Para construir un edificio hay que empezar por tener unos buenos cimientos, y en función de estos tendremos unos resultados u otros que repercutirán de forma directa en nuestro futuro edificio.Esta analogía la podemos llevar al campo de la Gestión de Proyectos: cuando está todo planificado hemos de ejecutar nuestro Proyecto.
FASE DE INICIO
Siguiendo con la analogía de nuestro edificio,tras unos buenos cimientos hay que pensar en una buena estructura.En el momento en que el cliente firma el contrato, realizamos una corta descripción de cómo se va a realizar el proyecto y cuando lo daremos por finalizado.Sin duda hemos de tener muy claro en esta fase lo que entendemos todas las partes comprometidas por éxito,ya que en ocasiones aunque parezca mentira,pueden llegar a ser muy diferentes.
Hemos de tener claro:
- El Qué,Cómo,Quién,Cuándo y Porqué de nuestro Proyecto y todo ello redactándolo en un documento.
- Revisar el documento anterior con el equipo directivo y con los principales actores para que este sea aprobado.
Llegados a este inciso podemos elaborar 7 puntos esenciales para tener una buena fase de inicio de un proyecto:
1.-ELEGIR LOS PROYECTOS IMPORTANTES PARA LA ORGANIZACIÓN Y PARA SU FUTURO.No merece la pena perder el tiempo en proyectos que no tengan fuerza o no sean lo suficientemente alentadores para la empresa.Ha de primar el interés colectivo frente al individual.
2.-HEMOS DE TENER LOS RECURSOS NECESARIOS Y ADECUADOS PARA EL PROYECTO.Es todo lo referente al personal,equipamiento y al presupuesto.Debe de quedar reflejado en el presupuesto lo más detallado posible.
3.-INCLUIR AL PERSONAL QUE SE VEA AFECTADO Y QUE ESTÉ INTERESADO EN EL PROYECTO.Su opinión y lo que tengan que decir va importar muchísimo en el proyecto.Hemos de sumar opiniones ya que de lo contrario nos encontraremos con desidia y falta de interés.
4.-CREE EL EQUIPO DIRECTIVO CON LAS PERSONAS ADECUADAS.Es la forma de conseguir que las personas se involucren,que consideren como algo suyo el proyecto en todo momento.Convivirán con él constantemente y serán capaces de encontrar soluciones u opciones a cualquier dificultad que vaya apareciendo.
5.-CREE UN DOCUMENTO INICIAL DE PROYECTO.Este tendrá que ser revisado junto con los miembros del equipo directivo,los miembros de su equipo y los actores del proyecto.
6.-REUNIÓN DE INICIO DEL PROYECTO.Nos va asegurar el cumplimiento de las expectativas del proyecto.
7.-PLAN DE COMUNICACIÓN.Nos informará de quién ha de estar informado del progreso del Proyecto y cómo será la comunicación con esas personas.Es un elemento preventivo ya que podemos evitar situaciones conflictivas o contradictorias cuando el proyecto avanza.
La inauguración oficial de un proyecto representa un punto importante para lograr el camino que conduce al éxito del mismo.Es de vital importancia que refleje correctamente la imagen que queremos proyectar.La mejor forma de lanzar un proyecto es mediante una reunión de todo el equipo en todos los niveles de seriedad y publicidad,previas discusiones y planificaciones con los participantes en el proyecto:director,patrocinador ….
Estar juntos desde el comienzo de la aventura y llegar a conocerse personalmente ayudará a crear compromiso y aumentar la percepción de cada uno de los participantes de que el equipo y el proyecto son importantes.Podemos imaginar lo difícil que puede llegar a ser que alguien se sienta parte de un grupo con objetivos comunes, sin tener la presencia física de sus compañeros en algún momento.La figura del patrocinador en la fase inicial del proyecto es IMPERATIVA.En esta primera reunión todos estamos pendientes de las señales que emiten los otros para confirmar,suspender o desechar supuestos y preocupaciones.
Para terminar este post me gustaría comentar el papel fundamental del Director del Proyecto en lo referente a su papel de:
MECANISMO INTEGRADOR
Los buenos equipos se forman a través de actividades de colaboración:trabajo conjunto,ideas compartidas,estira y aflojas que envuelven a decisiones importantes,intercambio de información.El Director de Proyectos debe facilitar estas actividades que generan espíritu de equipo mediante mecanismos de integración.
Los mecanismos de integración incluyen reuniones programadas con regularidad,vínculos de comunicación,reuniones sociales fuera del lugar de trabajo para la consecución de identificarse con el equipo y cohesionar el grupo.Cada uno de estos mecanismos estimula a las personas a hablar unas con otras,comprenderse a nivel individual,compartir ideas,analizar y criticar estrategias alternativas finalmente crear vínculos de confianza y amistad que logren que el trabajo realizado en equipo sea estimulante y productivo.