Tendiendo en cuenta los diferentes modelos de evaluación de un ERP, es posible identificar los errores más comunes en los que se incurre al seleccionar un ERP. En este artículo escribiremos sobre ellos.
Vale la pena dar una lectura a los Métodos existentes para evaluación y selección de sistemas de gestión en donde hemos descripto 5 métodos diferentes.
Inadecuada definición de los lineamientos del proyecto
Una incorrecta definición de los tiempos y costos asociados al proyecto, puede llevar al fracaso. La minimización de los costos, no siempre es bienvenida durante un proyecto de esta magnitud, ya que puede provocar la reducción de la capacidad productiva de la empresa. De igual manera ocurre con la disminución de los tiempos, esto no siempre es lo ideal ya que se estipula que se puede tardar varios años en realizar una traspaso exitoso a un nuevo sistema.
Inadecuada definición de los requerimientos funcionales
Es una de las principales fallas en las que comúnmente se incurre, y en muchas ocasiones está dada por la escasa participación de los usuarios o las falencias del grupo de trabajo en el control de la documentación generada. Una mala definición de requerimientos puede llevar a adquirir paquetes que carecen de muchas funcionalidades y son pobres en su utilización, ya que el alcance de la funcionalidad es poco claro.
Familiarizarse demasiado con un producto
Puede ocurrir que un profesional desee utilizar el mismo producto o sistema con el que trabajó anteriormente, en el ámbito de la nueva empresa sin considerar los requisitos puntuales de la misma. Lo que habitualmente ocurre en estos casos, es que se obtiene un producto que no se ajusta a lo requerido.
Expectativas poco realistas de beneficios a futuro
Tener expectativas poco realistas sobre los beneficios que se desean obtener y sobre el retorno de la inversión a futuro, es una causa de fracaso. Es común que se nos presente un universo ideal de los supuestos resultados a obtener, por este motivo lo importante es poder identificar cuán realistas son para no caer en falsos supuestos.
Ignorar las ventajas difíciles de cuantificar
Existen algunos factores como por ejemplo el aumento de la productividad, o la mejora en la toma de decisiones, sobre los cuales es muy difícil poder estimar ganancias futuras. A pesar de ello, es importante considerar los beneficios que estos factores proveen, ya que si bien son difíciles de cuantificar, contribuyen al logro del objetivo general.
Falta de compromiso
Es fundamental que todos los miembros de la empresa se involucren en el proceso de evaluación y selección del ERP, así como también de su implantación. Desde la alta gerencia hasta los responsables y usuarios de cada una de las áreas de la empresa, deben estar informados y participar activamente en este proceso. Este involucramiento permite un mayor aporte de información que definitivamente será de suma utilidad y además favorecerá la eficiente y oportuna toma de decisiones.
Falta de preparación
Dado que el proceso de análisis y selección de un ERP puede durar mucho tiempo y requerir un gran esfuerzo, es fundamental estar preparados. Por este motivo, es ideal poder realizar una planeación previa analizando las capacidades, fortalezas y debilidades del sistema actual y los requerimientos que se exigen para el nuevo sistema.
No comprender las ventajas de la automatización
La ventaja de la automatización provista por los Sistemas ERP radica en ahorrar tiempo y esfuerzo en las tareas habituales de la empresa. Entre otras cosas, ayuda a reducir la cantidad de errores que se comenten durante la operatoria diaria eliminando de esta manera el re-trabajo.
Falta de comunicación
Otra de las causas que motivan el fracaso, es la falta de comunicación entre los involucrados en el proceso de adquisición del ERP. Una adecuada comunicación permite detectar a tiempo situaciones de riesgo para la empresa, mejorando de esta manera la toma de decisiones.
Resistencia al cambio
Es habitual que al introducirse un nuevo sistema en la empresa que requiere el replanteamiento de los procesos operativos e introduce nuevas normativas de trabajo, los empleados manifiesten su descontento. Para prevenir esto, la adecuada comunicación de los cambios a realizar así como también de las ventajas que traerá aparejado, es fundamental durante todo el proceso de traspaso hacia el nuevo sistema.
Fuente: http://www.evaluandoerp.com/factores-comunes-falla-la-seleccion-e-implantacion-del-erp/