Transformación digital son aquellos cambios mediante los cuáles una organización con procesos más o menos tradicionales se transforma y reinventa virando hacia un sistema de gestión y trabajo que explote los niveles de la tecnología digital. Se asocia a la incorporación de conceptos como digitalización, Big data, clientes y servicios digitales, multicanalidad, ciberseguridad etc. Ni que decir tiene que es un proceso de transformación continua al igual que el resto de cambios en cualquier organización.Según un estudio realizado por MIT Sloan Management Review y Deloitte University Press, el motor de los cambios en la Transformación Digital debería ser la estrategia y no la tecnología. Así que la primera cuestión es cómo plantear una estrategia digital en nuestra organización.
Al igual que cualquier otra transformación, se parte de una situación actual (“As-Is”) para llegar una situación futura (“To-Be”) en un determinado periodo de tiempo. Para definir una estrategia digital debemos de analizar la situación actual y establecer la situación futura deseada a la cual se quiere llegar en un periodo de tiempo a medio o largo plazo (3 a 5 años). El principal cometido es definir el destino y el rumbo para que todos los componentes de la organización remen hacia un mismo sentido. Además la estrategia digital deberá ser consistente con la estrategia global de la organización.
El análisis de la situación actual no es baladí y podría ser el primer punto de fallo pudiendo llegar a plantear situaciones futuras no realistas o incorporación de tecnologías sin tener en cuenta la madurez organizacional. ¿Sabemos realmente en que situación nos encontramos? ¿Somos capaces de visualizar el futuro deseado? ¿Es posible crear en nuestras mentes lo que en el presente no podemos ver (poder de la visualización 😉)? ¿Es posible obtener un plan con ciertas garantías? ¿Los riesgos son razonables y se pueden gestionar?
Por supuesto debemos de considerar los programas y proyectos actuales, la operativa actual, los productos y servicios que ofrece la organización, el grado de digitalización, la madurez organizacional, las tecnologías incorporadas etc.
En la situación futura debemos de decidir la “foto” a la cual queremos llegar, que productos o servicios digitales vamos a ofrecer, tecnologías etc. También será recomendable realizar un planteamiento de situaciones intermedias (por ejemplo anuales o semestrales) que serán puntos de transición para llegar a la situación deseada así como un análisis de riesgos estratégicos. Como es obvio se debe considerar el impacto sobre la estrategia global y el funcionamiento de la organización para que esta pueda seguir funcionando.
Una vez que sabemos “cómo estamos” y a “donde queremos ir”, se definiría el plan estratégico para llegar a esta situación deseada, con sus hitos o “To-Be intermedios” y donde se reformularán el conjunto de programas y proyectos que nos ayudarán a conseguir la meta así como los indicadores para ir midiendo el progreso de ejecución de nuestra planificación. Referenciando la guía del PMBok (pmi.org) un programa es un conjunto de proyectos relacionados que se gestionan en conjunto, un proyecto es el esfuerzo temporal (inicio y un fin) que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único mientras que trabajo operativo es efectuar permanentemente actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio repetitivo. La estrategia derivará en un conjunto de programas y proyectos con un presupuesto y que cambiarán los productos y servicios ofrecidos así como el trabajo operativo necesario.
Conforme esté establecido lo anterior deberemos definir qué indicadores de medición estratégicos precisaremos para verificar el cumplimiento de los objetivos e implantar acciones correctivas en caso de ser necesarias.
Como conclusión no solo destacar la importancia de la existencia de la estrategia sino también la necesaria publicidad entre los miembros de la organización, como base para enfocar y priorizar los esfuerzos así como ser la referencia del motor del cambio.