Una gestión eficiente de nuestra tesorería es muy importante en la buena gestión y control de la empresa.
Cuando nos contrató el cliente, una de las cosas que más necesitaba para profesionalizar su empresa, era la de implantar una gestión óptima de su tesorería.
El empresario nos contó que la situación se estaba volviendo caótica: devoluciones regulares, los clientes pagaban cuando les venía bien, llamadas de los proveedores reclamando que no se les había pagado, otros que el efecto se le había devuelto…Estaba realmente estresado y agobiado ante esta situación. Incluso le resultaba difícil conciliar el sueño por la noche. El administrativo que tenía era muy servicial, pero no era capaz de encarrilar aquella situación. Antes, cuando la empresa era pequeña la situación estaba controlada, pero ahora, con una creciente facturación, parecía que se le estaba yendo de las manos, y era una lástima, ya que tenían unos productos con una alta demanda en el mercado. La empresa en los últimos dos años había experimentado un crecimiento superior al 30% en su facturación.
Cuando Grupo Smart Financial Solutions llegó a la empresa, la situación, en cuanto a la gestión de su tesorería era:
- Casi todos los días sus proveedores le giraban algún efecto por sus bancos por no existir saldo.
- Las llamadas de los bancos eran casi a diario, comunicando que había llegado un giro de “x” euros y que no había saldo suficiente. Esto deterioraba mucho la imagen de profesionalidad de la empresa.
A unos proveedores se les pagaba mediante giro, a otros mediante transferencia, y a algunos con talón e incluso pagarés.
- Al respecto de sus clientes, resulta que facturaban una vez al mes, era lo más sencillo y menos laboriosos para el administrativo.
- A Los clientes les cobraba la empresa unos a 90 días, otros a 120 días, al parecer los comerciales eran buenos vendedores, vendían mucho, pero de negociar poco.
Medidas implantadas:
- Carta a los proveedores comunicándoles que a partir de una fecha determinada se le pagaría mediante transferencia a 60 días, y con el día de pago el 30 de cada mes.
- Negociación con la banca para explicarles las medidas que la empresa iba a tomar para encauzar la situación, y que no devolviesen nada sin previo aviso a la empresa.
- Facturación a nuestros clientes los viernes de cada semana.
- Comunicar a los comerciales que tenían que negociar con los clientes como plazo de cobro máximo 60 días, en ningún caso más. Si con algún cliente fuese absolutamente imposible conseguir estos acuerdos, había que comunicarlo a gerencia para que tomase una decisión al respecto.
- Se hizo una carta a los clientes actuales que la forma de cobro eran mediante giro a 30 días, los días 25 de cada mes.
La idea era cobrar (girar) a los clientes el día 25, y pagar a todos los proveedores los días 30 , con lo que habría saldo suficiente. En caso que no hubiese, cosa que veríamos en nuestras previsiones, ya tomábamos las medidas oportunas.
Resultados a los 6 meses de implantar estas medidas:
Nuestro plazo de pago inicial era de 50 días, lo habíamos convertido en 65 días. Ello suponía un alivio para nuestra tesorería, ahorro en gastos financieros (no devoluciones). Mejor imagen cara a terceros, proveedores, y bancos al ver que nuestros pagos estaban ordenados.Al facturar todas las semanas a nuestros clientes, y obligar a los comerciales a negociar las ventas con un plazo de cobro máximo de 60 días, conseguimos que nuestro plazo de cobro que inicialmente era de 93 días pasase a 70 días, con el consiguiente ahorro en gastos financieros.
A pesar de que los comerciales auguraron una bajada de ventas por este cambio de política, ésta no se produjo.
Los comerciales finalmente, tomaron como trabajo suyo esta nueva política. Se estaban alineando con los intereses de la empresa.
En conclusión, si profesionalizamos y optimizamos nuestra área de Tesorería, va a revertir positivamente en nuestra empresa en todos estos aspectos:
- Alivio de nuestra tesorería
- Acortar nuestro PMM (Periodo Medio Maduración). Con los que nuestras necesidades de capital circulante serán menores.
- Recordad que el PMM es la suma de Plazo de cobro Plazo de existencias- plazo de pago.
- Ahorro en gastos financieros (al no haber devoluciones y al necesitar descontar menos efectos y con plazos menores).- Mejora de imagen al profesionalizar nuestra tesorería sobre todo ante la banca, socios, proveedores…
Además de que estamos trabajando con una tesorería provisional a 3 meses vista, y también un presupuesto de tesorería anual.
Ahora nuestro cliente tiene ordenada su tesorería, con lo que optimiza mucho más sus recursos, hay unos ahorros en gastos financieros, ha mejorado su imagen, y sobretodo esta situación de control no le genera el estrés que tenía antes.
Para nosotros, este logro,nos llena de satisfacción, y para nuestro cliente sensación de tranquilidad, profesionalidad, mejora de imagen, ahorro en gastos financieros, etc...
Por todo esto insistimoss a los empresarios en que profesionalicen su empresa, y por supuesto el área de Tesorería.