Hasta que uno no comienza a trabajar en el puesto de trabajo para el cual ha sido seleccionado, no sabrá a ciencia cierta cuáles son sus funciones y lo que se espera de él. En el proceso de selección suelen describirse las funciones de forma muy genérica y aunque se concrete algún punto, no lo suele hacer el que vaya a ser el supuesto responsable directo. En otras ocasiones, se indican determinadas funciones, que más tarde, sorprendentemente, se llevan a cabo muchas labores que no aquellas que se mencionaron.
¿Quién ha recibido una descripción de puesto de trabajo al comenzar en una nueva compañía? Puedo afirmar con certeza que el porcentaje es mínimo.
La descripción de puestos es la herramienta que usan las compañías para identificar el perfil de cada puesto, con funciones, competencias requeridas, lugar en el organigrama, relaciones con personal interno y externo, etc. La teoría está clara pero en la práctica, las empresas no suelen tener las ideas tan claras en su estrategia global. Por lo general, además, permanecen estáticas cogiendo polvo en los departamentos de personal.
La triste realidad suele ser que el primer día, el nuevo llega a la empresa y el responsable le suele dar cuatro indicaciones de lo que tiene que hacer y ya irá descubriendo sobre la marcha en qué consiste su puesto. Eso supone que, en más de una ocasión, se pregunte que quién le mandaría hacer eso. Cuántas veces uno comienza a realizar unas funciones de forma provisional que no son suyas, no por no ser el más adecuado sino porque las comenzaste y te apañas bien.
Las funciones se las va marcando uno solo por descarte o suposiciones que os hacéis en el puesto de trabajo. Y esto es un gran error porque en las primeras semanas deben de quedar establecidas funciones y un cronograma del puesto para ir asumiéndolas tras un proceso de rodaje y aprendizaje adecuado. Esto requiere que vuestro responsable se siente con vosotros bastante tiempo en los comienzos para definir, paso a paso, lo que haréis; no debería ser complicado porque se supone que tienen el perfil elaborado en coordinación con recursos humanos.
Pero claro esto es una quimera porque normalmente cuando los departamentos necesitan un nuevo perfil llaman a personal rápidamente y le dicen necesito un técnico de compras para dentro de una semana y dan 4 datos básicos y con eso deben apañarse. Así nos va claro. Porque aunque estuviesen las descripciones de puestos en la compañía, cuando te solicitan una nueva necesidad de ese perfil, deben de juntarse las partes involucradas para analizar esa necesidad real y ajustarla, viendo el proyecto, las funciones, el rol, tiempo estimado, etc.
Suele ser común que los responsables, cuando comienza alguien nuevo en su equipo, le dediquen poco tiempo porque ellos son los primeros que no tienen claro lo que debe hacer, pese a ser ellos quienes solicitaron ese recurso.
Por ello, para evitaros problemas, estáis en vuestro derecho de que se os indiquen cuáles son vuestras funciones y que os faciliten la descripción de vuestro puesto de trabajo y evitarse, así, sorpresas.
Tampoco se puede pretender que en una descripción de puesto refleje hasta las tareas más pequeñas; normalmente aparecen funciones concretas pero sin detallar los pasos específicos que requiere cada tarea. Es imposible que aparezca todo detallado porque no acabaríamos nunca. Lo digo porque siempre tenemos al trabajador “listillo” que nos dice que él no hace determinada función por pequeña que sea porque no aparece en las funciones que se le especificaron.
La flexibilidad debe de existir en ambas partes en la misma medida, intentando amoldarse a las necesidades del otro. Porque no cuesta tanto ponerse en la piel del otro de vez en cuando.
Muchas organizaciones, cuando comienza un nuevo trabajador, van sobre la marcha, sin tener nada planificado ni preparado respecto a su integración. Está claro que un profesional con experiencia previa sabe hacer cosas, sin embargo, cada organización es distinta y deben enseñarle protocolos, modos de actuación, organización del equipo, áreas de responsabilidad y no darse por sabidas o decirte la típica frase de ya lo veremos más adelante.
Algunos me diréis que muchos de vosotros aprendisteis sobre la marcha, buscándoos la vida y eso es lógico en algunas cosas pero no en saber lo que tenéis que hacer y como funciona todo. Porque así, es normal que muchas personas tengan muchos vicios en la forma de hacer las cosas porque nadie le enseñó la forma más eficaz y eficiente. Las cosas se pueden hacer de muchas maneras, está claro, pero antes de precipitarnos es mejor conocer los modos de actuación de esa organización y ese departamento para después poder implementar vosotros formas más productivas. De lo contrario, es entrar como un elefante en una cacharrería.
Así que las organizaciones y responsables debéis prestar atención y tiempo a las nuevas incorporaciones porque, si no lo hacéis entonces, ¿cuándo será el momento? Al nuevo hay que dejarle las cosas claras desde el principio si queremos que se incorpore al departamento y a la empresa de forma eficaz.
Y tú ¿Cuándo te enteraste de cuáles iban a ser tus tareas?