sensación de desorganización.