Aquí las recomendaciones para que tus reuniones de trabajo sean productivas, alcances objetivos y cuides tu recurso renovable más importante: tu tiempo.
El tiempo es el recurso no renovable más valioso que tenemos y también debe ser administrado y aprovechado eficientemente. Hay tiempo para todo, pero es importante que sepas detectar el momento de cada actividad. Mucho hablar y hablar pero nada qué acordar, es una de las problemáticas que muchas veces detiene la toma de decisiones. He aquí algunas de las claves que te podrían interesar para evitarlo.
Para el experto, Mario Rizo, Socio Director de Salles, Sainz-Grant Thorton, antes de convocar a otra reunión más, es importante definir concretamente los objetivos en la planeación de la junta. Así que ¡ALTO! si estás pensando en llamar a una junta exprés, deténte. A menos que requieras una lluvia de ideas, las juntas se planean y se definen con anticipación, con puntos muy claros de los resultados que esperas o de los objetivos que persigue la empresa.
En entrevista con AltoNivel.com.mx, el experto afirma que quienes participan en cada junta, deben tomar en cuenta que es crucial aprovechar el valioso recurso del tiempo y por eso hay que hacer hincapié en una serie de cuestiones previo a la presencia de todo tu equipo de colaboradores cercanos en la sala de juntas.
Algunas de estas razones son las siguientes:
- ¿Cuál es el motivo por el que se convoca a la junta?
- ¿En dónde se llevará a cabo la reunión?
- ¿Quiénes deberán participar?
- ¿Qué puntos se desarrollarán?
- ¿Qué se pretende obtener una vez concluida la junta?
Rizo señala que los el personal no debe olvidar que el objetivo de una empresa es hacer negocios y justamente el tiempo debe aprovecharse para ello. “El camino para el logro y medición de objetivos y metas, involucra tiempos definidos para desarrollar estrategias establecidas para estos fines”, comenta.
Por ello, si se saben aprovechar eficientemente, las juntas habrán de servir para la retroalimentación y dar seguimiento apegado al plan definido.
Reunión ordenada y provechosa
Si hasta ahora consideras que tus juntas sí tienen un objetivo, hay algunas otras recomendaciones del experto para tener una reunión productiva.
- Iniciar puntualmente la reunión, no tolerar retardos ni interrupciones.
- Designar a un líder que coordine y un secretario.
- Solicitar a los participantes silenciar los teléfonos móviles para evitar algún tipo de distractor, así como no atender llamadas durante el evento y estar entrando o saliendo del lugar.
- La reunión debe llevarse a cabo conforme al contenido de los temas de la agenda y el tiempo asignado para cada punto a tratar.
- Impedir interrupciones constantes durante el desarrollo de cada tema de discusión.
- Evitar adherir asuntos que no estén contemplados en la orden del día.
- Tomar decisiones claras y concisas.
- Emplear y usar correctamente elementos audiovisuales.
- Solicitar regularmente los comentarios de aquellos que no han expresado sus ideas.
Otra de las recomendaciones de Rizo es realizar periódicamente reuniones que respondan a las necesidades de atención correspondientes a circunstancias de las responsabilidades de cada nivel. Por ejemplo, juntas periódicas del consejo, habituales reuniones de equipos de trabajo, citas con los clientes o proveedores, entre otros, pero siempre basadas en la entrega de resultados.
Importante dar seguimiento
Indica que la idea de planear juntas es aterrizar las ideas para no preparar más o disminuirlas. “Es importante dar seguimiento al cumplimiento de las acciones acordadas, a menudo ocurre que no se comprueban las tareas distribuidas de acuerdo a los planes y tiempos establecidos, por lo que las acciones encargadas de hacer funcionar tu estrategia de trabajo no se cumplen por falta de seguimiento”.
Una idea para evitar este error, es integrar un secretario que asuma la función de redactar los acuerdos en una minuta y distribuirla entre los participantes para otorgar el debido seguimiento a los puntos definidos en las reuniones.
Este monitoreo debe ser constante para asegurar que los acuerdos establecidos se lleven a cabo en tiempo y forma por el personal asignado.
Expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00 a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del horario de comida).
¿Planeas y preparas tus juntas? ¿Tomas en consideración y anotas los principales puntos que vas a tratar con tu equipo de trabajo?
Autor Jose Antonio Ramirez
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