por William Jiménez Lemus
Un alto porcentaje de las empresas se van a la quiebra por su permanente estado de iliquidez.
Iliquidez: No contar con dinero para pagar las obligaciones que se han vencido y que son prioritarias.
Liquidez no significa exactamente lo mismo que ganar dinero. Es posible obtener beneficios y quedar en bancarrota por falta de efectivo.
Solvencia o liquidez
Las empresas que cuentan con fondos suficientes para pagar sus compromisos puntualmente adquieren una reputación de firmas solventes. Mientras tanto, una empresa incapaz de cumplir con sus obligaciones a medida que se vencen, por falta de dinero; se denomina insolvente.
La solvencia debe ser un objetivo primordial de cualquier empresa, puesto que una firma insolvente puede ser forzada por sus acreedores a cerrar sus puertas.
El control del flujo de caja es un método de extrema importancia y de muy fácil realización que nos servirá para proyectar las necesidades futuras de dinero.
Su filosofía se basa en determinar primeramente los ingresos que se generarían en el negocio en un determinado periodo, para luego calcular los egresos por gastos y costos, así como todas y cada una de las obligaciones que se vayan generando en razón del desenvolvimiento del mismo negocio o actividad, para que enfrentados en sus montos, nos den una idea general del dinero de que dispondremos al termino de cada periodo de operaciones, generalmente mes a mes.
Para cualquier tipo de empresa, la generación de sus ingresos siempre se va a dar, en mayor proporción por las ventas, que obviamente, unas serán de contado y otras a crédito.
Cuando estamos vendiendo de contado estaremos recibiendo dinero contante y sonante en contra entrega de la mercadería o del servicio. Mientras tanto cuando vendemos a crédito, los valores facilitados a nuestros clientes en ventas, los estaremos recuperando en periodos de 30, 60, 90 días o más, dependiendo el acuerdo a que se haya llegado con el cliente y la evolución que tenga la recuperación de la cartera por parte de nuestra empresa.
Lo anterior nos dice claramente que vender un determinado monto en un mes, no traduce que vamos a contar con el 100% del dinero por ventas, en ese mismo mes.
De igual manera, los egresos que correspondan a nuestras obligaciones nacidas en transacciones por compras de mercancías, adquiridas unas de contado y otras a crédito, tendrán el mismo comportamiento en el tiempo, es decir, alguna mercancía tendremos que pagarla de manera inmediata, lo que traduce un desembolso de dinero también inmediato y las que negociemos a plazos, las pagaremos también en periodos de 30, 60, 90 días o más dependiendo el tipo de acuerdo que esta vez hayamos logrado con nuestros proveedores.
En el control del flujo de caja, para cada uno de los intervalos de tiempo, se realizan cálculos estimativos conservadores respecto a las fuentes futuras de efectivo (ingresos) y a los gastos futuros (egresos). Utilice cifras bajas y conservadoras para los ingresos y cálculos estimativos altos para los egresos. Para el período inicial (un mes, por ejemplo), comience con el efectivo que posee en el momento. A esto debe agregarle los ingresos y restarle los egresos, lo que resulta en el efectivo al final del mes. El efectivo al final del mes pasa a ser el efectivo inicial del mes siguiente.
Al iniciar la elaboración de nuestro Flujo de Caja, habíamos dicho que debemos pensar primero en los ingresos, ya que si no hay ingresos, difícilmente vamos a poder realizar desembolsos (egresos)
Para la elaboración del flujo de caja para periodos de 3, 6, 9 o 12 meses debemos tener a la mano una serie de datos que lograremos mediante la elaboración de los Presupuestos Proyectados.
Es conveniente esquematizar el flujo de caja de tal manera que se facilite el poder registrar la información requerida de manera ordenada y de la misma forma poder proyectar los diferentes valores mes a mes.
A continuación en un ejemplo simplificado, te explicaré mediante un sencillo grafico, como podemos realizar el esquema mencionado.
Almacén La Gloria
Presupuesto de efectivo enero a marzo del 2012
Al iniciar la elaboración del Flujo de Caja, en el mes de enero, debes colocar en la primera casilla de enero (saldo que viene) el dinero en efectivo y en bancos de que dispones en ese momento y que aun no está comprometido para pago de ningún tipo de obligaciones.
Luego, extrayendo del presupuesto de ventas (que veremos en el próximo tema) tomarás el valor de las ventas que tu consideras vas a lograr de contado y en el renglón siguiente el valor que estimas recuperarás de las ventas a crédito efectuadas en periodos anteriores y que tienen como vencimiento el mes de enero.
Para avanzar de manera ordenada, irás llenando cada una de las casillas hasta completar el cuadro del presupuesto que estás elaborando.
Para el ejemplo, hay una casilla que corresponde a otros ingresos, que bien podría ser por préstamos obtenidos en los bancos o de aportes provisionales o definitivos de los socios de la empresa en el periodo o mes de que se trate, y que obviamente sumarian a los ingresos anteriores, para finalmente obtener un Total de ingresos mensuales.
De la misma manera, obraríamos con el tema de las compras. Del presupuesto de compras, obtendrías primero las obligaciones que sabes debes pagar al momento de la compra y posteriormente las que deberás pagar en plazos acordados con los proveedores de manera previa.
Posteriormente llenaríamos la casilla de otras obligaciones, etc., hasta completar el Total de los Egresos.
El total de los egresos, lo deducimos del total de los ingresos, obteniendo el valor que a cálculo tendríamos de efectivo al final de mes y que sería la cifra con la que comenzaríamos a trabajar el mes siguiente, valor que ubicaremos en la primera casilla del cuadro (saldo que viene) correspondiendo a cada mes, y de esa forma, obtendríamos una especie de espiral en los registros mes a mes, hasta lograr el cometido, de intentar preestablecer la necesidad de efectivo que requerimos para operar nuestro negocio en un periodo dado.
Como puedes observar, lo que haremos será proyectarnos al futuro, es decir anticiparnos a los acontecimientos económicos que presuponemos se darán de acuerdo a los valores obtenidos en cada uno de nuestros presupuestos.
Como los presupuestos no son más que proyecciones que nos ayudarán a columbrar lo que acontecería en el futuro, bien nos podemos dar cuenta de manera anticipada, los meses en los que pudiéramos tener dificultades económicas por disminución en las ventas a o por el pago extraordinario de alguna obligación proyectada, permitiéndonos hacer ajustes previos en el papel, antes de que este documento le demos un trato definitivo como herramienta de control.
Almacén La Gloria
Presupuesto de efectivo enero a marzo de 2012
Tal como lo habíamos comentado anteriormente, iniciamos el cuadro anotando en la primera casilla de enero (saldo que viene) el dinero que disponíamos en ese momento en efectivo, tanto en caja como en bancos. Para el ejemplo $3.000.000.
Continuamos con diligenciar la información de ventas de contado, extraída del presupuesto de ventas y que podemos perfectamente acomodar en las casillas de ventas de contado de los meses de enero, febrero y marzo.
Luego vamos a la información de “recuperación de cartera” que corresponde a las ventas hechas a crédito en meses anteriores y posteriores y que tienen compromiso de pago para los meses en referencia. Esta información la encontramos en el presupuesto de ventas.
Seguimos con el resto de información por ingresos proyectados si los hay, etc., hasta terminar todos los ítems que estén involucrados en el grupo de ingresos. Totalizamos los ingresos, pero solo los del mes de Enero.
Pasamos a los apartados que corresponden a las compras. Al igual que en las ventas, iniciamos con el llenado de la información correspondiente a las compras de contado y que podemos diligenciar en su totalidad en cada una de las casillas correspondientes a los meses de enero, febrero y marzo.
Continuamos con las compras a crédito, que como en las ventas, tenemos que darle un tratamiento similar, información que obtendremos del mismo presupuesto de compras.
Diligenciamos el resto de ítems, gastos, otros egresos, etc., información que debe estar contenida en un Presupuesto específico de otros egresos.
Terminamos de diligenciar egresos y totalizamos. Luego, establecemos la diferencia entre el total de los ingresos de enero y el total de egresos del mismo mes, para obtener la suma disponible con la que iniciaríamos operaciones en el mes de febrero. Nótese que el valor al final de enero (suma que pasa) coincide con la que encabeza el mes de febrero (suma que viene).
El mes de febrero tendrá el mismo tratamiento del mes de enero y al final del procedimiento volveremos a obtener una suma que pasa, con la que iniciaremos el proceso de marzo (suma que viene) y así sucesivamente hasta terminar el Flujo de Caja en el que estamos trabajando.
El presupuesto de caja nos suministrará las cifras que pudiéramos lograr para cada final de mes y en las que se puede ver reflejado un excedente o un déficit, información que para el encargado de los aspectos financieros le dará el suficiente tiempo para coordinar los correctivos necesarios o bien conseguir los recursos necesarios en forma oportuna.
Autor William Jiménez Lemus - wjlemusarrobagmail.com
Administrador de Empresas. Docente en las áreas de Administración general, Gestión Humana, Evaluación de Proyectos – Plan de Negocios, y Contabilidad. Implementación de estrategias para la motivación del personal. Asesor Pymes. – http://accorh-consultor-wjlemus.blogspot.com/
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