Un ERP es un sistema de administración que integra todas las partes del negocio, como planificación, manufactura, ventas y finanzas. El sistema ERP tiene la meta de integrar información de toda la empresa y eliminar procesos que no son necesarios y que además resultan costosos.
La empresa puede obtener resultados favorables siempre que se lleve acabo una adecuada implementación del sistema, de lo contrario todo ocurrirá en fracaso y pérdidas de dinero muy costosas.
La mayoría de las veces que un ERP falla es porque su tiempo de implementación es muy largo o porque tienen un costo excesivo y las empresas no ven un beneficio en la inversión en el ERP.
Un 75% de los sistemas de información constituyen fracasos operativos ya que su implementación necesitó de mucho tiempo y dinero. En otros casos el sistema no funcionan como deberían o simplemente no se utilizan porque resulta demasiado complicado y además se piensa que los datos no son confiables.
Para entender porque fracasan los sistemas de información hay que analizar 4 factores que son las principales áreas en las que se presentan problemas:
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Diseño. El diseño del sistema no es el adecuado a las necesidades del negocio. Puede ser que la información no fluya rápidamente, o que la información se presente en un formato confuso y difícil de entender, por lo que los usuarios se sienten desalentados a trabajar con él. En éste aspecto del diseño, se tiene que tomar en cuenta que el sistema tiene que ser compatible con la estructura, la cultura y las metas del negocio.
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Datos: El sistema presenta datos erróneos.
Puede suceder que falta información o que no está debidamente desglosada, lo que dificulta la toma de decisiones.
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Costo. El costo de la implementación es muy elevado. Aunque el sistema funcione adecuadamente, suelen ocurrir costos extras que no estaban incluidos en el contrato y puede resultar una inversión para nada rentable.
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Operaciones. El sistema no opera bien. La información no es oportuna ni eficiente ya que el sistema tiene un tiempo de respuesta muy lento.
Los factores mencionados antes son propios del sistema, pero también existen otros factores inherentes al mismo, que determinan por mucho el éxito o fracaso de los mismos, como :
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La Implementación: Se refiere a la organización, al plan de cómo se van hacer las cosas para adoptar el nuevo sistema.
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Para que la Implementación del sistema de información sea exitosa se debe tomar en cuenta a:
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Los usuarios del sistema: Se debe de tomar muy en cuenta a las personas que van a trabajar con el sistema, ya que muchas veces ellos son los que no están dispuestos a enfrentar cambios en los procesos del negocio y se sentirán agobiados por el mismo.
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Los administradores: También se debe de contar con el respaldo de los administradores, para que los usuarios y todo el personal se sientan comprometidos a lograr el buen funcionamiento de sistema.
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Nivel de complejidad y riesgo: Aquí se debe de considerar el tamaño del proyecto, su estructura y la tecnología. Se incurre en mayores riesgos cuando la compañía no ha tenido experiencia en proyectos grandes, o tiene muchos requisitos en sus procesos de negocios o casi no ha trabajado tecnología. Mientras más riesgos haya mayor es la posibilidad de fracaso.
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Darle seguimiento. Aquí hay que evaluar como se va desempañando la implementación del sistema, el costo-beneficio y los tiempos.
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En conclusión
Se puede decir que un sistema como un ERP, CRM, o cualquier otro tiene éxito si se le da un buen uso, sí los usuarios se sienten satisfechos y tienen una actitud favorable, se han logrado los objetivos del negocio y por supuesto sí se ha obtenido un beneficio económico de la inversión en el sistema.
Y fracasan si en la implementación del sistema los usuarios no están dispuestos al cambio, y los administradores no los apoyan, además si el nivel de complejidad es muy alto y riesgoso para la empresa.
Autora Fabiola Ojeda Sánchez