Cuando tenemos un número virtual o una extensión de centralita virtual, disponemos de 5 desvíos de llamada, es decir, podemos hacer que suenen hasta 5 teléfonos simultáneos.
Si por las condiciones de su negocio necesita más de 5, tenemos disponibles varias soluciones que detallaremos a continuación.
Cola de llamadas
Este servicio exclusivo de la centralita virtual le permitirá tener un cierto número de llamadas en espera hasta que puedan ser atendidas por un operador.Cada persona que va a atender llamadas se conecta al programa de cola y pasa a denominarse operador.
Cuando llega una llamada a una extensión con cola de llamadas, esta pasará directamente a ella y será atendida por alguno de los operadores que estén conectados. Si en ese momento todos los operadores están ocupados, la llamada quedará en espera previo aviso al llamante, hasta que alguno de los operadores pueda atenderle.
¿Qué ventajas le aporta?
La cola de llamadas le permitirá minimizar el número de llamadas perdidas, ya que la persona que llama no recibirá nunca el desagradable tono de "comunicando", ni se quedará escuchando indefinidamente los tonos de llamada, sin saber si le van a atender o no.Desde el punto de vista de su negocio, este servicio le permitirá dar un imagen profesional, evitando que el cliente tenga que llamar en repetidas ocasiones si todos los operadores están ocupados.
Por otro lado, la persona que le llama se asegura que será atendido antes que otra persona que inicie la llamada más tarde, ya que normalmente las llamadas son atendidas en orden secuencial, aunque los operadores de la cola podrán adelantar unas llamadas a otras.
Extensiones secuenciales
Si la cola de llamadas no es lo que necesita, puede utilizar las extensiones secuenciales. Estas son un tipo de extensiones que no tienen directamente desvío de llamadas asociado, sino una lista de extensiones a las que se irán redirigiendo las llamadas conforme vayan llegando a la extensión secuencial.¿Cómo funcionan?
Cuando llegue la primera llamada a la extensión secuencial será redirigida a la primera extensión de la secuencia, ejecutando los desvíos que tenga definidos. Para la segunda llamada se hará lo mismo, pero se enviará a la segunda extensión de la secuencia.El proceso se repetirá tantas veces como extensiones tengan en su secuencia y cuando se llegue a la última extensión, se reiniciará volviendo a la primera.
¿Qué ventajas tienen?
La principal ventaja es que podrá "simular" un número superior a los 5 desvíos de llamada por extensión de que dispone. Por ejemplo, si tiene 20 personas atendiendo llamadas, puede distribuirlas en 4 extensiones y añadirlas a la lista secuencial.
De esta forma, conforme vayan llegando las llamadas irán sonando progresivamente los teléfonos de las 20 personas.
Es cierto que no sonarán los 20 teléfonos a la vez en cada la llamada, pero es una aproximación que puede satisfacer esta demanda.
Extensiones carrusel
El carrusel es una forma de configurar saltos entre extensiones, que no implica el uso de ninguna lista ni elemento especial.Cuando llegue la llamada a una extension y ninguno de los desvíos descuelgue, puede programar un salto a otra extensión. Así puede conseguir que la llamada vaya saltando de una extensión a otra hasta que sea atendida. El número de saltos estará limitado solo por el número de extensiones de las que disponga.
¿Qué ventajas tienen?
La principal ventaja es simular que el desvío de llamadas se realiza a más de 5 operadores. Por ejemplo, si tiene 15 personas que atienden las llamadas a un mismo departamento, puede conseguir que si las 5 primeras están hablando, puedan sonar los teléfonos las siguientes en bloques de 5.La primera extensión del carrusel tendrá prioridad, es decir, siempre sonarán sus desvíos antes que los de las extensiones que le siguen en el carrusel. Esto puede ser útil si dispone de un número de operadores que siempre atienden las llamadas y otros que solo lo hacen cuando los operadores principales están ocupados.
Estas son las formas que tiene para aumentar los desvíos de llamadas. Puede utilizarlos separados o combinados en su centralita virtual. Seguro que alguno de ellos se ajusta a las condiciones particulares de su empresa.